Job Description

Position: Financial Assistant 
Organization: Coalition of Relief and Building .
Duration : 8Months
Duty Station: Marib Governorate – City
Deadline: 26/12/2024

Background:

Coalition of Relief and Building (CRB) is a non-governmental, non-profit organization established in 2016, with license number (220). Its headquarters is in the city of Marib and it has an office in the temporary capital, Aden.
CRB aims to contribute to the development of Yemeni society and alleviate the suffering of vulnerable and displaced families in accordance with sustainable development standards.
CRB works in relief and sustainable projects in the sectors of food security, water and environmental sanitation, shelter, education, health and protection.
CRB covers many segments of society in a number of governorates of the Republic with its services and activities

Project overview:

With funding from the Yemen Humanitarian Fund (YHF), the Coalition of Relief and Building (CRB) will implement an Emergency Food Assistance (EFA) project aimed at enhancing food security for the most vulnerable families affected by recent floods in Marib Governorate, Yemen.

Job Summary

The Financial Assistant will report to the project manager and CRB financial manger, and he /she will be responsible for preparing and reviewing the project’s financial transactions. This includes entering financial data, monitoring the technical requirements necessary for implementation, and ensuring adherence to financial and administrative policies, procedures, and regulations. This role requires maintaining internal controls, safeguarding project resources, and achieving established objectives to ensure the highest quality standards. Additionally, the Financial Assistant will follow up on all operational tasks assigned in the relevant operational plan.

 Roles and Responsibilities:

The Financial assistant’s responsibilities will include (but NOT limited to) the following:

• Preparing the exchange movement with supporting documents for the expenses of the project.
• Ensure the disbursement in accordance with the budget numbers and codes approved in the organization.
• Assist in the examination and verification of the correctness and completion of the necessary documents and approvals in accordance with the policies and procedures of the organization.
• Archiving documents related to financial operations and expenditures in special files on a regular and proper basis.
• Follow up the implementation of spending policies and plans, contracts and their financial requirements to ensure the provision of materials and services in coordination with the concerned departments in accordance with the established rules.
• Follow up and ensure that there are no irregularities in the exchange, report them to the concerned authorities, and implement the accounting treatment for errors.
• Reviewing warehouse supply and exchange orders, attaching supporting documents, making reconciliations between accounts and stores, monitoring items, and submitting inventory and items reports.
• Preparing customer invoices, verifying the attachment of documentary evidence, and ensuring that they are in accordance with the terms of the contracts concluded and additional approved services, and proofing the invoices in the accounting system, and matching the accounts of customers.
• Reviewing the statements of the covenant for the employees and the field, reviewing and auditing the financial procedures.
• Analyzing and following up the daily settlements of accounts, balances, and the daily movement of the account, including transfers, discounts, and preparing the necessary financial and accounting reports.
• Receiving the invoices of the suppliers, verifying the fulfillment of the necessary documentary evidence, proving the supplier's invoices in the accounting system, matching the suppliers' accounts statements monthly, saving them in the matching files and archiving them.
• Checking the percentages of completion of services and activities and matching them with contracts and agreements concluded before disbursing payments, and implementing any discounts or fines.
• Commitment to the application of policies, systems and regulations governing work, documentation of all accounting operations, and application of quality and safety standards to maintain quality standards
• Preparing a draft of the project’s financial report (monthly/quarterly/semi-annual) and submitting it to the direct supervisor.
• Preparing periodic, daily, weekly, and monthly work reports, according to procedures.
• Field visits and the disbursement of monetary allowances, if necessary.
• Prepare bank reconciliations monthly or twice a month as needed.
• Checking petty cash movements and preparing the related payment. And inventory the fund monthly according to the financial evidence.
• Follow up on procurement operations, coordinate with the procurement official, and ensure that all procurement procedures are completed before raising the disbursement.
• Follow up the financial covenant of the employees and field coordinators of the projects until they are liquidated, and to ensure the validity and integrity of the supporting documents and documents, archiving them, and then submitting them to the financial manager.
• Perform any other tasks assigned to him/ her within his responsibilities

Required qualifications and skills:

• Bachelor's degree in accounting 
• Excellent English language speaking and writing
• Good knowledge of accounting procedures and principles, financial management, tax compliance, and operations.
• Understanding of Yemeni employment and financial legislation.
• Understanding of INGO operations procedures and requirements.
• Work experience in finance, accounting or management.
• Excellent ability to prepare and draft reports
• Good software skills, including Excel, Word, and others
• Ability to work under pressure and solve problems
• The ability to manage and perform more than one task at the same time
• A clear commitment to the principles of transparency, accountability and honesty
• Strong ethics, with the ability to manage confidential data.
• Strong time management skills.

 
الوظيفة: مساعد مالي
منظمة: منتدى الإغاثة والبناء .
مدة :8 أشهر
مكان العمل :محافظة مأرب – المدينة
موعد التسليم:26/12/2024

خلفية:

منتدى الإغاثة والبناء (CRB) هي منظمة غير حكومية غير ربحية تأسست عام 2016م برقم ترخيص (220) ومقرها الرئيسي مدينة مأرب ولها مكتب في العاصمة المؤقتة عدن.
تهدف المنظمة إلى المساهمة في تنمية المجتمع اليمني وتخفيف معاناة الأسر الضعيفة والنازحة وفق معايير التنمية المستدامة.
تعمل مؤسسة CRB في مجال مشاريع الإغاثة والتنمية المستدامة في قطاعات الأمن الغذائي والمياه والصرف الصحي البيئي والمأوى والتعليم والصحة والحماية.
يغطي المركز العديد من شرائح المجتمع في عدد من محافظات الجمهورية بخدماته وأنشطته

نظرة عامة على المشروع:

بتمويل من صندوق اليمن الإنساني (YHF)، سينفذ تحالف الإغاثة والبناء (CRB) مشروع المساعدات الغذائية الطارئة (EFA) الذي يهدف إلى تعزيز الأمن الغذائي للأسر الأكثر ضعفاً المتضررة من الفيضانات الأخيرة في محافظة مأرب، اليمن.

ملخص الوظيفة

سيقدم المساعد المالي تقاريره إلى مدير المشروع والمدير المالي  لمنتدى الاغاثة والبناء، وسيكون مسؤولاً عن إعداد ومراجعة المعاملات المالية للمشروع. ويشمل ذلك إدخال البيانات المالية، ومراقبة المتطلبات الفنية اللازمة للتنفيذ، وضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات واللوائح المالية والإدارية. ويتطلب هذا الدور الحفاظ على الضوابط الداخلية، وحماية موارد المشروع، وتحقيق الأهداف المحددة لضمان أعلى معايير الجودة. بالإضافة إلى ذلك، سيتابع المساعد المالي جميع المهام التشغيلية الموكلة في الخطة التشغيلية ذات الصلة.

الأدوار والمسؤوليات:

ستشمل مسؤوليات المساعد المالي ما يلي (ولكن لا تقتصر على:

• إعداد حركة الصرف مع المستندات الداعمة لنفقات المشروع.
• التأكد من الصرف وفقا لأرقام وأكواد الميزانية المعتمدة في المنظمة.
• المساعدة في فحص والتأكد من صحة واكتمال الوثائق والموافقات اللازمة وفقا لسياسات وإجراءات المنظمة.
• أرشفة الوثائق المتعلقة بالعمليات والنفقات المالية في ملفات خاصة بصورة منتظمة وسليمة.
• متابعة تنفيذ سياسات وخطط الإنفاق والعقود ومتطلباتها المالية بما يضمن توفير المواد والخدمات بالتنسيق مع الإدارات المعنية وفقاً للقواعد المقررة.
• متابعة والتأكد من عدم وجود أي مخالفات في الصرف والإبلاغ عنها للجهات المعنية وتطبيق المعالجة المحاسبية للأخطاء.
• مراجعة أوامر التوريد والتبادل في المستودعات، وإرفاق المستندات الداعمة، وإجراء المقارنات بين الحسابات والمخازن، ومراقبة الأصناف، وتقديم تقارير المخزون والأصناف.
• إعداد فواتير العملاء والتأكد من إرفاق الأدلة المستندية والتأكد من مطابقتها لشروط العقود المبرمة والخدمات الإضافية المعتمدة وتدقيق الفواتير في النظام المحاسبي ومطابقة حسابات العملاء.
• مراجعة كشوفات العهد الخاصة بالموظفين والميدان ومراجعة وتدقيق الإجراءات المالية.
• تحليل ومتابعة التسويات اليومية للحسابات والأرصدة والحركة اليومية للحساب بما في ذلك التحويلات والخصومات وإعداد التقارير المالية والمحاسبية اللازمة.
• استلام فواتير الموردين والتأكد من استيفاء المستندات اللازمة وإثبات فواتير الموردين في النظام المحاسبي ومطابقة كشوف حسابات الموردين شهرياً وحفظها في الملفات المطابقة وأرشفتها.
• التحقق من نسب إنجاز الخدمات والأنشطة ومطابقتها مع العقود والاتفاقيات المبرمة قبل صرف الدفعات، وتطبيق أي خصومات أو غرامات.
• الالتزام بتطبيق السياسات والأنظمة واللوائح المنظمة للعمل وتوثيق كافة العمليات المحاسبية وتطبيق معايير الجودة والسلامة للحفاظ على معايير الجودة
• إعداد مسودة التقرير المالي للمشروع (شهري / ربع سنوي / نصف سنوي) ورفعه إلى المشرف المباشر.
• إعداد التقارير الدورية اليومية والأسبوعية والشهرية عن سير العمل حسب الإجراءات المتبعة.
• الزيارات الميدانية وصرف المخصصات المالية إذا لزم الأمر.
• إعداد تسويات البنوك شهريًا أو مرتين شهريًا حسب الحاجة.
• مراقبة حركة الصندوق الصغير وإعداد الدفعات المتعلقة بذلك وجرد الصندوق شهريا وفقا للأدلة المالية.
• متابعة عمليات الشراء والتنسيق مع مسؤول المشتريات والتأكد من استكمال كافة إجراءات الشراء قبل رفع الصرف.
• متابعة العهد المالي للموظفين ومنسقي المشاريع الميدانيين حتى تصفيتهم، والتأكد من صحة وسلامة الوثائق والمستندات الداعمة وأرشفتها ومن ثم تقديمها للمدير المالي.
• أداء أي مهام أخرى توكل إليه ضمن مسؤولياته

المؤهلات والمهارات المطلوبة:

• بكالوريوس في المحاسبة
• اللغة الإنجليزية ممتازة في التحدث والكتابة
• معرفة جيدة بإجراءات ومبادئ المحاسبة، والإدارة المالية، والامتثال الضريبي، والعمليات.
• فهم التشريعات العمالية والمالية اليمنية.
• فهم إجراءات ومتطلبات عمليات المنظمات غير الحكومية الدولية.
• خبرة العمل في مجال المالية أو المحاسبة أو الإدارة.
• القدرة الممتازة على إعداد وصياغة التقارير
• مهارات جيدة في استخدام البرمجيات، بما في ذلك Excel وWord وغيرها
• القدرة على العمل تحت الضغط وحل المشاكل
• القدرة على إدارة وتنفيذ أكثر من مهمة في نفس الوقت
• الالتزام الواضح بمبادئ الشفافية والمساءلة والنزاهة
• الأخلاق القوية، مع القدرة على إدارة البيانات السرية.
• مهارات قوية في إدارة الوقت.