Job Description
السكرتارية التنفيذية (مكتب عدن + حضرموت)
نبذة عن العون المباشر
العون المباشر من المنظمات الدولية العاملة في المجالين الإنساني والتنموي، أسسها الدكتور/ عبد الرحمن السميط رحمة الله عليه عام (1981م) كمنظمة تطوعية غير حكومية مهتمة بالتنمية في الأماكن الأكثر احتياجاً في أفريقيا واليمن ولديها حاليا (31) فرعاً، وتهدف المنظمة إلى الاهتمام بالتعليم والتنمية للفرد والعناية بالخدمات الصحية وتطويرها ومحاربة الفقر والقيام بكافة أنشطة البر والخير وذلك باستهداف الفئات الاجتماعية الأكثر احتياجاً والمرضى والأيتام وضحايا الكوارث الإنسانية والطبيعية. خلال سنوات عديدة من العطاء منذ عام (1981م)، تمت الموافقة على اسم العون المباشر بدلاً عن لجنة مسلمي أفريقيا وذلك يوم الاثنين (17 مايو 1999م) بسبب توسيع نطاق مشاريعها الإنسانية. وتعتزم منظمة العون المباشر استمرار عملها في تطوير المجتمعات الأقل حظاً والأكثر احتياجاً.
تم تأسيس مكتب اليمن بموجب الاتفاقية الأساسية الموقعة مع حكومة الجمهورية اليمنية ممثلة بوزارة التخطيط والتعاون الدولي والعون المباشر بتاريخ 26 ديسمبر 2012 م. حيث ركز المكتب منذ بداية مزاولة نشاطه عام 2013 م على مشاريع المياه، حيث تم تنفيذ سلسلة من المشاريع الحيوية المستدامة التي وضعت حلولاً جذرية لمشكلة المياه في مختلف محافظات الجمهورية اليمنية.
في عام 2015 م توسعت مجالات عمل المكتب، وتضمنت أنشطته مشاريع الاستجابة الطارئة، الصحة، التعليم ومشاريع موسمية وإنشائية وخدمية، ومشاريع أخرى ذات أهمية لتنمية الفرد والمجتمع في ظل الظروف التي تمر بها البلاد من أوضاع غير مستقرة. تعد العون المباشر من المنظمات الرائدة والسباقة في التخفيف من وطأة الأوضاع الإنسانية المتدهورة من خلال تقديم تدخلات إنسانية في شتى القطاعات.
الهدف من الوظيفة
الهدف الرئيسي من هذا المنصب هو المساهمة في تحسين التشغيل الفعال للإدارة العليا والمساعدة في إدارة وتنظيم جميع متطلبات نجاح مشاريع العون المباشر في اليمن.
المسمى الوظيفي: السكرتارية التنفيذية
الموقع: عدن + حضرموت.
وقت البدء: في اسرع وقت ممكن.
الحالة: دوام كامل.
تقرير إلى: المدير المباشر .
الواجبات والمسؤوليات
1- مهام السكرتير التنفيذي معالجة البريد يُعالج السكرتير التنفيذي البريد، وتتمثل هذه المعالجة بالأمور الآتية:
- استلام البريد اليومي.
- عرض البريد على المدير.
- توجيه البريد وفقاً للاختصاص.
- تصوير البريد القادم بحسب الأهمية.
- توزيع البريد على الأقسام المتخصصة.
- حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ.
- تسجيل البريد الصادر.
- حفظ صورة عن البريد الصادر.
- إرسال البريد الصادر.
2- معالجة الاتصالات الهاتفية :
- إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين.
- استقبال المكالمات الهاتفية القادمة.
- استقبال الشكاوي (عبر الهاتف ، البريد الإلكتروني) وتوجيهها للمختصين في إدارة الشكاوي.
- معرفة المتصل، والهدف من اتصاله.
- تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة.
- إجراء الاتصالات للمدير.
- تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها للمدير.
3- إعداد المراسلات:
- تحرير المادة المكتوبة.
- طبع المادة المُحررة.
- إجراء تصدير للمراسلات الصادرة.
- تصوير المستندات والأوراق المطلوبة.
- تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل.
4- تنظيم الاجتماعات:
- حجز القاعات من أجل الاجتماعات.
- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع.
- تجهيز قاعة الاجتماع.
- استقبال المُشاركين في الاجتماع.
- تدوين الملاحظات في الاجتماع.
- توزيع أوراق الاجتماع.
5- تنظيم مواعد مدير المركز:
- تسجيل بيانات الزوار.
- عرض الأجندة على المدير.
- تجهيز البيانات للمدير.
6- ترتيب السفريات لجميع الموظفين:
- جمع البيانات المُرتبطة بالسفر.
- عمل الحجوزات اللازمة ومُتابعتها.
- إعداد ملف السفر.
- إخبار الجهة المُضيفة عن موعد وصول المدير /الموظفين.
- إلغاء الزيارة وِفقاً لطلب المدير.
7- تنظيم محفوظات الإدارة:
- تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات.
- تصنيف المحفوظات.
- ترميز المحفوظات.
- فهرسة المحفوظات.
- إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة.
- جلب الملفات عند طلبها.
8- متابعة أعمال الإدارة:
- تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة.
- الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي.
- اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع.
- حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص.
- استخدام تطبيقات الحاسب الآلي مُعالجة النصوص، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word.
- تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point.
- إنشاء الجداول باستعمال برنامج Excel.
- تنظيم المواعيد باستعمال برنامج Out Look.
- إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access.
- تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة.
- مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي.
- المشاركة في لجنة فتح مظاريف المناقصات.
- مساعدة المسؤول الأول في المكتب على انجاز المهام الموكلة حال عدم وجود مهام تخص القسم.
- الإشراف على تسيير الوحدات التخصصية للمكتب والمنطقة الادارية التابعة له، ومتابعة تحصيل الايرادات الخاصة بالجمعية في إطار الوحدات التابعة له وفق النظام المالي المعتمد حال غياب مدير المركز.
- تأدية أي مهام أخرى يطلبها المسؤول المباشر
9- متابعة تنفيذ مشاريع :
- المساعدة على تنفيذ الأنشطة والبرامج وفق الخطة السنوية المعتمدة ورفع التقارير المطلوبة طبقا للضوابط المعتمدة بنظم العمل بالجمعية، وافتتاح المشاريع التابعة له والتنسيق الإعلامي لذلك.
الكفاءات
- العمل الجماعي
- حل المشكلات
- خدمة العملاء
- الاتصال الفعال
- التوجه نحو النتائج
- صنع القرار
- التحفيز الذاتي
- الإدارة الذاتية
- النزاهة
- الوعي
المؤهلات:
- درجة البكالوريوس في إدارة الاعمال او مجالات ذات الصلة.
الخبرات:
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في العمل في نفس المجال، ويفضل أن يكون ذلك مع المنظمات الغير الحكومية الدولية
المهارات:
- الطلاقة في اللغة الإنجليزية تحدثا وكتابة.
- مهارات متقدمة في استخدام الكمبيوتر (برامج MS Office)
- مهارات اتصال جيدة والقدرة على إدارة الوقت.
- مهارات تنظيمية قوية.
- مهارات خدمة العملاء القوية.
- التفكير المنهجي مع مهارات البحث التفصيلية.
- الفهم الدقيق للمبادئ الكتابية ومبادئ السكرتارية.
- معرفة قوية بقواعد البيانات ونظم التتبع.
- تصحيح التجارب المطبعية والتحرير.
- الإيداع وحفظ السجلات.
- معدات وإجراءات المكاتب.
- تخطيط المؤتمرات والاجتماعات.
- ترتيبات السفر.معايير السلوك المهني
- النزاهة والخدمة والمساءلة، وفقا لهذه القيم: تعمل العون المباشر وتنفذ سياسات بشأن حماية المستفيدين من الاستغلال وسوء المعاملة، وحماية الأطفال ، ومكافحة التحرش في مكان العمل ، والنزاهة المالية ، ومكافحة الانتقام.
- تلتزم المنظمة بتوفير بيئة عمل لا تحمل أي شكل من أشكال الاستغلال أو التحرش الجنسي، بما في ذلك الضحايا المعرضين لمخاطر الاستغلال وضمان احترام الحقوق الإنسانية لجميع الأفراد، ويتطلب من جميع الموظفين الالتزام بمعايير السلوك الأخلاقي العالي.
- يتعين على المقبولين تقديم شهادة حسن السيرة والسلوك، وسِجل خالٍ من حوادث العنف أو الاستغلال الجنسي من جهات الاعمال السابقة بموجب نموذج المرجعيات الخاصة بالعون المباشر.