Job Description

Job Title: Project Manager
Location: Aden (1)
Hours: Full-time
Reporting to: Administrative Director.
Duration: 9 months 
Start Date: ASAP
Applications Deadline: 5 Oct. 2024

Yamany Foundation for Development and Humanitarian Work (YDH):

Is an independent and non-profit civil society foundation, founded on 1 - January - 2013, concerned with development work and humanitarian interventions and seeks to alleviate human suffering and provide humanitarian and development services in Yemen.

Job Purpose:

Ensure project success through planning, implementation, monitoring, and control. This includes ensuring that the project meets its specified requirements on time and within budget.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES:

• To monitor the implementation of project activities in the governorates to ensure that they are on track to meet the objectives of the project.
• Establish effective relationships and communication with the governorate, districts and communities' officials and leadership and periodically update them on the project progress.
• Update the targeted communities' dashboards.
• Develop and update the contact list of the governorate and targeted district and communities’ officials and stakeholders on a regular basis.
• In cooperation with program team and partners, coordinate with local authorities and stakeholders at the governorate and district level to ensure timely assistance to required locations in line with actual needs.
• Contribute to addressing problems in the field and maintain regular communication and information sharing with the program team.
• Collect and analyze data for the Situation Analysis in the target governorates.
• Follow up on referral cases from the targeted communities and ensure they receive the responses on time.
• Review, follow up and recommend improvements based on the feedback from the governorate stakeholders and beneficiaries.
• Work directly with local councils, communities, and vulnerable groups to implement the related program interventions.
• Undertake ongoing visits to sites, assesses local conditions and resources, and monitor inputs.
• Communicate with local counterpart authorities on program feasibility and effectiveness including monitoring the delivery of program assistance.
• Undertake follow-up actions on program implementation activities, contributes to teamwork building, and prepares relevant report along with pictures. Suggest changes in program work plans as required.
• Attend coordination meetings in target governorates, prepare notes and undertake follow-up action and coordination related to program implementation and monitoring.
• In cooperation with the M&E team, ensure appropriate accountability mechanism is understood and accessible to targeted communities and responding to any feedback as needed.
• Assist in the compilation of data for weekly, monthly, quarterly, annual reports with the MEAL team and technical staff.
• In coordination with security staff and advisors, ensure day-to-day compliance with the security plan and procedures, and lead on the monitoring and assessment of risks to staff, partners and other stakeholders and travel to the field when the security situation allows.
• Liaise closely with local authorities and partner agencies at the governorate and district level to ensure program compliance with applicable policies and regulations and complementary with other agencies' efforts.
• Contribute to the creation of a positive image and overall credibility of the organization, notably through the application of the organizations Code of Conduct, ethics, values, and standpoint with regard to internal and external actors.
• Organize events in the governorates and districts, prepare Purchase Requests Forms (PRFs) and coordinate directly with logistics/procurement staff in the hub offices.
• Maintain flexibility to take on added responsibility as and when needed.

Qualification Experience and Skills: 

• University degree in (Management, Community Development, Business Administration) or any related field.
• At least 3 years of experience working on supervisory roles preferably with INGOs or NGO.
• Fluent in English, both spoken and written.
• Excellent organizational and communication skills and teamwork oriented.
• Excellent analytical, problem-solving and organization skills.
• Must be able to read and interpret documents and communicate with others as necessary to perform job duties effectively.
• Proficient in standard Microsoft Office package (Word, Excel, Outlook) and typing.
• Ability to travel as required to project implementation sites.
• Ability to work under pressure and manage personal stress levels.
• Excellent organizational skills and the ability to determine priorities and respect deadlines.
• Ability to exercise sound judgment and make decisions with limited supervision.
• Very flexible and has the ability to deal with stressful situations and frustrations.
• Creative and able to work with limited resources.

Working conditions:
Due to the nature of activities and areas where YDH operates, you might have to work below normal/difficult working/travel/accommodation conditions. The jobholder is required to be able to work out of office location, and for extended periods.

عنوان الوظيفة: مدير المشروع    
 الموقع: عدن (1)  
عدد الساعات : وقت كامل    
تقديم التقارير الى: المدير الإداري     
الفترة الزمنية: 9 اشهر    
تاريخ البدء: بشكل عاجل    
 الموعد النهائي للتقديم: 5 أكتوبر 2024م  

مؤسسة يماني للتنمية والاعمال الإنسانية: YDH

هي مؤسسة مجتمع مدني مستقلة وغير ربحية، تأسست في 1 – يناير – 2013 م، تهتم بالأعمال التنموية والتدخلات الإنسانية وتسعى لتخفيف معاناة الإنسان وتقديم الخدمات الإنسانية والتنموية في اليمن .

الغرض من الوظيفة:

ضمان نجاح المشروع من خلال التخطيط، والتنفيذ، والمراقبة، والتحكم. يشمل ذلك ضمان أن يلبي المشروع متطلباته المحددة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

الواجبات والمسؤوليات:

• متابعة عملية تنفيذ أنشطة المشروع في المحافظات وفقا لخطة التنفيذ المعتمدة والجدول الزمني، والنواتج، ومؤشرات الرصد ،والتقييم.
• إقامة علاقات فعالة واتصالات مع مسؤولي المحافظة والمديريات والمجتمعات المحلية والقيادة واطلاعهم بشكل دوري على التقدم المحرز في المشروع.
• تحديث لوحات المعلومات الخاصة بالمجتمعات المستهدفة.
• تطوير وتحديث قائمة الاتصال الخاصة بالمحافظة ومسؤولي المناطق والمجتمعات المستهدفة وأصحاب المصلحة بشكل منتظم.
• بالتعاون مع فريق البرنامج والشركاء، التنسيق مع السلطات المحلية وأصحاب المصلحة على مستوى المحافظة والمنطقة لضمان تقديم المساعدة في الوقت المناسب إلى المواقع المطلوبة بما يتماشى مع الاحتياجات الفعلية.
• المساهمة في معالجة المشاكل في الميدان والحفاظ على الاتصالات المنتظمة وتبادل المعلومات مع فريق البرنامج.
• جمع وتحليل البيانات لتحليل الوضع في المحافظات المستهدفة.
• متابعة حالات الإحالة من المجتمعات المستهدفة والتأكد من تلقي الردود في الوقت المناسب.
• مراجعة ومتابعة والتوصية بالتحسينات بناءً على التعليقات الواردة من أصحاب المصلحة والمستفيدين في المحافظات.
• العمل مباشرة مع المجالس المحلية والمجتمعات المحلية والفئات الضعيفة لتنفيذ تدخلات البرنامج ذات الصلة.
• القيام بزيارات مستمرة للمواقع، وتقييم الظروف والموارد المحلية، ورصد المدخلات.
• التواصل مع السلطات النظيرة المحلية بشأن جدوى البرنامج وفعاليته بما في ذلك مراقبة تقديم مساعدات البرنامج.
• القيام بإجراءات المتابعة بشأن أنشطة تنفيذ البرنامج، ويساهم في بناء العمل الجماعي، ويقوم بإعداد التقرير ذي الصلة مع الصور. اقتراح تغييرات في خطط عمل البرنامج كما هو مطلوب.
• حضور اجتماعات التنسيق في المحافظات المستهدفة، وإعداد الملاحظات والقيام بأعمال المتابعة والتنسيق المتعلقة بتنفيذ البرنامج ورصده.
• بالتعاون مع فريق الرصد والتقييم، تأكد من فهم آلية المساءلة المناسبة وإمكانية الوصول إليها للمجتمعات المستهدفة والاستجابة لأي تعليقات حسب الحاجة.
• المساعدة في تجميع البيانات للتقارير الأسبوعية والشهرية والفصلية والسنوية مع فريق وجبة والموظفين الفنيين.
• بالتنسيق مع موظفي الأمن والمستشارين، ضمان الامتثال اليومي للخطة والإجراءات الأمنية، وقيادة رصد وتقييم المخاطر التي يتعرض لها الموظفون والشركاء وأصحاب المصلحة الآخرون والسفر إلى الميدان عندما يسمح الوضع الأمني بذلك.
• الاتصال الوثيق مع السلطات المحلية والوكالات الشريكة على مستوى المحافظة والمنطقة لضمان امتثال البرنامج للسياسات واللوائح المعمول بها ومتكاملة مع جهود الوكالات الأخرى.
• المساهمة في خلق صورة إيجابية ومصداقية عامة للمنظمة، لا سيما من خلال تطبيق مدونة قواعد السلوك والأخلاق والقيم والموقف فيما يتعلق بالجهات الفاعلة الداخلية والخارجية.
• تنظيم الأحداث في المحافظات والمديريات، وإعداد نماذج طلبات الشراء (PRFs) والتنسيق مباشرة مع موظفي الخدمات اللوجستية/المشتريات في المكاتب المركزية.
• الحفاظ على المرونة لتحمل مسؤولية إضافية عند الحاجة.

المؤهلات والخبرة والمهارات:

• شهادة جامعية في (الإدارة، تنمية المجتمع، إدارة الأعمال) أو أي مجال ذي صلة.
• ما لا يقل عن  3 سنوات من الخبرة في العمل في الأدوار الإشرافية ويفضل أن يكون ذلك مع المنظمات الدولية غير الحكومية أو المنظمات غير الحكومية المحلية.
• اجادة اللغة الإنجليزية تحدثا وكتابة.
• مهارات تنظيمية واتصالات ممتازة وموجهة نحو العمل الجماعي.
• مهارات تحليلية وتنظيمية وحل المشكلات ممتازة.
• يجب أن يكون قادراً على قراءة وتفسير الوثائق، والتواصل مع الآخرين عند الضرورة لأداء واجبات الوظيفة بفعالية
• يتقن استخدام حزمة Microsoft Office القياسية (Word وExcel وOutlook) والكتابة.
• القدرة على السفر كما هو مطلوب الى مواقع تنفيذ المشروع.
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة مستويات التوتر الشخصية.
• مهارات تنظيمية ممتازة والقدرة على تحديد الأولويات واحترام المواعيد النهائية.
• القدرة على ممارسة الحكم السليم واتخاذ القرارات بإشراف محدود.
• مرن للغاية ولديه القدرة على التعامل مع المواقف العصيبة والإحباطات.
• مبدع وقادر على العمل بموارد محدودة.

ظروف العمل:

نظرًا لطبيعة الأنشطة والمناطق التي تعمل فيها YDH، قد تضطر إلى العمل في ظل ظروف العمل / السفر / الإقامة العادية / الصعبة. يجب أن يكون صاحب العمل قادرًا على العمل خارج موقع المكتب ولفترات طويلة.