Procurement Responsible - مسؤول مشتريات 

YDH - اليمن - aden

Job Description

Job Title: Procurement Responsible
Location:  Aden
Hours: Full-time
Reporting to: Financial Manager and Project Manager
Duration: 9 Months 
Start Date: ASAP
Applications Deadline: 5 Oct. 2024

Yamany Foundation for Development and Humanitarian Work (YDH ):

Is an independent and non-profit civil society foundation, founded on 1 - January - 2013, concerned with development work and humanitarian interventions and seeks to alleviate human suffering and provide humanitarian and development services in Yemen.

Job Purpose:

Carrying out project-related procurement operations. Purchased items are tracked from the initial stages to the final stages to ensure their compliance with quality and specifications, on-time arrival and delivery to the operations area.

Responsibilities:

Logistics and Coordination

  • Coordinate closely with stakeholders and project staff in planning and managing the daily movement of vehicles and transportation.
  • Organize and maintain computerized records containing vendor and tender information in a way that is easily retrievable when needed.
  • Process requests in purchase orders and complete purchasing procedures.
  • Receive and restrict the tender record, mail as required, and organize the tenders for review by the project management.
  • Communicate with vendors regarding prices, product availability, and delivery, and follow up on their supply.
  • Support the implementation of project activities including, but not limited to: procurement, transportation, distribution, storage, and vehicle and asset management.

Procurement and Tenders

  • Ensure strict compliance of procurement and tender activities with YDH, donor, and regulatory policies, regulations, and procedures.
  • Develop best practices to improve the quality and transparency of YDH procurement processes.
  • Organize procurement and tender processes, including preparation of procurement documentation.
  • In close coordination with the project team, ensure implementation of the project procurement plan.
  • Negotiate contract terms.
  • Prepare a weekly procurement tracking tool, ensuring timely delivery of purchased supplies and materials, payments, and warehouse operations (as applicable).
  • Prepare and maintain asset and inventory records.

Transportation Movement

  • In coordination with the Security and Safety Officer, verify that vehicles meet safety standards, are properly equipped, and are well-maintained.
  • Verify actual movement against records provided. (On demand)

Documentation and Auditing Responsibilities

  • Ensure that all procurement documentation is complete and compliant with YDH internal regulations, with special attention to procurement and tender documentation in addition to asset management documentation.
  • Maintain storage of logistics documentation in both hard copy and electronic archiving.

Qualifications, experience, and skills:

  • Bachelor’s degree in business administration or commerce, or an accredited certificate in supply chain management and procurement.
  • At least two years of professional experience working with NGOs/INGOs in a similar position.
  • Analytical skills for market trends.
  • Strong communication and negotiation skills.
  • Planning and organization skills, attention to detail, and the ability to be flexible and adapt to potential changes in purchasing operations.
  • Ability to work effectively under pressure in a fast-paced environment
  • The ability to prepare periodic reports on purchases and studies necessary for the procurement department.
  • Proficiency in using computer programs and accounting skills.

Working conditions:

  • Due to the nature of activities and areas where YDH operates, you might have to work below normal/difficult working/travel/accommodation conditions. The jobholder is required to be able to work out of office location, and for extended periods.

عنوان الوظيفة: مسؤول مشتريات    
الموقع: عدن     
عدد الساعات: دوام كامل    
تقديم التقارير الى: المدير المالي ومدير المشروع    
 الفترة الزمنية: 9 أشهر  
تاريخ البدء: بشكل عاجل    
الموعد النهائي للتقديم: 5 أكتوبر 2024م    

مؤسسة يماني للتنمية والاعمال الإنسانية: YDH

هي مؤسسة مجتمع مدني مستقلة وغير ربحية، تأسست في 1 – يناير – 2013 م، تهتم بالأعمال التنموية والتدخلات الإنسانية وتسعى لتخفيف معاناة الإنسان وتقديم الخدمات الإنسانية والتنموية في اليمن.

الغرض من الوظيفة:

القيام بعمليات الشراء المتعلقة بالمشروع، و تتبع العناصر المشتراة من المراحل الأولية إلى المراحل النهائية لضمان مطابقتها للجودة والمواصفات والوصول في الوقت المحدد والتسليم إلى منطقة العمليات.

المسؤوليات:

اللوجستية والتنسيق

  • التنسيق بشكل وثيق مع الجهات المختصة وموظفي المشروع في تخطيط وإدارة الحركة اليومية للمركبات والنقل.
  • تنظيم والحفاظ على السجلات المحوسبة التي تحتوي على معلومات البائع والعطاءات بطريقة يسهل الرجوع اليها عند الحاجة.
  • معالجة الطلب في أوامر الشراء واتمام إجراءات الشراء.
  • تلقي وتقييد سجل العطاء، والبريد كما هو مطلوب، وتنظيم العطاءات للمراجعة من قبل إدارة المشروع.
  • التواصل مع البائعين فيما يتعلق بالأسعار، وتوافر المنتجات وجلبها، ومتابعة توريدها .
  • دعم تنفيذ أنشطة المشروع بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: المشتريات والنقل والتوزيع والتخزين وإدارة المركبات والأصول

المشتريات والمناقصات

  • ضمان الامتثال الصارم لأنشطة المشتريات والعطاءات مع سياسات YDH والجهات المانحة لها واللوائح والإجراءات
  • تطوير أفضل الممارسات لتحسين جودة وشفافية عمليات الشراء لدى YDH
  • تنظيم عمليات الشراء والعطاءات بما في ذلك إعداد وثائق الشراء
  • بالتنسيق الوثيق مع فريق المشروع، تأكد من تنفيذ خطة مشتريات المشروع.
  • التفاوض على شروط العقود.
  • إعداد أداة تعقب المشتريات الأسبوعية، وضمان التسليم في الوقت المناسب للإمدادات والمواد المشتراة والمدفوعات وأعمال المستودعات (عند الاقتضاء)
  • إعداد وصيانة سجل الأصول والمخزون.

حركة النقل

  • بالتنسيق مع مسؤول الأمن والسلامة، التحقق مما إذا كانت المركبات تلبي معايير السلامة ومجهزة بشكل مناسب وتتم صيانتها بشكل جيد.
  • التحقق من الحركة الفعلية مقابل السجلات المقدمة. (عند الطلب)

وظائف التوثيق والتدقيق

  • التأكد من أن جميع وثائق المشتريات كاملة ومتوافقة مع اللوائح الداخلية لـ YDH، مع إيلاء اهتمام خاص لوثائق المشتريات والعطاءات بالإضافة إلى وثائق إدارة الأصول
  • الحفاظ على تخزين الوثائق اللوجستية في كل من النسخ الورقية والأرشفة الإلكترونية

المؤهلات والخبرات والمهارات:

  • درجة البكالوريوس في ادارة الاعمال او التجارة، أو شهادة معتمدة في إدارة سلاسل التوريد والمشتريات.
  • سنتين على الأقل من الخبرة المهنية في العمل مع المنظمات غير الحكومية/المنظمات الدولية غير الحكومية في منصب مماثل.
  • مهارات تحليلية لاتجاهات السوق.
  • مهارات اتصال وتفاوض قوية.
  • مهارات التخطيط والتنظيم والاهتمام بالتفاصيل والقدرة على المرونة والتكيف مع التغيرات المحتملة بعمليات الشراء.
  • القدرة على العمل بفعالية تحت الضغط في بيئة سريعة الوتيرة
  • القدرة على اعداد التقارير الدورية عن المشتريات والدراسات اللازمة لقسم المشتريات.
  • إجادة التعامل مع برامج الحاسوب والمهارات المحاسبية.

ظروف العمل:

  • نظرًا لطبيعة الأنشطة والمناطق التي تعمل فيها YDH، قد تضطر إلى العمل في ظل ظروف العمل / السفر / الإقامة العادية / الصعبة. يجب أن يكون صاحب المتقدم للوظيفة قادرًا على العمل خارج موقع المكتب ولفترات طويلة.

تاريخ النشر: اليوم
الناشر: Yemen HR jobs
تاريخ النشر: اليوم
الناشر: Yemen HR jobs