Position: HR Assistance
Organization: Coalition of Relief and Building .
Duration : 5 Months
Duty Station: Marib Governorate – City
Deadline: 26/12/2024
Background:
Coalition of Relief and Building (CRB) is a non-governmental, non-profit organization established in 2016, with license number (220). Its headquarters is in the city of Marib and it has an office in the temporary capital, Aden.
CRB aims to contribute to the development of Yemeni society and alleviate the suffering of vulnerable and displaced families in accordance with sustainable development standards.
CRB works in relief and sustainable projects in the sectors of food security, water and environmental sanitation, shelter, education, health and protection.
CRB covers many segments of society in several governorates of the Republic with its services and activities
Project overview:
With funding from the Yemen Humanitarian Fund (YHF), the Coalition of Relief and Building (CRB) will implement an Emergency Food Assistance (EFA) project aimed at enhancing food security for the most vulnerable families affected by recent floods in Marib Governorate, Yemen.
Job Summary
Under the supervision of the project manager and CRB HR Manager, the Human Resources Assistant will support various HR activities. Acting as the main contract for HR, they will provide guidance on policies and ensure compliance with regulations. The HR Assistant will independently implement the best practices in talent recruitment and facilitate comprehensive orientation for new hires. They will also manage payroll, track leave, and address employee inquiries about compensation and benefits.
Additionally, the HR Assistant will monitor project team completion reports to ensure compliance and proactively meet team requirements for optimal productivity. This role is crucial for maintaining an efficient and compliant HR environment that supports organizational success.
Roles and Responsibilities:
The HR assistant’s responsibilities will include (but NOT limited to) the following:
- Participation in the recruitment of the project team includes all necessary procedures and forms.
- Ensure all staff files are complete and up to date.
- Archive digital copies of employee files in accordance with CRB's data saving policy.
- Prepare weekly reports on HR activities for the project manager and HR Manager.
- Coordinate employee events, ensuring all logistical arrangements are effectively planned.
- Monitor the performance of new employees during their probationary period.
- Serve as a liaison for performance management reviews and prepare necessary reports in line with CRB procedures.
- Administer payroll and maintain accurate employee records.
- Update the Leave Tracker for all staff and communicate monthly leave balances.
- Maintain an updated staff organogram and share it with the HR Manager on a monthly basis.
- Track daily attendance and monthly timesheets for regular staff, following up to ensure timely completion.
- Ensure all team members understand their roles and responsibilities effectively.
- Regularly update training records, scan certificates, and maintain both digital and physical copies in personnel files.
- Manage online training programs for staff.
- Prepare any HR-related documents required by the project.
- Perform any other related tasks as assigned by the Project Manager.
Required qualifications and skills
- Bachelor’s degree in human resources, Business Administration, English, or any related field
- Minimum of two years experience in a human resources position; at least two years with NGOs.
- Experience in liaison and coordination is preferable.
- Excellent verbal and written English communication skills.
- Self-motivated, results-driven and excellent sense of organization
- Able to multitask, prioritize, and manage time efficiently
- Goal-oriented, organized team player
- Creative problem solver who thrives when presented with a challenge
- Great “people-person” skills and professional attitude
- Excellent computer skills (MS Office)
- General knowledge of employment laws and best practices
- Extremely flexible, and have the ability to cope with stressful situations
- Excellent verbal and written communication skills
الوظيفة: مساعدة الموارد البشرية
منظمة:منتدى الإغاثة والبناء .
مدة : 5 أشهر
محطة العمل: محافظة مأرب- المدينة
موعد التسليم: 26/12/2024
خلفية:
منتدى الإغاثة والبناء (CRB) هي منظمة غير حكومية غير ربحية تأسست عام 2016م برقم ترخيص (220) ومقرها الرئيسي مدينة مأرب ولها مكتب في العاصمة المؤقتة عدن.
تهدف المنظمة إلى المساهمة في تنمية المجتمع اليمني وتخفيف معاناة الأسر الضعيفة والنازحة وفق معايير التنمية المستدامة.
تعمل مؤسسة CRB في مجال مشاريع الإغاثة والتنمية المستدامة في قطاعات الأمن الغذائي والمياه والصرف الصحي البيئي والمأوى والتعليم والصحة والحماية.
يغطي المركز العديد من شرائح المجتمع في العديد من محافظات الجمهورية بخدماته وأنشطته
نظرة عامة على المشروع:
بتمويل من صندوق اليمن الإنساني (YHF)، سينفذ منتدى الإغاثة والبناء (CRB) مشروع المساعدات الغذائية الطارئة (EFA) الذي يهدف إلى تعزيز الأمن الغذائي للأسر الأكثر ضعفاً المتضررة من الفيضانات الأخيرة في محافظة مأرب، اليمن.
ملخص الوظيفة
تحت إشراف مدير المشروع ومدير الموارد البشرية في CRB، سيدعم مساعد الموارد البشرية أنشطة الموارد البشرية المختلفة. بصفته المتعاقد الرئيسي للموارد البشرية، سيقدمون التوجيه بشأن السياسات ويضمنون الامتثال للوائح. سينفذ مساعد الموارد البشرية بشكل مستقل أفضل الممارسات في توظيف المواهب ويسهل التوجيه الشامل للموظفين الجدد. كما سيديرون رواتب الموظفين، ويتتبعون الإجازات، ويعالجون استفسارات الموظفين حول التعويضات والمزايا.
بالإضافة إلى ذلك، سيتولى مساعد الموارد البشرية مراقبة تقارير إنجاز فريق المشروع لضمان الامتثال وتلبية متطلبات الفريق بشكل استباقي لتحقيق الإنتاجية المثلى. يعد هذا الدور أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على بيئة موارد بشرية فعالة ومتوافقة تدعم نجاح المنظمة.
الأدوار والمسؤوليات:
ستشمل مسؤوليات مساعد الموارد البشرية ما يلي (ولكن لا تقتصر على:
- تشمل المشاركة في عملية توظيف فريق المشروع كافة الإجراءات والنماذج اللازمة.
- تأكد من أن جميع ملفات الموظفين مكتملة ومحدثة.
- أرشفة نسخ رقمية من ملفات الموظفين وفقًا لسياسة حفظ البيانات الخاصة بـ CRB.
- إعداد تقارير أسبوعية عن أنشطة الموارد البشرية لمدير المشروع ومدير الموارد البشرية.
- تنسيق فعاليات الموظفين، والتأكد من التخطيط الفعال لجميع الترتيبات اللوجستية.
- مراقبة أداء الموظفين الجدد خلال فترة الاختبار.
- العمل كحلقة وصل لمراجعات إدارة الأداء وإعداد التقارير اللازمة بما يتماشى مع إجراءات CRB.
- إدارة رواتب الموظفين والحفاظ على سجلات دقيقة للموظفين.
- تحديث متعقب الإجازات لجميع الموظفين وإبلاغهم بأرصدة الإجازات الشهرية.
- الحفاظ على هيكل تنظيمي محدث للموظفين ومشاركته مع مدير الموارد البشرية على أساس شهري.
- تتبع الحضور اليومي وجداول العمل الشهرية للموظفين الدائمين، ومتابعتها لضمان إكمالها في الوقت المناسب.
- تأكد من أن جميع أعضاء الفريق يفهمون أدوارهم ومسؤولياتهم بشكل فعال.
- تحديث سجلات التدريب بانتظام، ومسح الشهادات، والحفاظ على نسخ رقمية ومادية في ملفات الموظفين.
- إدارة برامج التدريب عبر الإنترنت للموظفين.
- إعداد أي مستندات متعلقة بالموارد البشرية والتي يتطلبها المشروع.
- تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة يتم تعيينها من قبل مدير المشروع.
المؤهلات والمهارات المطلوبة
- درجة البكالوريوس في الموارد البشرية أو إدارة الأعمال أو اللغة الإنجليزية أو أي مجال ذي صلة
- - خبرة لا تقل عن سنتين في وظيفة الموارد البشرية؛ ولا تقل عن سنتين في المنظمات غير الحكومية.
- يفضل أن تكون لديه خبرة في الاتصال والتنسيق.
- مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي باللغة الإنجليزية.
- يتمتع بدافع ذاتي، ويسعى لتحقيق النتائج، ولديه حس تنظيمي ممتاز
- القدرة على أداء مهام متعددة، وتحديد الأولويات، وإدارة الوقت بكفاءة
- لاعب فريق منظم وموجه نحو الهدف
- حلول المشكلات الإبداعية التي تنجح عندما تواجه تحديًا
- مهارات التعامل مع الناس والموقف المهني
- مهارات كمبيوتر ممتازة (MS Office)
- المعرفة العامة بقوانين العمل وأفضل الممارسات
- مرن للغاية، ولديه القدرة على التعامل مع المواقف العصيبة
- مهارات ممتازة في التواصل اللفظي والكتابي