Job Description
تعلن احدى الشركات الرائدة في مجال الصرافة والتحويلات عن حاجتها الى:
اسم الوظيفة: عدد 2 موظفات أرشيف
الموقع: موظفة أرشيف في عدن- المنصورة / موظفة أرشيف في صنعاء – الاصبحي
الدوام: فترة واحدة.
ضمانة تجارية عند القبول.
المؤهل التعليمي والخبرات:
- خبرة في نفس المجال مع تركيز خاص على شركات الصرافة.
المهارات الشخصية والوظيفية:
- القدرة على حفظ وتنظيم الملفات الرقمية مع ضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة.
- فهم أساليب الأرشفة الحديثة سواء كانت ورقية أو إلكترونية.
- فهم قوانين حماية البيانات والخصوصية، خاصة في التعامل مع المعلومات الحساسة مثل الحسابات المالية والمعاملات المصرفية.
- ضمان الحفاظ على سرية الوثائق وعدم تسريبها أو الوصول إليها من قبل غير المخولين.
- الإلمام بإجراءات الأرشفة المتبعة في الشركة، والالتزام باللوائح الخاصة بتخزين البيانات.
- القدرة على التعاون مع الأقسام الأخرى، مثل القسم المالي أو قسم المراجعة، لتوفير الوثائق المطلوبة في الوقت المناسب.
المهام والمسؤوليات:
- تصنيف الوثائق المالية، مثل الحوالات، والفواتير، والإيصالات، وحفظها بشكل منظم.
- تحديد طرق الأرشفة الإلكترونية أو الورقية المناسبة لضمان سهولة الوصول إلى الوثائق.
- حفظ جميع السجلات الخاصة بالمعاملات المالية، مثل العمليات اليومية من تحويلات وصرف العملات.
- التأكد من حفظ السجلات بطريقة تحمي خصوصية البيانات المالية للعملاء.
- استخدام برامج الأرشفة الإلكترونية لتنظيم وحفظ الوثائق الرقمية المتعلقة بالمعاملات المالية.
- تحديث الملفات والبيانات بشكل دوري لضمان سجلات صحيحة ودقيقة.
- متابعة عملية حفظ الوثائق بشكل دوري لضمان عدم ضياع أي مستندات هامة.
- التأكد من أن جميع الوثائق الهامة محفوظة في مكان آمن.
- استرجاع الوثائق والملفات عند طلبها من قبل الأقسام المختلفة أو عند الحاجة إلى تدقيقها من قبل الجهات الرقابية.
- ضمان أن جميع عمليات الأرشفة تتماشى مع اللوائح القانونية المتعلقة بحفظ السجلات المالية وحمايتها من التلاعب أو الفقدان.
- تقديم الدعم الإداري والتقني للمساعدة في تنظيم العمل في الأقسام المالية والإدارية.
- حفظ مستندات العملاء المتعلقة بالتحويلات والصرف (مثل الهويات أو المستندات القانونية) بطريقة منظمة وآمنة.