Job Description

Position: Field officers  
Location: Taiz, Ma’rib, Ibb, Hajjah /Yemen 
Duration: 6 months, possibly renewable based on fund availability & performance

About Ghadaq for development:

Ghadaq for Development is a local Yemeni organization established in September 2015. It is a non-governmental and non-profit organization, as well as a voluntary and social organization
With its efficient and effective cadres, it seeks to play a role in the developmental and humanitarian aspects and contribute to bringing people out of poverty and unemployment to self-sufficiency and the production of development and economic projects, for the benefit of the whole society. Therefore, Ghadaq has developed long-term plans, studies, and programs in various areas that society needs, considering the neediest. Ghadaq is also working to establish effective partnerships with partners of development and humanitarian relief.
Ghadaq has implemented several projects and is looking forward to preparing long-term programs to assist communities in various sectors including food security, agriculture, livelihoods, WASH, nutrition, education, capacity building, and protection.

Summary:

Under the supervision of the project manager, we are looking for a dedicated Project Field Coordinator to support the effective implementation, monitoring, and evaluation of a dynamic urban planning project. The successful candidate will assist the Project Manager in executing the project work plan, coordinating logistical and operational aspects, and monitoring field activities. Key responsibilities include engaging with local stakeholders, facilitating community consultations, collecting and verifying data, and providing capacity-building support. The role also involves preparing field reports, maintaining documentation, and contributing to knowledge sharing. If you have experience in field coordination, community engagement, and data collection within urban development projects, we encourage you to apply.

Responsibilities:

The Field Officer’s responsibilities will include (but NOT limited to) the following:

• Project planning and coordination:
• Participate in planning activities at the governorate level and within the targeted districts to implement the project.
• Implementing activities and determining implementation priorities according to the work plan of the governorate and the targeted districts.
• Preparing and reviewing detailed project plans and working to implement all training courses and workshops.
• Responsible for implementing the work plan and periodically updating project-related activities according to the work plan.
• Direct coordination with the governorate and targeted districts to implement project activities and follow up on workshops and training courses for the governorate and targeted districts.
• Coordination and communication with relevant local authorities at the local level, and communities within the project framework in the governorate
• Support and facilitate communication activities to consult on activities and engage key beneficiaries, actors, and stakeholders in all project phases to enhance institutional and economic resilience in the governorate.
• Organize activities and resources to achieve project objectives and determine implementation priorities according to the work plan.
• Coordination and communication with relevant local authorities at the governorate level.
• Participate in mobilizing and raising awareness of key stakeholders and target communities.
• Participate in preparing and reviewing project plans (purchases - cash - project plans).
• Responsible for implementing the work plan and periodically updating project-related activities according to the work plan.

Project Management:

• Responsible for implementing training courses and workshops at the governorate level.
• Participate in preparing the terms of reference for trainers and consultants in all project activities and prepare all documents for trainers and consultants.
• Preparing the procurement plan and purchase requests for all project activities by the work plan and procedures in force in the organization.
• Work to raise awareness about the localization of the Sustainable Development Goals by developing awareness materials (presentations, infographics, etc.) about the localization of the Sustainable Development Goals in urban planning in the governorate.
• Preparing all requirements for training courses and workshops (attendance papers, agenda, reports, clearing trainees’ dues) and archiving them.
• Supervising the preparation and documentation of training courses and workshops in the governorates in coordination with the facilitators in the directorate.
• Supervising the performance of the facilitators, evaluating their performance in implementing all training courses and workshops, and submitting achievement reports periodically.
• Carrying out a comprehensive study on the current state of management, resources, planning and service delivery in urban centers and SWOT analyses of the urban center, focusing on the main dimensions of the sustainable development goal.
• Managing and supporting urban planning and management teams during the preparation of the flexible urbanization strategy and selecting and proposing priority projects for financing in the targeted governorates.
• Implementing follow-up procedures, drafting correspondence related to project implementation, and contacting government counterparts.

Transparency:

• Ensure that project records and documents (fixed files, attendance sheets, etc.) are appropriately prepared, compiled, and maintained in accordance with Ghadaq Organization procedures.
• Implement policies and regulations of the organization (quality and compliance, security and safety, logistics, finance, IT) and archives.
• Ensure that employees are aware of and respect the organization’s Code of Conduct.
• Ensure that the work team is committed to working in accordance with the organization’s regulations and donor policies

Monitoring And Evaluation:

• Ensuring that project documents (reports - work plans - financial liquidations) are prepared, compiled, and maintained in accordance with the procedures of the Ghadaq Development Organization.
• Monitoring the progress of project implementation by following up and monitoring progress by communicating with the follow-up and evaluation team and supervising progress.
• Involving the monitoring and evaluation team in all implementations plans for training courses and workshops.
• Participate in monitoring and evaluating training courses and workshops in governorates and districts

Protection:

• Ensure that the project team is aware of security issues, policies, security and safety procedures.
• Monitor the local security situation and inform the project manager of developments through regular written reports.
• Contribute to updating security guidelines in the project intervention area

Reports preparation:

• Preparing all visit reports and meeting minutes in coordination with local authorities.
• Provide regular and timely updates on progress and challenges to project facilitators, trainers, and consultants
• Preparing monthly reports for the SEIRY project in the governorate and submitting them to the project manager.
• Participate in preparing and drafting all types of project reports (weekly - monthly)
• Work on preparing and archiving documents related to the project (electronic and paper copies).
• Ensure project legal documents are completed, signed, and archived (electronic and hard copies).

Experience:

• Experience in project governance and capacity building.
• Strong knowledge of operational plans, procedures, and practical procurement
• Practical and theoretical knowledge about community mobilization and development in conflict-affected areas.
• Experience in designing and implementing monitoring and evaluation activities.

Required qualifications and skills

• Bachelor's degree in economics, business administration, management, or any other related field
• Three years of experience in coordinating, managing and implementing development projects, especially those focusing on local governance, urban planning and economic recovery in Yemen.
• Strong understanding of the local context, including political, social and cultural dynamics, as well as key stakeholders and institutions at the governorate and district levels.
• Demonstrated ability to establish and maintain effective partnerships and coordination mechanisms with local authorities, civil society organizations and community groups
• The ability to move between governorates easily and without any personal obstacles
• Experience conducting participatory evaluations, facilitating community engagement, and ensuring diverse voices are included in project activities.
• Knowledge of urban planning principles, tools and techniques, and the ability to provide technical support to local urban planning and management teams (UPMTs).
• Strong communication and facilitation skills to organize workshops, training courses and other capacity-building activities for local stakeholders.
• Ability to prepare progress reports, mid-term reports, and other reports that the project may require
• Proficient level of organization and ability to archive documents regularly
• Ability to proactively identify and manage risks, including security threats, and implement appropriate mitigation strategies in coordination with relevant authorities.
• Excellent problem-solving skills and the ability to adapt project interventions to changing conditions on the ground.
• The field officer should be able to act as the main point of contact for local stakeholders, ensuring effective coordination and smooth implementation of project activities at the governorate and district levels.

المنصب:   ضابط ميداني 
الموقع:   تعز، مأرب، إب، حجة/اليمن
الفترة :  6  أشهر، قابلة للتجديد على أساس توفر التمويل والأداء

عن منظمة غدق للتنمية:

غدق للتنمية هي منظمة يمنية محلية تأسست في سبتمبر 2015. وهي منظمة غير حكومية وغير ربحية، فضلا عن كونها منظمة طوعية واجتماعية
وتسعى، بكوادرها الكفؤة والفعالة، إلى القيام بدور في الجوانب الإنمائية والإنسانية والإسهام في إخراج الناس من براثن الفقر والبطالة إلى الاكتفاء الذاتي وإنتاج مشاريع إنمائية واقتصادية لصالح المجتمع بأسره. لذلك، وضعت غدق دراسات وبرامج طويلة الأجل في مختلف المجالات التي يحتاجها المجتمع ككل، مع مراعاة الأكثر احتياجاً. كما تعمل غدق على إقامة شراكات فعالة مع شركاء التنمية والإغاثة الإنسانية.نفذت غدق عددًا من المشاريع وتتطلع إلى إعداد برامج طويلة الأجل لمساعدة المجتمعات في مختلف القطاعات بما في ذلك الأمن الغذائي والزراعة وسبل العيش والمياه والصرف الصحي والنظافة الصحية والتغذية والتعليم وبناء القدرات والحماية.

ملخص:

تحت اشراف مدير المشروع ،نحن نبحث عن ضابط ميداني مخصص للمشروع لدعم التنفيذ الفعال والمراقبة والتقييم لمشروع التخطيط الحضري. سيساعد المرشح الناجح مدير المشروع في تنفيذ خطة عمل المشروع ، وتنسيق الجوانب اللوجستية والتشغيلية ، ومراقبة الأنشطة الميدانية. وتشمل المسؤوليات الرئيسية المشاركة مع أصحاب المصلحة المحليين، وتسهيل المشاورات المجتمعية، وجمع البيانات الخاصة بالمشروع والتحقق منها، وتقديم الدعم لبناء القدرات. ويشمل الدور أيضا إعداد التقارير الميدانية، وارشفة الوثائق، والمساهمة في تبادل المعرفة. إذا كانت لديك خبرة في التنسيق الميداني والمشاركة المجتمعية وجمع البيانات ضمن مشاريع التنمية الحضرية ، فنحن نشجعك على التقديم.

المهام و المسؤوليات :

ستشمل مسؤوليات الموظف الميداني (على سبيل المثال لا الحصر) ما يلي:

• تخطيط وتنسيق المشروع:
• المشاركة في تخطيط الأنشطة على مستوى المحافظة وداخل المديريات المستهدفة لتنفيذ المشروع.  
• تنفيذ الأنشطة وتحديد أولويات التنفيذ وفقا لخطة عمل المحافظة والمديريات المستهدفة.
• إعداد ومراجعة خطط المشاريع التفصيلية والعمل على تنفيذ كافة الدورات التدريبية وورش العمل.
• مسؤول عن تنفيذ خطة العمل والتحديث الدوري للأنشطة المتعلقة بالمشروع وفقا لخطة العمل.
• التنسيق المباشر مع المحافظة والمديريات المستهدفة لتنفيذ أنشطة المشروع ومتابعة ورش العمل والدورات التدريبية للمحافظة والمديريات المستهدفة.
• التنسيق والتواصل مع السلطات المحلية ذات الصلة على مستوى المحلي ، والمجتمعات ضمن إطار المشروع في المحافظة 
• دعم وتسهيل أنشطة الاتصال للتشاور بالأنشطة وإشراك المستفيدين الرئيسيين والجهات الفاعلة وأصحاب المصلحة في جميع مراحل مشروع تعزيز المرونة المؤسسية والاقتصادية في المحافظة.
• تنظيم الأنشطة والموارد لتحقيق أهداف المشروع وتحديد أولويات التنفيذ وفقا لخطة العمل.
• التنسيق والتواصل مع السلطات المحلية ذات العلاقة على مستوى المحافظات.
• المشاركة في تعبئة وتوعية أصحاب المصلحة الرئيسيين والمجتمعات المستهدفة.
• المشاركة في إعداد ومراجعة خطط المشاريع (المشتريات - النقدية - خطط المشاريع).
• مسؤول عن تنفيذ خطة العمل والتحديث الدوري للأنشطة المتعلقة بالمشروع وفقا لخطة العمل.

 المشاركة في إدارة المشروع: 

• مسؤول عن تنفيذ الدورات التدريبية وورش العمل على مستوى المحافظة. 
• المشاركة في إعداد اختصاصات المدربين والاستشاريين في جميع أنشطة المشروع وتجهيز جميع الوثائق الخاصة بالمدربين والاستشاريين.
• إعداد خطة المشتريات وطلبات الشراء لجميع أنشطة المشروع وفقا لخطة العمل والإجراءات المعمول بها في المنظمة.
• العمل على رفع مستوى الوعي حول توطين أهداف التنمية المستدامة من خلال تطوير مواد التوعية (العروض التقديمية ، الرسوم البيانية ، إلخ) حول توطين أهداف التنمية المستدامة في التخطيط الحضري في المحافظة.
• إعداد جميع متطلبات الدورات التدريبية وورش العمل (أوراق الحضور، جدول الأعمال، التقارير، تصفية مستحقات المتدربين) وأرشفتها.
• الإشراف على تجهيز وتوثيق الدورات التدريبية وورش العمل في المحافظات بالتنسيق مع الميسرين في المديرية.
• الإشراف على أداء الميسرين وتقييم أدائهم في تنفيذ كافة الدورات التدريبية وورش العمل، ورفع تقارير الإنجاز بشكل دوري.
• تنفيذ دراسة شاملة عن الوضع الحالي للإدارة والموارد والتخطيط وتقديم الخدمات في المراكز الحضرية و تحليلات SWOT للمركز الحضري، مع التركيز على الأبعاد الرئيسية لهدف التنمية المستدامة
• إدارة و دعم فرق التخطيط و الإدارة الحضرية خلال إعداد استراتيجية التحضر المرن واختيار واقتراح المشاريع ذات الأولوية للتمويل في المحافظات المستهدفة.
• تنفيذ إجراءات المتابعة وصياغة المراسلات المتعلقة بتنفيذ المشروع والاتصال بالنظراء الحكوميين. 

الشفافية: 

• التأكد من إعداد سجلات ووثائق المشروع (الملفات الثابتة، أوراق الحضور، إلخ) بشكل مناسب، وتجميعها، والاحتفاظ بها وفقًا لإجراءات منظمة غدق للتنمية .
• تنفيذ السياسات واللوائح المعمول بها في المنظمة (الجودة والامتثال، والأمن والسلامة، والخدمات اللوجستية، والمالية، وتكنولوجيا المعلومات) والأرشيف.
• التأكد من أن الموظفين على دراية بمدونة قواعد السلوك الخاصة بالمنظمة ويحترمونها.
• التأكد من ان فريق العمل ملتزم بالعمل وفق لوائح المنظمة وسياسات المانح 

المتابعة والتقييم: 

• ضمان إعداد وثائق المشروع من (تقارير – خطط عمل – تصفيات مالية) وتجميعها، والاحتفاظ بها وفقًا لإجراءات منظمة غدق للتنمية.
• متابعة سير تنفيذ المشروع من خلال متابعة ورصد التقدم بالتواصل مع فريق المتابعة والتقييم والاشراف على تحقيق التقدم. 
•  اشراك فريق المتابعة والتقييم بكافة خطط التنفيذ للدورات التدريبية والورش. 
• المشاركة في متابعه وتقييم الدورات والورش التدريبية في المحافظات والمديريات

الحماية:

• التأكد من ان فريق المشروع على دراية بقضايا الأمان، والسياسات، وإجراءات الامن، والسلامة. 
• مراقبة الوضع الأمني المحلي وإبلاغ مدير المشروع بالتطورات من خلال تقارير مكتوبة منتظمة.
• المساهمة في تحديث المبادئ التوجيهية الأمنية في منطقة تدخل المشروع

إعداد التقارير: 

• إعداد جميع تقارير الزيارات ومحاضر الاجتماعات بالتنسيق مع السلطات المحلية.
• تقديم تحديثات منتظمة وفي الوقت المناسب حول التقدم المحرز والتحديات للميسرين والمدربين والاستشاريين في المشروع
• إعداد التقارير الشهرية لمشروع SEIRY في المحافظة و الرفع بها لمدير المشروع. 
• المشاركة في إعداد وصياغة جميع أنواع تقارير المشاريع (أسبوعية - شهرية)
• العمل على تجهيز وأرشفة الوثائق المتعلقة بالمشروع (النسخ الإلكترونية الورقية).
• تأكد من إكمال المستندات القانونية للمشروع وتوقيعها وأرشفتها (نسخ إلكترونية وورقية).

الخبرات:

• خبرة في مشروع الحوكمة وبناء القدرات. 
• معرفة قوية بالخطط والإجراءات التشغيلية والمشتريات العملية 
• المعرفة العملية والنظرية حول تعبئة المجتمع والتنمية في المناطق المتأثرة بالنزاع.
• خبرة في تصميم وتنفيذ أنشطة المتابعة والتقييم.

المؤهلات والمهارات المطلوبة

• درجة البكالوريوس في الاقتصاد، أو إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو أي مجال آخر ذي صلة
• خبرة ثلاث سنوات في تنسيق وإدارة وتنفيذ المشاريع التنمية، وخاصة تلك التي تركز على الحكم المحلي والتخطيط الحضري والانتعاش الاقتصادي في اليمن.
• فهم قوي للسياق المحلي، بما في ذلك الديناميات السياسية والاجتماعية والثقافية، فضلا عن أصحاب المصلحة الرئيسيين والمؤسسات على مستوى المحافظات والمديريات.
• إثبات القدرة على إنشاء والحفاظ على شراكات فعالة وآليات التنسيق مع السلطات المحلية ومنظمات المجتمع المدني ومجموعات المجتمع
• القدرة على التنقل بين المحافظات بسهولة ودون أي عوائق شخصية
• خبرة في إجراء التقييمات التشاركية ، وتسهيل المشاركة المجتمعية ، وضمان إدراج أصوات متنوعة في أنشطة المشروع.
• معرفة مبادئ التخطيط الحضري وأدواته وتقنياته ، فضلا عن القدرة على تقديم الدعم الفني لفرق التخطيط والإدارة الحضرية المحلية (UPMTs).
• مهارات اتصال وتيسير قوية لتنظيم ورش العمل والدورات التدريبية وغيرها من أنشطة بناء القدرات لأصحاب المصلحة المحليين.
• القدرة على إعداد التقارير المرحلية وتقارير منتصف المدة وغيرها من التقارير التي قد يتطلبها المشروع
• مستوى متقن من التنظيم والقدرة على أرشفة الوثائق على أساس منتظم
• القدرة على تحديد المخاطر وإدارتها بشكل استباقي ، بما في ذلك التهديدات الأمنية ، وتنفيذ استراتيجيات التخفيف المناسبة بالتنسيق مع السلطات ذات الصلة.
• مهارات ممتازة في حل المشكلات والقدرة على تكييف تدخلات المشروع مع الظروف المتغيرة على أرض الواقع.
• وينبغي أن يكون الموظف الميداني قادرا على العمل كنقطة اتصال رئيسية لأصحاب المصلحة المحليين، بما يكفل التنسيق الفعال والتنفيذ السلس لأنشطة المشروع على مستوى المحافظات والمقاطعات.