Job Description

Position: Project Manager
Organization: Coalition of Relief and Building .
Duration: 9months
Duty Station: Marib Governorate - City
Deadline: 26/12/2024

Background:

Coalition of Relief and Building (CRB) is a non-governmental, non-profit organization established in 2016, with license number (220). Its headquarters is in the city of Marib and it has an office in the temporary capital, Aden.
CRB aims to contribute to the development of Yemeni society and alleviate the suffering of vulnerable and displaced families in accordance with sustainable development standards.
CRB works in relief and sustainable projects in the sectors of food security, water and environmental sanitation, shelter, education, health and protection.
CRB covers many segments of society in a number of governorates of the Republic with its services and activities

Project overview:

With funding from the Yemen Humanitarian Fund (YHF), the Coalition of Relief and Building (CRB) will implement an Emergency Food Assistance (EFA) project aimed at enhancing food security for the most vulnerable families affected by recent floods in Marib Governorate, Yemen.

Job Summary

The Project Manager will coordinate the work of the project's field team in accordance with the approved project plan, monitor project activities, support stakeholders, and maintain strong working relationships. This role involves ensuring timely completion of tasks, resource management, and improving the organization's reputation among donors.

Roles and Responsibilities:

• Responsible for preparing project plans “project activity plans” and sequencing them, in line with the main time plan in the proposal and the logical framework of the project.
• Conduct regular team meetings to review progress, address challenges, and ensure alignment with project goals.
• Provide ongoing support and mentoring to team members to enhance their skills and performance.
• Directly supervising the implementation and completion of the tasks assigned to each employee, and providing professional and technical support, advice and guidance if necessary.
• Manage contracts with consulting firms.
• Document and archive project-related documents.
• Ensure timely implementation of project activities.
• Monitor project activities and contracts.
• Identify and mitigate project risks.
• Prepare required reports for administration and donors in both Arabic and English.
• Coordinate with relevant authorities and attend related meetings.
• Perform any tasks assigned by the direct supervisor.
• Prepare order requests for inputs necessary to programme implementation, with support from the field logistics assistant, and the Programmes Coordinator;
• Manage beneficiary selection in cooperation with the local communities;
• Conduct baseline data collection with all programme beneficiaries upon registration in the programme; 
• Supervise and manage project staff and ensure diligent monitoring of beneficiaries;
• Ensure training is reinforced through individual beneficiary consultation sessions and through the provision of targeted advice;
• Ensure community ownership of the project through active and effective participation, including beneficiary feedback, throughout the project implementation process.
• Prepare monthly budget requests for the coming month planned project activities;
• Submit detailed monthly project implementation plans that respond to the programme plan, noting delays and other challenges;
• Manage and ensure accountable documentation and reporting of receipt, storage, and distribution of all project inputs 
• Ensure proper utilization of project resources through transparent management and reporting;
• Perform any other responsibilities as necessary regarding the implementation of the food security project as required by management.
• Ensure beneficiary baseline information collected upon registration is collected and entered into the appropriate database in a timely manner;
• Establish an appropriate monitoring system, in collaboration with the MEAL Officer;
• Prepare and submit in timely manner project’s weekly and monthly progress reports in both Arabic and English.
• Ensure regular monitoring visits are conducted and ensure data is recorded appropriately in the programme database; 
• Actively contribute in the preparation of quarterly and final donor reports, as required;
• Document success stories from the project, with support from the Programme Support.

Required qualifications and skills

• Bachelor's degree in economics, Agriculture, business administration, public administration, or any other related field.
• At least 3 years of relevant work experience in business administration, project management/project implementation, administrative work or any other subject area.
• Strong knowledge of practical procedures, practical procurement, and experience in maintaining good implementation.
• Experience in project management and preparing periodic project reports in English
• Strong understanding of the challenges and opportunities related to the humanitarian field in the context of Yemen.
• Experience in conflict-sensitive approaches to project implementation, risk management, and mitigation strategies.

Skills:

• Knowledge of office systems, and excellent experience in using computer applications using Microsoft Office
• The ability to draft emails and correspondence with donors and stakeholders
• Excellent communication and interpersonal skills to facilitate inclusive and participatory processes with communities and local authorities.
• Expertly manages complex, cross-functional teams by fostering collaboration, leveraging diverse skill sets, and employing adaptive leadership to enhance productivity and drive successful project outcomes.
• Experience in managing multi-disciplinary teams of consultants, specialists and technical staff to ensure the smooth implementation of various project components.
• Strong financial management and reporting skills to ensure effective use of project resources and compliance with donor requirements.
• The Project Manager must be able to navigate the complex political and security landscape in Yemen while demonstrating a collaborative and inclusive approach to working with a wide range of stakeholders.
• The ability to represent the organization and its program effectively at the field level and before various stakeholders.
• The ability to set and adhere to timetables, manage appointments, and build and manage schedules
• The ability to empower and inspire the work team.

• موضع: مدير المشروع
• منظمة:منتدى الإغاثة والبناء .
• مدة:9 أشهر
• محطة العمل:  مأرب المحافظة - المدينة
• موعد التسليم:26/12/2024

خلفية:

منتدى الإغاثة والبناء (CRB) هي منظمة غير حكومية غير ربحية تأسست عام 2016م برقم ترخيص (220) ومقرها الرئيسي مدينة مأرب ولها مكتب في العاصمة المؤقتة عدن.
تهدف المنظمة إلى المساهمة في تنمية المجتمع اليمني وتخفيف معاناة الأسر الضعيفة والنازحة وفق معايير التنمية المستدامة.
تعمل مؤسسة CRB في مجال مشاريع الإغاثة والتنمية المستدامة في قطاعات الأمن الغذائي والمياه والصرف الصحي البيئي والمأوى والتعليم والصحة والحماية.
يغطي المركز العديد من شرائح المجتمع في عدد من محافظات الجمهورية بخدماته وأنشطته

نظرة عامة على المشروع:

بتمويل من صندوق اليمن الإنساني (YHF)، سينفذ تحالف الإغاثة والبناء (CRB) مشروع المساعدات الغذائية الطارئة (EFA) الذي يهدف إلى تعزيز الأمن الغذائي للأسر الأكثر ضعفاً المتضررة من الفيضانات الأخيرة في محافظة مأرب، اليمن.

ملخص الوظيفة

سيتولى مدير المشروع تنسيق عمل فريق المشروع الميداني وفقًا لخطة المشروع المعتمدة، ومراقبة أنشطة المشروع، ودعم أصحاب المصلحة، والحفاظ على علاقات عمل قوية . يتضمن هذا الدور ضمان إكمال المهام في الوقت المناسب، وإدارة الموارد، وتحسين سمعة المنظمة بين الجهات المانحة.

الأدوار والمسؤوليات:

• المسؤول عن إعداد خطط المشروع "خطط أنشطة المشروع" وتسلسلها، بما يتماشى مع الخطة الزمنية الرئيسية في الاقتراح والإطار المنطقي للمشروع.
• عقد اجتماعات منتظمة للفريق لمراجعة التقدم ومعالجة التحديات وضمان التوافق مع أهداف المشروع.
• تقديم الدعم المستمر والتوجيه لأعضاء الفريق لتعزيز مهاراتهم وأدائهم.
• الإشراف المباشر على تنفيذ وإكمال المهام الموكلة لكل موظف، وتقديم الدعم المهني والفني والمشورة والتوجيه إذا لزم الأمر.
• إدارة العقود مع شركات الاستشارات.
• توثيق وأرشفة الوثائق المتعلقة بالمشروع.
• ضمان تنفيذ أنشطة المشروع في الوقت المناسب.
• مراقبة أنشطة المشروع والعقود.
• تحديد مخاطر المشروع والتخفيف منها.
• إعداد التقارير المطلوبة للإدارة والجهات المانحة باللغتين العربية والإنجليزية.
• التنسيق مع الجهات ذات العلاقة وحضور الاجتماعات ذات الصلة.
• تنفيذ أي مهام يتم تكليفها من قبل المشرف المباشر.
• إعداد طلبات الطلب للحصول على المدخلات اللازمة لتنفيذ البرنامج، بدعم من مساعد اللوجستيات الميدانية ومنسق البرامج.
• إدارة اختيار المستفيدين بالتعاون مع المجتمعات المحلية.
• إجراء جمع البيانات الأساسية مع جميع المستفيدين من البرنامج عند التسجيل في البرنامج.
• الإشراف على موظفي المشروع وإدارتهم وضمان المراقبة الدؤوبة للمستفيدين.
• ضمان تعزيز التدريب من خلال جلسات التشاور الفردية للمستفيدين ومن خلال تقديم المشورة المستهدفة.
• ضمان ملكية المجتمع للمشروع من خلال المشاركة الفعالة والنشطة، بما في ذلك ردود فعل المستفيدين، طوال عملية تنفيذ المشروع.
• إعداد طلبات الميزانية الشهرية لأنشطة المشروع المخطط لها في الشهر المقبل.
• تقديم خطط تنفيذ شهرية مفصلة للمشروع تستجيب لخطة البرنامج، مع ملاحظة التأخيرات والتحديات الأخرى.
• إدارة وضمان توثيق ومحاسبة التقارير المتعلقة باستلام وتخزين وتوزيع جميع مدخلات المشروع
• ضمان الاستخدام السليم لموارد المشروع من خلال الإدارة الشفافة وإعداد التقارير.
• أداء أي مسؤوليات أخرى ضرورية فيما يتعلق بتنفيذ مشروع الأمن الغذائي حسبما تطلبه الإدارة.
• ضمان جمع معلومات المستفيد الأساسية التي تم جمعها عند التسجيل وإدخالها في قاعدة البيانات المناسبة في الوقت المناسب.
• إنشاء نظام مراقبة مناسب، بالتعاون مع مسؤول الرصد والتقييم والمساءلة.
• إعداد وتقديم التقارير الأسبوعية والشهرية عن تقدم المشروع في الوقت المناسب باللغتين العربية والإنجليزية.
• ضمان إجراء زيارات مراقبة منتظمة والتأكد من تسجيل البيانات بشكل مناسب في قاعدة بيانات البرنامج.
• المساهمة بشكل فعال في إعداد التقارير الفصلية والنهائية للمانحين، حسب الحاجة.
• توثيق قصص النجاح للمشروع، بدعم من دعم البرنامج.

المؤهلات والمهارات المطلوبة

• درجة البكالوريوس في الاقتصاد أو الزراعة أو إدارة الأعمال أو الإدارة العامة أو أي مجال آخر ذي صلة.
• خبرة عمل لا تقل عن 3 سنوات في مجال إدارة الأعمال أو إدارة المشاريع/تنفيذ المشاريع أو العمل الإداري أو أي مجال آخر.
• معرفة قوية بالإجراءات العملية والمشتريات العملية والخبرة في الحفاظ على التنفيذ الجيد.
• الخبرة في إدارة المشاريع وإعداد التقارير الدورية للمشروع باللغة الإنجليزية
• فهم قوي للتحديات والفرص المتعلقة بالمجال الإنساني في سياق اليمن.
• خبرة في النهج الحساسة للصراع في تنفيذ المشاريع وإدارة المخاطر واستراتيجيات التخفيف.

مهارات:

• معرفة بأنظمة المكاتب، وخبرة ممتازة في استخدام تطبيقات الكمبيوتر باستخدام مايكروسوفت أوفيس
• القدرة على صياغة رسائل البريد الإلكتروني والمراسلات مع الجهات المانحة وأصحاب المصلحة
• مهارات ممتازة في التواصل والتعامل الشخصي لتسهيل العمليات الشاملة والتشاركية مع المجتمعات والسلطات المحلية.
• يتولى إدارة فرق معقدة ومتعددة الوظائف بخبرة من خلال تعزيز التعاون والاستفادة من مجموعات المهارات المتنوعة وتوظيف القيادة التكيفية لتعزيز الإنتاجية وتحقيق نتائج ناجحة للمشروع.
• خبرة في إدارة فرق متعددة التخصصات من الاستشاريين والمتخصصين والموظفين الفنيين لضمان التنفيذ السلس لمكونات المشروع المختلفة.
• مهارات قوية في الإدارة المالية وإعداد التقارير لضمان الاستخدام الفعال لموارد المشروع والامتثال لمتطلبات الجهات المانحة.
• يجب أن يكون مدير المشروع قادرًا على التنقل في المشهد السياسي والأمني المعقد في اليمن مع إظهار نهج تعاوني وشامل للعمل مع مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة.
• القدرة على تمثيل المنظمة وبرامجها بشكل فعال على المستوى الميداني وأمام مختلف أصحاب المصلحة.
• القدرة على وضع الجداول الزمنية والالتزام بها وإدارة المواعيد وبناء الجداول وإدارتها
• القدرة على تمكين وإلهام فريق العمل.