Job Description
Position: Human Resources assistant
Location: Aden, Yemen
About Ghadaq for development:
Ghadaq for Development is a local Yemeni organization established in September 2015. It is a non-governmental and non-profit organization, as well as a voluntary and social organization. With its efficient and effective cadres, it seeks to play a role in the developmental and humanitarian aspects and contribute to bringing people out of poverty and unemployment to self-sufficiency and the production of development and economic projects, for the benefit of the whole society. Therefore, Ghadaq has developed long-term plans, studies, and programs in various areas that society needs, considering the neediest. Ghadaq is also working to establish effective partnerships with partners of development and humanitarian relief. Ghadaq has implemented several projects and is looking forward to preparing long-term programs to assist communities in various sectors including food security, agriculture, livelihoods, WASH, nutrition, education, capacity building, and protection.
Summary:
Under the supervision of the Ghadaq HR Manager, the Human Resources Assistant will support various HR activities. Acting as the main contact for HR, they will provide guidance on policies and ensure compliance with regulations. The HR Assistant will independently implement best practices in talent recruitment and facilitate comprehensive orientation for new hires. They will also manage payroll, track leave, and address employee inquiries about compensation and benefits.
Additionally, the HR Assistant will monitor project team completion reports to ensure compliance and proactively meet team requirements for optimal productivity. This role is crucial for maintaining an efficient and compliant HR environment that supports organizational success.
Responsibilities:
- The HR assistant’s responsibilities will include (but NOT limited to) the following:
- Participation in the recruitment of the project team includes all necessary procedures and forms.
- Ensure all staff files are complete and up to date.
- Archive digital copies of employee files in accordance with GHFD's data saving policy.
- Prepare weekly reports on HR activities for the HR Manager.
- Coordinate employee events, ensuring all logistical arrangements are effectively planned.
- Monitor the performance of new employees during their probationary period.
- Serve as a liaison for performance management reviews and prepare necessary reports in line with GHFD procedures.
- Administer payroll and maintain accurate employee records.
- Update the Leave Tracker for all staff and communicate monthly leave balances.
- Maintain an updated staff organogram and share it with the HR Manager on a monthly basis.
- Track daily attendance and monthly timesheets for regular staff, following up to ensure timely completion.
- Ensure all team members understand their roles and responsibilities effectively.
- Regularly update training records, scan certificates, and maintain both digital and physical copies in personnel files.
- Manage online training programs for staff.
- Prepare any HR-related documents required by the project.
- Perform any other related tasks as assigned by the HR Manager.
Required qualifications and skills
- Bachelor’s degree in human resources, Business Administration, English, or any related field
- Minimum of two years experience in a human resources position; at least two years with NGOs.
- Experience in liaison and coordination is preferable.
- Excellent verbal and written English communication skills.
- Self-motivated, results-driven and excellent sense of organization
- Able to multitask, prioritize, and manage time efficiently
- Goal-oriented, organized team player
- Creative problem solver who thrives when presented with a challenge
- Great “people-person” skills and professional attitude
- Excellent computer skills (MS Office)
- General knowledge of employment laws and best practices
- Extremely flexible, and have the ability to cope with stressful situations
- Excellent verbal and written communication skills
المنصب: مساعد موارد بشرية
الموقع: عدن, اليمن
نبذه عن منظمة غدق للتنمية:
غدق للتنمية هي منظمة يمنية محلية تأسست في سبتمبر 2015. وهي منظمة غير حكومية وغير ربحية، فضلا عن كونها منظمة طوعية واجتماعية وتسعى، بكوادرها الكفؤة والفعالة، إلى القيام بدور في الجوانب الإنمائية والإنسانية والإسهام في إخراج الناس من براثن الفقر والبطالة إلى الاكتفاء الذاتي وإنتاج مشاريع إنمائية واقتصادية لصالح المجتمع بأسره. لذلك، وضعت غدق دراسات وبرامج طويلة الأجل في مختلف المجالات التي يحتاجها المجتمع ككل، مع مراعاة الأكثر احتياجاً. كما تعمل غدق على إقامة شراكات فعالة مع شركاء التنمية والإغاثة الإنسانية.نفذت غدق عددًا من المشاريع وتتطلع إلى إعداد برامج طويلة الأجل لمساعدة المجتمعات في مختلف القطاعات بما في ذلك الأمن الغذائي والزراعة وسبل العيش والمياه والصرف الصحي والنظافة الصحية والتغذية والتعليم وبناء القدرات والحماية.
ملخص الوظيفة
تحت إشراف مدير الموارد البشرية في غدق ، سيدعم مساعد الموارد البشرية أنشطة الموارد البشرية المختلفة. بصفتهم جهة الاتصال الرئيسية للموارد البشرية ، سيقدمون إرشادات حول السياسات ويضمنون الامتثال للوائح. سيقوم مساعد الموارد البشرية بتنفيذ أفضل الممارسات في توظيف المواهب بشكل مستقل وتسهيل التوجيه الشامل للموظفين الجدد. سيقومون أيضا بإدارة كشوف المرتبات وتتبع الإجازات ومعالجة استفسارات الموظفين حول التعويضات والمزايا. بالإضافة إلى ذلك ، سيراقب مساعد الموارد البشرية تقارير إكمال فريق المشروع لضمان الامتثال وتلبية متطلبات الفريق بشكل استباقي لتحقيق الإنتاجية المثلى. هذا الدور ضروري للحفاظ على بيئة موارد بشرية فعالة ومتوافقة تدعم النجاح التنظيمي.
المهام و المسؤوليات :
- ستشمل مسؤوليات مساعد الموارد البشرية (على سبيل المثال لا الحصر) ما يلي:
- تشمل المشاركة في توظيف فريق المشروع جميع الإجراءات والنماذج اللازمة.
- تأكد من أن جميع ملفات الموظفين كاملة ومحدثة.
- أرشفة النسخ الرقمية من ملفات الموظفين وفقا لسياسة حفظ البيانات الخاصة ب GHFD.
- إعداد تقارير أسبوعية عن أنشطة الموارد البشرية لمدير الموارد البشرية.
- تنسيق أحداث الموظفين ، وضمان التخطيط الفعال لجميع الترتيبات اللوجستية.
- مراقبة أداء الموظفين الجدد خلال فترة الاختبار.
- العمل كحلقة وصل لمراجعات إدارة الأداء وإعداد التقارير اللازمة بما يتماشى مع إجراءات GHFD.
- إدارة كشوف المرتبات والاحتفاظ بسجلات دقيقة للموظفين.
- قم بتحديث متتبع الإجازات لجميع الموظفين والإبلاغ عن أرصدة الإجازات الشهرية.
- الاحتفاظ برسم تنظيمي محدث للموظفين ومشاركته مع مدير الموارد البشرية على أساس شهري.
- تتبع الحضور اليومي والجداول الزمنية الشهرية للموظفين المنتظمين ، والمتابعة لضمان الانتهاء في الوقت المناسب.
- تأكد من أن جميع أعضاء الفريق يفهمون أدوارهم ومسؤولياتهم بشكل فعال.
- قم بتحديث سجلات التدريب بانتظام ، ومسح الشهادات ضوئيا ، واحتفظ بالنسخ الرقمية والمادية في ملفات الموظفين.
- إدارة برامج التدريب عبر الإنترنت للموظفين.
- قم بإعداد أي مستندات متعلقة بالموارد البشرية يتطلبها المشروع.
- أداء أي مهام أخرى ذات صلة على النحو الذي يكلفه به مدير الموارد البشرية.
المؤهلات والمهارات المطلوبة
- درجة البكالوريوس في الموارد البشرية أو إدارة الأعمال أو اللغة الإنجليزية أو أي مجال ذي صلة
- خبرة لا تقل عن سنتين في منصب الموارد البشرية. ما لا يقل عن عامين مع المنظمات غير الحكومية.
- يفضل الخبرة في الاتصال والتنسيق.
- مهارات اتصال ممتازة باللغة الإنجليزية شفهيا وكتابيا.
- الدوافع الذاتية والقائمة على النتائج والشعور الممتاز بالتنظيم
- القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات وإدارة الوقت بكفاءة
- لاعب فريق منظم وموجه نحو الهدف
- حل المشكلات الإبداعي الذي يزدهر عندما يواجه تحديا
- مهارات "الناس والشخص" الرائعة والموقف المهني
- مهارات كمبيوتر ممتازة (MS Office)
- المعرفة العامة بقوانين العمل وأفضل الممارسات
- مرنة للغاية ، ولديها القدرة على التعامل مع المواقف العصيبة
- مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة