Job Description
Job Title: Case Management Officer (3)
Duty Station: (Taiz)
Contract Type: Full-time.
Duration: 6 Months, Extendable based on performance and funding.
The Case Management Officer is responsible for ensuring the effective implementation of case management services and overseeing all referral processes within the organization. This role involves collaborating with staff on internal and external referrals, managing healthcare referral points, and providing 24/7 approvals for case referrals. Key responsibilities include responding to case observations, conducting case verifications, updating referral tools, and maintaining documentation. The officer will analyze referral data for insights, enhance the referral system, and generate accurate reports on project progress. The job location includes Al-Hawban, Al-Aghwal, and Khadir.
Job Description: Case Management Officer Responsibilities
- Ensure the project is implemented in a timely manner with accuracy and high quality.
- Ensure that all referral services are provided within the case referral system.
- Work closely with all space staff responsible for internal or external referrals.
- Manage all incoming and outgoing referral processes.
- Regularly update referral tools and supervise space staff, training them on the referral mechanism.
- Responsible for the overall management of referral points at healthcare facilities.
- Responsible for granting telephone approvals for case referrals at any time (24/7).
- Respond to case observations and complaints, ensuring that services are provided appropriately to beneficiaries.
- Ensure that a regular verification mechanism is conducted for cases during and after activities.
- Update the contact list, databases, and services provided.
- Conduct service mapping.
- Archive all referral documents and maintain both paper and electronic copies.
- Work closely with the supervisor to analyze the referral database for lessons learned and provide suggestions.
- Improve the referral system based on quantitative and qualitative standards.
- Ensure that all referred cases comply with the organization's referral criteria.
- Timely communicate any issues to the supervisor.
- Ensure the quality of reports generated for the space and verify the accuracy of all digital and narrative data.
- Gather necessary data for regular project reports and contribute to drafting progress reports for the organization.
- Perform any other tasks assigned by the supervisor.
Required Qualifications:
- Bachelor's degree or diploma in Management, Psychology, Women’s Studies, Social Work, or Public Health.
- Experience in counseling in the same field.
- Implementation of activities for women and girls or confirmed participation in women's rights/groups.
- Clear understanding of issues related to gender and human rights.
- Good command of the English language (spoken and written).
- Experience in case management and the referral system.
- Experience in emergency response targeting at-risk women and girls.
- Experience in documentation and archiving.
- Ability to work under pressure.
- Strong organizational skills, ability to meet deadlines, maintain composure, prioritize tasks under pressure, coordinate multiple tasks, and pay attention to detail.
- Excellent knowledge and experience in the economic development of women and youth.
- Good communication skills with host communities and internally displaced persons.
ملخص الوظيفة: مسؤول إدارة الحالة
يضمن مسؤول إدارة الحالة التنفيذ الفعال لخدمات إدارة الحالة ويشرف على جميع عمليات الإحالة داخل المنظمة .تتضمن هذه الوظيفة التعاون مع الموظفين في الإحالات الداخلية والخارجية، وإدارة نقاط الإحالة في الرعاية الصحية، وتقديم الموافقات على الإحالات على مدار الساعة. تشمل المسؤوليات الرئيسية الاستجابة لملاحظات الحالات، وإجراء التحقق من الحالات، وتحديث أدوات الإحالة، والحفاظ على الوثائق. سيقوم المسؤول بتحليل بيانات الإحالة للحصول على رؤى، وتحسين نظام الإحالة، وإنتاج تقارير دقيقة عن تقدم المشروع. تشمل مناطق العمل الحوبان والأغوال وخدير.
المهام الرئيسية:
- التأكد من تنفيذ المشروع في الوقت المناسب وبدقة وجودة عالية وفقًا لخطة العمل من خلال الاتصال الفعال مع الشركاء ذوي الصلة.
- ضمان تقديم جميع خدمات الإحالة ضمن نظام الإحالة للحالات.
- العمل بشكل وثيق مع جميع موظفي المساحة المسؤولين عن الإحالة الداخلية أو الخارجية.
- إدارة جميع عمليات الإحالة الواردة والصادرة.
- تحديث أدوات الإحالة بانتظام والإشراف على موظفي المساحة وتدريبهم على آلية الإحالة.
- مسؤولة عن الإدارة العامة لنقاط الاتصال بالإحالة على مستوى المرافق الصحية،
- مسؤولة عن إعطاء الموافقة الهاتفية لإحالة الحالات في أي وقت (24 ساعة / 7 أيام).
- الرد على ملاحظات الحالات والشكاوى وضمان تقديم الخدمات للمستفيدين بالطريقة المناسبة.
- ضمان إجراء آلية منتظمة للتحقق من الحالات أثناء وبعد النشاط.
- تحديث قائمة جهات الاتصال وقواعد البيانات والخدمات التي يقدمها .
- إجراء رسم خرائط للخدمات.
- أرشفة جميع مستندات الإحالة والاحتفاظ بنسخ ورقية وإلكترونية.
- العمل بشكل وثيق مع المشرف لتحليل قاعدة بيانات الإحالات للدروس المستفادة وتقديم الاقتراحات
- تحسين نظام الإحالة بنا ًء على المعايير الكمية والنوعية.
- التأكد من أن جميع الحالات المحالة تتوافق مع معايير الإحالة الخاصة بالمنظمة.
- مشاركة أي مشكلة في الوقت المناسب مع المشرف.
- ضمان جودة التقارير التي يتم إنشاؤها للمساحة والتأكد من كل البيانات الرقمية والسردية.
- تجميع البيانات اللازمة لتقارير المشروع المنتظمة والمساهمة في صياغة تقارير التقدم المنتظمة للمنظمة.
- القيام بأية مهام أخرى يطلبها مشرفه.
المؤهلات اللازمة:
- درجة جامعية او دبلوم في الإدارة أو علم النفس أو دراسات المرأة أو العمل الاجتماعي أو الصحة العامة.
- خبرة في الاستشارة في نفس المجال.
- تنفيذ أنشطة للنساء والفتيات أو المشاركة المؤكدة في حقوق/مجموعات المرأة
- فهم واضح للقضايا المتعلقة بالنوع الاجتماعي وحقوق الإنسان.
- مستوى جيد من اللغة الإنجليزية تحدثً وكتابة.
- خبرة في مجال ادارة الحالة ونظام الاحالة.
- خبرة في العمل في الاستجابة للطوارئ التي تستهدف النساء والفتيات المعرضات للخطر
- خبرة في التوثيق والأرشفة.
- القدرة على العمل تحت الضغط.
- القدرة القوية على تنظيم العمل، والوفاء بالمواعيد النهائية، والحفاظ على رباطة الجأش، وإعطاء الأولوية للعمل تحت
- الضغط، وتنسيق المهام المتعددة والحفاظ على الاهتمام بالتفاصيل
- معرفة وخبرة ممتازة في التنمية الاقتصادية للنساء والشباب
- مهارات تواصل جيدة مع المجتمعات المضيفة والنازحين داخليًا