Job Description

مكان العمل: الجمهورية اليمنية – صنعاء.

المؤسسة الخيرية لهائل سعيد أنعم وشركاه تعتبر الذراع التنموي والخيري لمجموعة هائل سعيد أنعم وشركاه. لديها أكثر من 50 عامًا من الخبرة في القطاع الإنساني والتنموي. 

الهدف:

الإشراف على العمليات المالية للمؤسسة وضمان الامتثال للسياسات المالية والمحاسبية، بالإضافة إلى إعداد التقارير المالية الدقيقة والدورية التي تساعد في اتخاذ القرارات الاستراتيجية.

المسئوليات والمهام:

• إعداد بيان تسوية البنك والتأكد من دقته قبل الحصول على موافقة المدير المالي.
• مراجعة مستندات المصروفات والفواتير للتحقق من صحتها، وإرفاق الشيكات أو التحويلات البنكية، وضمان توقيع المدير المالي واعتماد العضو المنتدب.
• التحقيق في حالات تأخر سداد الفواتير أو الديون المستحقة، والتواصل مع الجهات المعنية لتسويتها.
• الإشراف على عمليات المصروفات النثرية (الإيداع والسحب النقدي)، والتأكد من سلامة الإجراءات وفحص المستندات الداعمة.
• ترحيل جميع القيود المحاسبية للمعاملات المالية إلى دفتر الأستاذ العام باستخدام النظام المحاسبي.
• إعداد قيود التصحيح أو التعديل المعتمدة من المدير المالي وإدخالها في النظام.
• الإشراف على عملية الجرد المادي للأصول، ومراقبة السجلات المتعلقة بالأصول طويلة الأجل، وتفتيشها بشكل دوري.
• الإشراف على سجل الأصول طويلة الأجل ومتابعة أي تغييرات أو تحديثات.
• مراجعة وثائق المرتبات والأجور والتأكد من صحتها قبل الحصول على توقيع المدير المالي واعتماد العضو المنتدب.
• مراجعة الوثائق المرتبطة بسفر الموظفين قبل وبعد الرحلة، والتحقق من رأي المحاسب المالي قبل أي إجراء.
• مراجعة جدول المصروفات المدفوعة مقدمًا، بما في ذلك سلف الموظفين، والتأكد من دقتها.
• متابعة قائمة الدائنين والمدينين ومراجعة ملخص تقادم الديون.
• الحصول على موافقة المدير المالي على رسملة الأصول وتحديث القيود المحاسبية الخاصة بالأصول طويلة الأجل في النظام.
• التواصل مع الأقسام المختلفة للمؤسسة لتسلم الوثائق المالية المطلوبة والتأكد من اكتمالها وفقًا لآلية التمويل المعتمدة.
• إعداد تقارير مالية دورية للإدارة العليا تساهم في اتخاذ القرارات المالية.
• التأكد من الامتثال للقوانين المحلية والسياسات المالية الداخلية للمؤسسة.

المتطلبات:

• درجة البكالوريوس في المحاسبة أو المالية أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في دور محاسبي أو مالي، ويفضل أن يكون منها سنة في منصب إشرافي.
• معرفة قوية بالمعايير المحاسبية والأنظمة المالية.
• مهارات تحليلية قوية وقدرة على حل المشكلات المالية.
• إتقان استخدام برامج المحاسبة وأنظمة إدارة الموارد المالية (ERP).
• القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية.

Job Title: Financial Controller

Objective:

To oversee the financial operations of the organization, ensuring compliance with financial and accounting policies, as well as preparing accurate and timely financial reports that assist in strategic decision-making.

Responsibilities and Duties:

• Prepare bank reconciliation statements and ensure their accuracy before obtaining approval from the Chief Financial Officer (CFO).
• Review expense documents and invoices to verify their correctness, attach checks or bank transfers, and ensure signatures from the CFO and the managing director.
• Investigate cases of delayed bill payments or outstanding debts and communicate with relevant parties to resolve them.
• Supervise petty cash transactions (deposits and withdrawals) and ensure proper procedures are followed while examining supporting documents.
• Post all accounting entries for financial transactions to the general ledger using the accounting system.
• Prepare approved correcting or adjusting entries from the CFO and enter them into the system.
• Supervise the physical inventory process of assets, monitor records related to long-term assets, and conduct periodic inspections.
• Oversee the long-term asset register and track any changes or updates.
• Review payroll documents to ensure their accuracy before obtaining signatures from the CFO and the managing director.
• Review travel-related documents for employees before and after trips, verifying the financial accountant's opinion before proceeding with any actions.
• Review the prepaid expenses schedule, including employee advances, to ensure accuracy.
• Monitor the accounts payable and receivable lists and review the summary of aging debts.
• Obtain the CFO's approval for capitalizing assets and update the accounting records for long-term assets in the system.
• Communicate with various departments within the organization to collect necessary financial documents and ensure their completeness according to the approved funding mechanism.
• Prepare periodic financial reports for senior management to aid in financial decision-making.
• Ensure compliance with local laws and internal financial policies of the organization.

Requirements:

• Bachelor's degree in Accounting, Finance, or a related field.
• Minimum of 5 years of experience in an accounting or financial role, preferably with at least one year in a supervisory position.
• Strong knowledge of accounting standards and financial systems.
• Strong analytical skills and the ability to solve financial problems.
• Proficiency in accounting software and Enterprise Resource Planning (ERP) systems.
• Ability to work under pressure and meet deadlines.