Job Description

Position TRANSPORT AND CUSTOMS SUPERVISOR – الوظيفة مشرف النقل والتخليص الجمركي

Médecins Sans Frontières (MSF) is an International, independently funded, non-profit, humanitarian medical organization that offers assistance to populations in distress, to victims of natural and manmade disasters and to victims of armed conflict without discrimination and irrespective of race, religion, creed or political affiliation. MSFH is pleased to announce the following position Based in Aden: 

منظمة أطباء بلا حدود (MSF) هي منظمة طبية إنسانية دولية تمويلها بشكل مستقل ولا تهدف للربح وتقدم المساعدة إلى السكان الذين يعيشون في محنة وضحايا الكوارث الطبيعية والتي من صنع الإنسان وضحايا النزاعات المسلحة دون تمييز وبغض النظر عن العرق أو الدين، العقيدة أو الانتماء السياسي. ويسر منظمة أطباء بلا حدود الهولندية ان تعلن الوظيفة التالية في عدن: 

الغرض الرئيسي:

التخطيط والإشراف على التنفيذ اليومي للإجراءات والعمليات الإدارية من أجل تخليص ونقل البضائع الطبية وغير الطبية في البعثة بكفاءة وفقًا لبروتوكولات ومعايير وإجراءات منظمة أطباء بلا حدود من أجل ضمان الوظيفة المثلى للبعثة.

Main Purpose

Planning and supervising  the day to day implementation of procedures and administrative processes for the  efficient clearance and transportation  of medical and non-medical goods in the mission according to MSF protocols, standards and procedures in order to ensure the optimal functioning of the mission

Accountabilities

• Planning and supervising the day to day activities and administrative processes to ensure an efficient running of the clearance and transportation processes of medical and non-medical goods for a supply office (coordination or project), ensuring compliance of MSF standards, protocols and procedures. These activities  include but are not limited to the following:  
• Acting as a forwarding agent for the mission by ensuring all the importation process in liaison with clearing agents through follow-ups of all importation process in order to release the goods as fast as possible; following up on the MOU and liaising with Ministry of Finances and others for taxes exemption. Being the focal person of the Ministry of Health for the import license by providing all the details on the  content of the importations
• Conducting local context watch and proposing best routing for local transport taking in consideration nature of goods and timing and participates in the network for cargo transportation possibilities with the others sections. Organizing regular market consultations and tenders on transport local market (Road , Air …)
• Being responsible for the reception of international freight
• Planning, prioritizing and organizing the shipment of goods purchased locally and managing all related administration documents
• Communicating with customers, prioritizing transport according to their needs.
• Coordinating and leading the team under his/her responsibility including the daily workers, defining each person's tasks (daily supervision and checking the quality of their work); drawing up working schedule and organizing and leading team meetings
• Supervising, in close coordination with the HR department, the associated processes (recruitment, training/induction, evaluation, potential detection, development and communication) of the staff under his/her responsibility in order to ensure both the sizing and the amount of knowledge required
• Performing delegated tasks according to his her speciality and as specified in his/her job description
• التخطيط والإشراف على الأنشطة اليومية والعمليات الإدارية لضمان التشغيل الفعال لعمليات التخليص ونقل البضائع الطبية وغير الطبية لمكتب التوريد (مكتب التنسيق أو المشروع)، مما يضمن امتثال منظمة أطباء بلا حدود المعايير والبروتوكولات والإجراءات. تتضمّن هذه الأنشطة على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:
• العمل كوكيل شحن للمهمة من خلال ضمان جميع عمليات الاستيراد بالتنسيق مع وكلاء التخليص من خلال متابعة جميع عمليات الاستيراد للإفراج عن البضائع في أسرع وقت ممكن؛ متابعة MOU  والتنسيق مع وزارة المالية وغيرها للإعفاء الضريبي. أن يكون منسق لوزارة الصحة لترخيص الاستيراد من خلال توفير كافة التفاصيل الخاصة بمحتوى الواردات.
• إجراء مراقبة السياق المحلي وتوجيه أفضل الطرق للنقل المحلي مع الأخذ في الاعتبار طبيعة البضائع والربط والمشاركة في شبكة النقل لإمكانيات نقل البضائع مع الأقسام الأخرى. تنظيم الاستشارات والمناقصات الدورية في سوق النقل المحلي (بري، جوي ...).
• أن يكون مسؤولاً عن استقبال الشحن الدولية.
• تخطيط وتحديد أولويات وتنظيم شحن البضائع المشتراه محليًا وإدارة جميع المستندات الإدارية ذات الصلة.
• التواصل مع العملاء وإعطاء الأولوية للنقل حسب احتياجاتهم.
• تنسيق وقيادة الفريق تحت مسؤوليته / مسؤوليتها بما في ذلك العمال اليوميين، وتحديد مهام كل شخص (الإشراف اليومي والتحقق من جودة عملهم)؛ وضع جدول العمل وتنظيم وقيادة اجتماعات الفريق.
• الإشراف، بالتنسيق الوثيق مع قسم الموارد البشرية، على العمليات المرتبطة (التوظيف، التدريب / التوجيه، التقييم، الكشف المحتمل، التطوير والتواصل) للموظفين تحت مسؤوليته من أجل ضمان كل من حجم ومقدار المعرفة المطلوبة.
• القيام بالمهام الموكلة إليه حسب تخصصه وكما هو محدد في الوصف الوظيفي الخاص به.

MSF Section/Context Specific Accountabilities

• Focal point for all communication between APU and coordination for validating cargo documents, and sharing reception reports.
• Focal point for all communication between Djibouti and coordination for giving green light to ship cargos to Yemen, after getting all approves for import from Sanaa and Aden authorities.
• Work with Jordan transport and custom supervisor for arranging movements of cargos from Jordan to Yemen and ensure that cargo arrive safely to their final destination.
• Responsible for having regular meetings with the clearance agents in Yemen and ensuring that MSF OCA exemptions are not delayed.
• Filing of transport and customs related documents such as exemptions, invoices, waybills, packing list and other related documents. 
• Liaison with Sanaa, Taiz Hoban, TCC, Marib and Aden on the travel permit process, and ensure that cargos arrive to the project on time and with no delays.
• Responsible for conducting market assessments for custom clearance agents and transport companies within the mission.
• Responsible for making contracts and framework agreements with custom clearance agents and transport companies.
• Manage all incoming shipments through Aden airport, Aden seaport, Al Wadeha land port, Sanaa airport, Hodedah seaport, Al Rahida land port, and Afar land port.
• Being responsible of tracking ongoing international/local shipments via MSF tools and ensuring compliance of MSF standards, protocols and procedures. Communicating and keeping updated information available on SharePoint with the different stakeholders involved in Yemen.
• Make sure to obtain all preclearance documents approvals from relavant authorities and give green light to Amsterdam Procurement Unit (APU) to start exporting/shipping cargos to Yemen.
• Update and feedback on the transport proposals of cargos submitted by APU.
• Being responsible of creating and following-up of transport local plan and sharing the international cargo overview on weekly basis.
• Dealing with authorities related to Medical and Logistcs supplies importation. Create and maintain excellent relationships with different authorities and stakeholders such as Ministry of health and population, customs authorities, supreme board of drugs-SBDMA etc.
• Ensure to solve all issues related to customs exemptions clearanse with customs authorities, MoH and other official authorities. Keep regular visits to their offices
• Beign responsible to check and finalaize the invoices of the transport and clearance agencies before submitting to finance department for payment.
• Report any changes in national regulations related to importation and transport.
• Perform any related task when asked for
  • Staff are not allowed to chew QAT during working hours.
  • Under no circumstances are firearms/weapons allowed in MSF vehicles or on MSF premises.
• The above-mentioned activities and responsibilities are not exhaustive, and staff may be assigned additional responsibilities or tasks as required.

جزء خاص بأطباء بلا حدود/ المسؤوليات المحددة في السياق

• نقطة محورية لجميع الاتصالات بين APU والتنسيق للتحقق من صحة مستندات الشحن ومشاركة تقارير الاستقبال.
• نقطة محورية لجميع الاتصالات بين جيبوتي ومكتب التنسيق لإعطاء الضوء الأخضر لشحن البضائع إلى اليمن ، بعد الحصول على جميع الموافقات على الاستيراد من سلطات صنعاء وعدن.
• العمل مع مشرف النقل والجمارك الأردني لترتيب تحركات الشحنات من الأردن إلى اليمن والتأكد من وصول البضائع بأمان إلى بلدها المقصود.
• مسؤول عن عقد اجتماعات منتظمة مع وكلاء التخليص الجمركي في اليمن والتأكد من عدم تأخير إعفاءات أطباء بلا حدود الهولندية.
• أرشفة المستندات المتعلقة بالنقل والجمارك مثل الإعفاءات والفواتير ووثائق الشحن وقائمة التعبئة والمستندات الأخرى ذات الصلة.
• الاتصال بصنعاء وتعز الحوبان ومدينة تعز ومأرب وعدن بشأن إجراءات تصريح السفر والتأكد من وصول الشحنات إلى المشروع في الوقت المحدد ودون تأخير.
• مسؤول عن إجراء تقييمات السوق لوكلاء التخليص الجمركي وشركات النقل داخل البعثة.
• مسؤول عن إبرام العقود والاتفاقيات في إطار العمل مع وكلاء التخليص الجمركي وشركات النقل.
• إدارة جميع الشحنات الواردة عبر مطار وميناء عدن وميناء الوديحة البري ومطار صنعاء وميناء الحديدة وجمارك الراهدة وجمارك عفار.
• مسؤول عن تتبع الشحنات الدولية والمحلية الجارية من خلال أدوات MSF وضمان الامتثال لمعايير وبروتوكولات وإجراءات أطباء بلا حدود.
• التواصل وتحديث المعلومات المتاحة على الملف المشترك مع مختلف المعنيين في اليمن.
• التأكد من الحصول على جميع موافقات الوثائق المسبقة من السلطات المعنية وإعطاء الضوء الأخضر لوحدة شراء أمستردام (APU) لبدء تصدير/شحن البضائع إلى اليمن.
• تحديث وتقديم الملاحظات على مقترحات النقل للبضائع المقدمة من APU..
• مسؤول عن إنشاء ومتابعة خطة النقل المحلية ومشاركة نظرة عامة عن الشحنات الدولية على أساس أسبوعي. 
• التعامل مع السلطات المتعلقة باستيراد المستلزمات الطبية واللوجستية. إنشاء والحفاظ على علاقات ممتازة مع مختلف السلطات والمعنيين مثل وزارة الصحة والسكان، سلطات الجمارك، الهيئة العليا للأدوية-SBDMA، إلخ.
• ضمان حل جميع المشكلات المتعلقة بإعفاءات الجمارك مع سلطات الجمارك ووزارة الصحة والسلطات الرسمية الأخرى. القيام بزيارات منتظمة لمكاتبهم.
• مسؤول عن مراجعة وإنهاء فواتير وكالات النقل والتخليص قبل تقديمها إلى قسم المالية للدفع.
• الإبلاغ عن أي تغييرات في اللوائح الوطنية المتعلقة بالاستيراد والنقل.
• لا يسمح للموظفين بمضغ القات خلال ساعات العمل.
• لا يُسمح تحت أي ظرف من الظروف باستخدام الأسلحة النارية في مركبات منظمة أطباء بلا حدود أو في مباني أطباء بلا حدود.
• الأنشطة والمسؤوليات المذكورة أعلاه ليست شاملة ، وقد يتم تكليف الموظفين بمسؤوليات أو مهام إضافية حسب الاقتضاء.