Job Description

المسمى الوظيفي: سكرتيرة
الجنس المطلوب: أنثى
العمر: حتى 40 عامًا

المهام والمسؤوليات:

    •    إدارة وتنسيق المواعيد والاجتماعات وإعداد جدول الأعمال.
    •    استقبال الاتصالات الهاتفية واستقبال الزوار وتوجيههم حسب الحاجة.
    •    تحضير وتنظيم المستندات والتقارير الخاصة بالإدارة، ومتابعة المراسلات البريدية.
    •    متابعة البريد الإلكتروني والتأكد من الرد السريع على الاستفسارات.
    •    تنسيق وحفظ الوثائق والملفات بطريقة منظمة وسهلة الاسترجاع.
    •    إعداد العروض التقديمية والمواد المطلوبة للاجتماعات.
    •    متابعة المناقصات وتحضير الملفات والتقارير ذات الصلة وضمان استكمال كافة الوثائق المطلوبة.
    •    أداء المهام الأخرى ذات الصلة لضمان سير العمل بسلاسة وفعالية.

المؤهلات المطلوبة:

    •    شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو أحد المجالات ذات الصلة.
    •    خبرة سابقة في مجال السكرتارية.
    •    إجادة اللغة الإنجليزية بمستوى متوسط.
    •    مهارات تواصل عالية وقدرة على التعامل مع الجمهور.
    •    إتقان برامج الحاسب الآلي (Microsoft Office).
    •    القدرة على تحمل ضغط العمل والتنظيم الجيد للوقت.

Job Title: Secretary
Gender Requirement: Female
Age: Up to 40 years old

Duties and Responsibilities:

    •    Manage and coordinate appointments, meetings, and prepare agendas.
    •    Answer phone calls, receive visitors, and direct them as needed.
    •    Prepare and organize management documents and reports, and manage mail correspondence.
    •    Monitor emails and ensure timely responses to inquiries.
    •    Organize and store documents and files in an easily accessible manner.
    •    Prepare presentations and materials required for meetings.
    •    Follow up on tenders by preparing necessary files and reports, ensuring all required documents are completed.
    •    Perform other related tasks to ensure smooth and efficient workflow.

Qualifications Required:

    •    Bachelor’s degree in Business Administration or a related field.
    •    Previous experience in secretarial work.
    •    Intermediate proficiency in English.
    •    Strong communication skills and the ability to interact with the public.
    •    Proficiency in computer programs (Microsoft Office).
    •    Ability to work under pressure and good time management skills.