Job Description

SENIOR ACCOUNTING OFFICER TERMS OF REFERENCE

About Ghadaq for Development:

Ghadaq for Development is a leading non-profit, non-governmental organization driven by the belief that a better world is possible. In times of disaster and hardship across Yemen, we collaborate with communities to fight poverty and hunger, empower people to overcome adversity, and promote sustainable peace by building stronger communities now and for the future.

Finance Department Summary:

The Finance Department is responsible for all financial functions, including accounting, payments and banking, payroll, budgeting, financial reporting, and grant financial management and compliance. The department ensures compliance with donor regulations and Ghadaq for Development's internal policies and procedures. Serving as a support to the Program Department, the Finance Department provides timely reports and assistance to the Executive Director and the Program team, ensuring the effective and efficient use of financial resources.

General Position Summary:

The Senior Accounting Officer will be responsible for overseeing the day-to-day operations of the Finance Department at Head Office. Working under the direction of the Finance Manager, the Senior Accounting Officer will ensure the accuracy and completeness of Ghadaq for Development’s accounting records and manage the monthly accounting cycle. 

Essential Job Responsibilities:

1.    General Financial Management:

• Oversee daily operations within the Finance Department, ensuring accurate financial reporting and timely processing of transactions.
• Supervise and support finance officers and assistant finance officers.
• Ensure the accuracy of the ledger, sub-journals, and all supporting documentation across country offices.

2.    Month-End and Year-End Closures:

• Lead the month-end closing process, preparing all necessary journal entries, reconciliations, and supporting documentation.
• Ensure the timely and accurate closure of accounts, including balance sheet account reconciliations and final reporting.
• Prepare and submit monthly financial reporting packages to headquarters.

3.    Financial Reporting and Reconciliation:

• Prepare, review, and submit financial reports in compliance with donor requirements and internal policies.
• Perform bank reconciliations, account reconciliations, and maintain the general ledger operations.
• Oversee the validation of financial transactions and ensure their proper impact on the accounts.

4.    Cash and Banking Management:

• Monitor cash and bank balances, ensuring accurate monthly cash flow requests from sub-offices.
• Prepare consolidated cash flow requests for the organization and ensure efficient cash management practices.

5.    Internal Controls and Audit Compliance:

• Support the implementation of internal financial controls to safeguard organizational assets.
• Assist in audit preparations, including responding to audit inquiries and addressing audit findings and recommendations.

6.    Payments and Payroll:

• Oversee payments, including bank transfers, and ensure all expenses are within assigned project budgets.
• Manage payroll administration, including fringe benefit computations and ensure compliance with relevant policies.

7.    Financial Analysis:

• Perform financial analysis to inform management decision-making.
• Monitor accounts receivables and payables to ensure timely settlements and address discrepancies.

8.    Training and Support:

• Train and support finance staff in field offices, providing guidance and ensuring adherence to accounting procedures.
• Conduct field visits to ensure that accounting records are accurate and compliant with organizational policies.

9.    Documentation and Filing:

• Ensure proper documentation and filing of accounting records for easy retrieval and to support audit compliance.
• Maintain and update the asset register, ensuring accurate records of organizational assets.

10.    General Duties:

• Conduct professional and personal conduct in alignment with Ghadaq for Development’s mission, values, and policies.
• Act as a representative of Ghadaq for Development, upholding the organization’s humanitarian mission and values.

Required Qualifications:

Education:

• Bachelor’s degree in accounting, Finance, Business Administration, or a related field.
• Professional certification such as ACCA, CPA, or equivalent is an advantage.

Experience:

• Minimum of 5 years of relevant experience in accounting or finance roles, with at least 2 years in a supervisory position.
• Experience in non-profit organizations or NGOs is highly preferred.
• Experience with financial software and accounting systems (e.g., QuickBooks, Sage, or similar).
• Proven experience in financial reporting, reconciliation, and month-end/year-end closures.

Skills:

• Strong understanding of accounting principles, financial regulations, and best practices.
• Proficient in the use of Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint) and accounting software.
• Strong analytical, problem-solving, and organizational skills.
• Ability to work under pressure and meet deadlines.
• Strong communication skills, both written and verbal.
• Detail-oriented with a high level of accuracy in all tasks.
• Ability to train, supervise, and mentor junior finance staff.

Languages:

• Fluency in English is required. Knowledge of Arabic is a plus.

Reporting:

• Reports directly to line manager 
• Works directly with Operations team, Program team, Finance team, MEAL team.

Accountability:

• Uphold the confidentiality and integrity of financial data and adhere to Ghadaq for Development's policies, procedures, and the code of conduct.
• Ensure compliance with local laws and customs while respecting organizational values.

Supervisory Responsibility:

• Oversee the Finance Team at the Head Office, providing guidance, support, and training as needed.

Organizational Learning:

• Contribute 5% of working time to learning activities that enhance both personal development and the effectiveness of Ghadaq for Development.

المهام الوظيفية لكبير المحاسبين

عن غدق للتنمية

غدق للتنمية هي منظمة غير ربحية وغير حكومية رائدة، مدفوعة بالقناعة بأن عالماً أفضل ممكن. في أوقات الكوارث والصعوبات عبر اليمن، نتعاون مع المجتمعات لمكافحة الفقر والجوع، وتمكين الناس من التغلب على الشدائد، وتعزيز السلام المستدام من خلال بناء مجتمعات أقوى الآن وفي المستقبل.

نبذة عن الإدارة المالية 

يعد قسم المالية مسؤولاً عن جميع الوظائف المالية، بما في ذلك المحاسبة، والمدفوعات والبنوك، والرواتب، وإعداد الميزانية، والتقارير المالية، وإدارة المنح والامتثال. يضمن القسم الامتثال للوائح المانحين ولسياسات وإجراءات غدق للتنمية الداخلية. ويعمل القسم كداعم لقسم البرامج، حيث يوفر تقارير ومساعدة في الوقت المناسب للمدير التنفيذي وفريق البرامج لضمان الاستخدام الفعّال والفعال للموارد المالية.

نبذة عامة عن الوظيفة

سيكون المحاسب الأول مسؤولاً عن الإشراف على العمليات اليومية لقسم المالية في المكتب الرئيسي. تحت إشراف مدير المالية، سيضمن المحاسب الأول دقة واكتمال سجلات المحاسبة الخاصة بغدق للتنمية ويدير دورة المحاسبة الشهرية.

المسؤوليات الوظيفية الأساسية:

1.    الإدارة المالية العامة:

• الإشراف على العمليات اليومية في قسم المالية، وضمان إعداد تقارير مالية دقيقة ومعالجة المعاملات في الوقت المناسب.
• الإشراف ودعم موظفي المحاسبة والمساعدين.
• ضمان دقة دفتر الأستاذ، والدفاتر الفرعية، وجميع الوثائق الداعمة عبر المكاتب الفرعية.

2.    إغلاقات نهاية الشهر ونهاية السنة:

• قيادة عملية إغلاق نهاية الشهر، وإعداد جميع قيود اليومية اللازمة، والتسويات، والوثائق الداعمة.
• ضمان الإغلاق الدقيق وفي الوقت المناسب للحسابات، بما في ذلك تسوية حسابات الميزانية العمومية والتقارير النهائية.
• إعداد وتقديم حزم التقارير المالية الشهرية إلى المقر الرئيسي.

3.    إعداد التقارير المالية والتسويات:

• إعداد، مراجعة، وتقديم التقارير المالية بما يتماشى مع متطلبات المانحين والسياسات الداخلية.
• إجراء التسويات البنكية، وتسويات الحسابات، والحفاظ على العمليات الخاصة بدفتر الأستاذ العام.
• الإشراف على التحقق من صحة المعاملات المالية وضمان تأثيرها السليم على الحسابات.

4.    إدارة النقد والبنوك:

• مراقبة أرصدة النقد والبنوك، وضمان طلبات تدفق نقدي دقيقة من المكاتب الفرعية شهريًا.
• إعداد طلبات تدفق نقدي موحدة للمنظمة وضمان تطبيق ممارسات فعالة لإدارة النقد.

5.    الرقابة الداخلية والامتثال للتدقيق:

• دعم تنفيذ الرقابة المالية الداخلية لحماية أصول المنظمة.
• المساعدة في التحضير للتدقيق، بما في ذلك الرد على استفسارات التدقيق ومعالجة الملاحظات والتوصيات.

6.    المدفوعات والرواتب:

• الإشراف على المدفوعات، بما في ذلك التحويلات المصرفية، وضمان أن جميع النفقات ضمن ميزانية المشروع المحددة.
• إدارة إدارة الرواتب، بما في ذلك حساب الفوائد الإضافية وضمان الامتثال للسياسات ذات الصلة.

7.    التحليل المالي:

• إجراء التحليل المالي لدعم اتخاذ القرارات الإدارية.
• مراقبة الحسابات المستحقة الدفع والمستحقة التحصيل لضمان التسويات في الوقت المحدد ومعالجة التباينات.

8.    التدريب والدعم:

• تدريب ودعم موظفي المحاسبة في المكاتب الميدانية، وتقديم الإرشادات وضمان الالتزام بالإجراءات المحاسبية.
• إجراء زيارات ميدانية لضمان دقة السجلات المحاسبية وامتثالها لسياسات المنظمة.

9.    التوثيق والأرشفة:

• ضمان توثيق وأرشفة السجلات المحاسبية بشكل صحيح لسهولة الاسترجاع ودعم الامتثال للتدقيق.
• الحفاظ على وتحديث سجل الأصول، وضمان دقة سجلات الأصول الخاصة بالمنظمة.

10.    المهام العامة:

• التصرف بشكل مهني وشخصي بما يتماشى مع رسالة وقيم وسياسات غدق للتنمية.
• تمثيل غدق للتنمية في جميع الأنشطة، مع الحفاظ على رسالة المنظمة الإنسانية وقيمها.

المؤهلات المطلوبة:

التعليم:

• درجة البكاليروس في المحاسبة أو المالية أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• الحصول على شهادة احترافية مثل ACCA، CPA أو ما يعادلها يُعد ميزة.

الخبرة:

• حد أدنى من 5 سنوات من الخبرة ذات الصلة في أدوار المحاسبة أو المالية، مع سنتين على الأقل في وظيفة إشرافية.
• الخبرة في المنظمات غير الربحية أو المنظمات غير الحكومية تُعد ميزة كبيرة.
• خبرة في استخدام برامج المحاسبة والأنظمة المالية (مثل QuickBooks، Sage أو ما شابه).
• خبرة مثبتة في إعداد التقارير المالية، التسويات، وإغلاق الحسابات في نهاية الشهر أو السنة.

المهارات:

• فهم قوي للمبادئ المحاسبية، اللوائح المالية وأفضل الممارسات.
• إجادة استخدام حزمة Microsoft Office (Excel، Word، PowerPoint) وبرامج المحاسبة.
• مهارات تحليلية وحل المشكلات والتنظيم.
• القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية.
• مهارات تواصل قوية شفهيًا وكتابياً.
• دقة في التفاصيل مع مستوى عالٍ من الدقة في جميع المهام.
• القدرة على تدريب، إشراف وتوجيه موظفي المالية المبتدئين.

اللغات:

• الطلاقة في اللغة الإنجليزية مطلوبة. المعرفة بالعربية ميزة إضافية.

________________________________________
التقارير:

• التقارير مباشرة إلى: المسؤول المباشر 
• يعمل مباشرة مع: فريق العمليات، فريق البرامج، فريق المالية، فريق MEAL.

________________________________________
المسؤولية:

• الحفاظ على سرية ونزاهة البيانات المالية والالتزام بسياسات وإجراءات وقيم غدق للتنمية.
• ضمان الامتثال للقوانين والعادات المحلية مع احترام القيم التنظيمية.

________________________________________
المسؤولية الإشرافية:

• الإشراف على فريق المالية في المكتب الرئيسي، وتقديم الإرشادات والدعم والتدريب حسب الحاجة.

________________________________________
التعلم التنظيمي:

• المساهمة بنسبة 5% من وقت العمل في الأنشطة التعليمية التي تعزز التطور الشخصي وفعالية غدق للتنمية.