Job Description

Position: Financial officer   
Location:  Sana’a – Field visits / Yemen 
Duration:  5 months, possibly renewable based on fund availability & performance

About Ghadaq for development:

• Ghadaq for Development is a local Yemeni organization established in September 2015. It is a non-governmental and non-profit organization, as well as a voluntary and social organization
• With its efficient and effective cadres, it seeks to play a role in the developmental and humanitarian aspects and contribute to bringing people out of poverty and unemployment to self-sufficiency and the production of development and economic projects, for the benefit of the whole society. Therefore, Ghadaq has developed long-term plans, studies, and programs in various areas that society needs, considering the neediest. Ghadaq is also working to establish effective partnerships with partners of development and humanitarian relief.
• Ghadaq has implemented several projects and is looking forward to preparing long-term programs to assist communities in various sectors including food security, agriculture, livelihoods, WASH, nutrition, education, capacity building, and protection.

Summary:

Under the supervision of the financial manager, the financial officer will be responsible for preparing and reviewing the financial transactions of the project, by entering financial data and information, following up on the technical requirements necessary for its implementation and achieving its operations, and a commitment to applying financial and administrative policies, procedures and regulations to control internal control, maintain project resources and achieve the objectives set to ensure the highest levels of quality, and follow up on all Operational work assigned to it in the relevant operational plan.

Responsibilities:

The financial officer’s responsibilities will include (but NOT limited to) the following:

• Preparing the exchange movement with supporting documents for the expenses of the project.
• Ensure the disbursement in accordance with the budget numbers and codes approved in the organization.
• Assist in the examination and verification of the correctness and completion of the necessary documents and approvals in accordance with the policies and procedures of the organization.
• Archiving documents related to financial operations and expenditures in special files on a regular and proper basis.
• Follow up the implementation of spending policies and plans, contracts and their financial requirements to ensure the provision of materials and services in coordination with the concerned departments in accordance with the established rules.
• Follow up and ensure that there are no irregularities in the exchange, report them to the concerned authorities, and implement the accounting treatment for errors.
• Reviewing warehouse supply and exchange orders, attaching supporting documents, making reconciliations between accounts and stores, monitoring items, and submitting inventory and items reports.
• Preparing customer invoices, verifying the attachment of documentary evidence, and ensuring that they are in accordance with the terms of the contracts concluded and additional approved services, and proofing the invoices in the accounting system, and matching the accounts of customers.
• Reviewing the statements of the covenant for the employees and the field, reviewing and auditing the financial procedures.
• Analyzing and following up the daily settlements of accounts, balances, and the daily movement of the account, including transfers, discounts, and preparing the necessary financial and accounting reports.
• Receiving the invoices of the suppliers, verifying the fulfillment of the necessary documentary evidence, proving the supplier's invoices in the accounting system, matching the suppliers' accounts statements monthly, saving them in the matching files and archiving them.
• Checking the percentages of completion of services and activities, and matching them with contracts and agreements concluded before disbursing payments, and implementing any discounts or fines.
• Commitment to the application of policies, systems and regulations governing work, documentation of all accounting operations, and application of quality and safety standards in order to maintain quality standards
• Preparing periodic, daily, weekly and monthly work reports, according to procedures.
• Field visits and the disbursement of monetary allowances, if necessary.
• Prepare bank reconciliations monthly or twice a month as needed.
• Checking petty cash movements, and preparing the related payment. And inventory the fund monthly according to the financial evidence.
• Follow up on procurement operations, coordinate with the procurement official, and ensure that all procurement procedures are completed before raising the disbursement. 
• Follow up the financial covenant of the employees and field coordinators of the projects until they are liquidated, and to ensure the validity and integrity of the supporting documents and documents, archiving them, and then submitting them to the financial manager.

Required qualifications and skills

• Bachelor's degree in accounting form a reputable university
• English speaking and writing
• Good knowledge of accounting procedures and principles, financial management, tax compliance, and operations.
• Understanding of Yemeni employment and financial legislation.
• Understanding of INGO operations procedures and requirements.
• Work experience in finance, accounting or management.
• English speaking and writing
• Excellent ability to prepare and draft reports
• Good software skills, including Excel, Word, and others
• Ability to work under pressure and solve problems
• The ability to manage and perform more than one task at the same time
• A clear commitment to the principles of transparency, accountability and honesty
• Strong ethics, with the ability to manage confidential data.
• Strong time management skills.

المنصب: ضابط مالي 
الموقع: صنعاء – زيارات ميدانية / اليمن
المدة: 5 أشهر، قابلة للتمديد بناءً على توفر التمويل والأداء

عن منظمة غدق للتنمية 

غدق للتنمية هي منظمة يمنية محلية تأسست في سبتمبر 2015. وهي منظمة غير حكومية وغير ربحية، فضلا عن كونها منظمة طوعية واجتماعية
وتسعى، بكوادرها الكفؤة والفعالة، إلى القيام بدور في الجوانب الإنمائية والإنسانية والإسهام في إخراج الناس من براثن الفقر والبطالة إلى الاكتفاء الذاتي وإنتاج مشاريع إنمائية واقتصادية لصالح المجتمع بأسره. لذلك، وضعت غدق دراسات وبرامج طويلة الأجل في مختلف المجالات التي يحتاجها المجتمع ككل، مع مراعاة الأكثر احتياجاً. كما تعمل غدق على إقامة شراكات فعالة مع شركاء التنمية والإغاثة الإنسانية.نفذت غدق عددًا من المشاريع وتتطلع إلى إعداد برامج طويلة الأجل لمساعدة المجتمعات في مختلف القطاعات بما في ذلك الأمن الغذائي والزراعة وسبل العيش والمياه والصرف الصحي والنظافة الصحية والتغذية والتعليم وبناء القدرات والحماية.

ملخص

تحت اشراف المدير المالي سيكون الضابط المالي مسؤولا عن إعداد ومراجعة المعاملات المالية للمشروع، من خلال إدخال البيانات والمعلومات المالية، ومتابعة المتطلبات الفنية اللازمة لتنفيذه وتحقيق عملياته، والالتزام بتطبيق السياسات والإجراءات واللوائح المالية والإدارية للرقابة الداخلية والحفاظ على موارد المشروع وتحقيق الأهداف الموضوعة لضمان أعلى مستويات الجودة،  ومتابعة جميع الأعمال التشغيلية الموكلة إليه/ ها في الخطة التشغيلية ذات الصلة.

المهام و المسؤوليات

ستشمل المهام و المسوؤوليات الخاصة بالضابط المالي (على سبيل المثال لا الحصر) الاتي :

• إعداد حركة التبادل مع المستندات الداعمة لنفقات المشروع.
• التأكد من الصرف وفقا لأرقام الميزانية والرموز المعتمدة في المنظمة.
• المساعدة في الفحص والتحقق من صحة واستكمال الوثائق والموافقات اللازمة وفقا لسياسات وإجراءات المنظمة.
• أرشفة الوثائق المتعلقة بالعمليات والنفقات المالية في ملفات خاصة بشكل منتظم وسليم.
• متابعة تنفيذ سياسات وخطط الإنفاق والعقود ومتطلباتها المالية لضمان توفير المواد والخدمات بالتنسيق مع الإدارات المعنية وفقا للقواعد المقررة.
• المتابعة والتأكد من عدم وجود مخالفات في الانفاق وإبلاغ الجهات المعنية بها وتنفيذ المعالجة المحاسبية للأخطاء.
• مراجعة أوامر التوريد والصرف بالمستودعات وإرفاق المستندات الداعمة وإجراء التسويات بين الحسابات والمخازن ومراقبة الأصناف وتقديم تقارير المخزون والأصناف.
• إعداد فواتير العملاء والتحقق من إرفاق الأدلة المستندية والتأكد من مطابقتها لشروط العقود المبرمة والإضافية الخدمات المعتمدة ، وتدقيق الفواتير في النظام المحاسبي، ومطابقة حسابات العملاء.
• مراجعة كشوفات العهد للموظفين والميدان ومراجعة وتدقيق الإجراءات المالية.
• تحليل ومتابعة التسويات اليومية للحسابات والأرصدة والحركة اليومية للحساب بما في ذلك التحويلات والخصومات وإعداد التقارير المالية والمحاسبية اللازمة.
• استلام فواتير الموردين والتحقق من استيفاء الأدلة المستندية اللازمة وإثبات فواتير الموردين في النظام المحاسبي ومطابقة كشوفات حسابات الموردين شهرياً وحفظها في ملفات المطابقة وأرشفتها.
• التحقق من نسب إنجاز الخدمات والأنشطة ومطابقتها للعقود والاتفاقيات المبرمة قبل صرف الدفعات وتنفيذ أي خصومات أو غرامات.
• الالتزام بتطبيق السياسات والأنظمة واللوائح المنظمة للعمل وتوثيق كافة العمليات المحاسبية وتطبيق معايير الجودة والسلامة من أجل الحفاظ على معايير الجودة
• إعداد تقارير العمل الدورية واليومية والأسبوعية والشهرية حسب الإجراءات.
• الزيارات الميدانية وصرف البدلات المالية إذا لزم الأمر.
• إعداد التسويات المصرفية شهرياً أو مرتين في الشهر حسب الحاجة.
• التحقق من حركات المصروفات النثرية، وإعداد الدفع المتعلق بها. وجرد الصندوق شهريا حسب الأدلة المالية.
• متابعة عمليات الشراء والتنسيق مع مسؤول المشتريات والتأكد من استكمال كافة إجراءات الشراء قبل رفع الصرف.
• متابعة العهد المالي للموظفين والمنسقين الميدانيين للمشاريع حتى تصفيتها، والتأكد من صحة وسلامة المستندات والمستندات الداعمة لها وأرشفتها ومن ثم رفعها إلى المدير المالي.

المؤهلات والمهارات المطلوبة

• درجة البكالوريوس في المحاسبة من جامعه معروفة. 
• الإنجليزية تحدثا وكتابة
• معرفة جيدة بالإجراءات والمبادئ المحاسبية والإدارة المالية والامتثال الضريبي والعمليات.
• فهم التشريعات العمالية والمالية اليمنية.
• فهم إجراءات ومتطلبات عمليات المنظمات غير الحكومية الدولية.
• خبرة في العمل في مجال التمويل أو المحاسبة أو الإدارة.
• الإنجليزية تحدثا وكتابة
• قدرة ممتازة على إعداد وصياغة التقارير
• مهارات برمجية جيدة ، بما في ذلك Excel و Word وغيرها
• القدرة على العمل تحت الضغط وحل المشاكل
• القدرة على إدارة وأداء أكثر من مهمة في نفس الوقت
• التزام واضح بمبادئ الشفافية والمساءلة والأمانة
• أخلاقيات قوية ، مع القدرة على إدارة البيانات السرية.
• مهارات قوية في إدارة الوقت.