Job Description

Position:  Project manager  
Location:  Sana’a /Yemen 
Duration: 7 months, possibly renewable based on fund availability & performance

About Ghadaq for development:

Ghadaq for Development is a local Yemeni organization established in September 2015. It is a non-governmental and non-profit organization, as well as a voluntary and social organization
With its efficient and effective cadres, it seeks to play a role in the developmental and humanitarian aspects and contribute to bringing people out of poverty and unemployment to self-sufficiency and the production of development and economic projects, for the benefit of the whole society. Therefore, Ghadaq has developed long-term plans, studies, and programs in various areas that society needs, considering the neediest. Ghadaq is also working to establish effective partnerships with partners of development and humanitarian relief.
Ghadaq has implemented several projects and is looking forward to preparing long-term programs to assist communities in various sectors including food security, agriculture, livelihoods, WASH, nutrition, education, capacity building, and protection.

Summary:

We are seeking an experienced Project Manager to oversee a comprehensive project focused on urban planning and management. The successful candidate will be responsible for project planning and coordination, stakeholder engagement, data collection and analysis, project implementation, and sustainability efforts. Key duties include developing a detailed project implementation plan, facilitating stakeholder collaboration, providing capacity-building support, ensuring reliable data collection, and maintaining effective communication with donors and stakeholders. The role also involves supervising the project team, preparing regular reports, and implementing strategies to ensure the project's long-term sustainability and impact.

Responsibilities:

The project manager’s responsibilities will include (but NOT limited to) the following:

Planning:

• Responsible for preparing project plans “project activity plans” and sequencing them, in line with the main time plan in the proposal and the logical framework of the project.
• Responsible for developing the strategy, methodologies and implementation mechanisms and supervising the preparation, design and preparation of business tools and models according to each activity.
• Responsible for planning and organizing periodic meetings of the “working team; donors; authorities and stakeholders” and providing continuous updates on the progress of implementation.
• Planning the implementation of the project to enhance institutional and economic resilience in Yemen and setting direction by setting priorities and organizing activities and resources to achieve the project objectives.
• Planning to manage, identify, analyze, confront and control the risks that may accompany the implementation of project activities.
• Planning to manage the project’s stakeholder system through “identifying; analyzing; communicating and engaging” stakeholders.
• Supply chain management planning; Project human resources management
• Planning to manage monitoring, evaluation, accountability and learning during the various project activities.
• Planning for closure and exit of the project

Coordination:

• Coordination and communication with relevant local authorities at the central level, communities within the project framework, donors and any parties required to ensure the project’s compliance with donor policies and regulations and integration with the efforts of other parties in a way that ensures their meaningful participation.
• Support and facilitate communication activities to consult on activities and engage key beneficiaries, actors and stakeholders in all project phases to enhance institutional and economic resilience in Yemen.

Implementation:

• Ensure that all project activities are implemented and managed according to the project plan, on time, on budget and within scope; Ensuring that the project guidelines are observed and respected during project implementation
• Works to lead the project team to achieve the project objectives and the expectations of those involved in the project, by planning and organizing the tasks, roles and responsibilities of the project employees in a manner commensurate with the nature of the activities, specializations and job descriptions of each employee,
• Directly supervising the implementation and completion of the tasks assigned to each employee, and providing professional and technical support, advice and guidance if necessary,
• Continuously monitoring the progress of the project (administratively, financially, technically), and monitoring and following up on the progress achieved in the project. In order to maintain the performance of the work team and achieve the goals, results and outputs of the project.
• Responsible for implementing and ensuring that the donor’s financial, logistical and technical policies and procedures are followed, and verifying the quality and integrity of administrative and financial procedures for the chain of operations associated with the implementation of project activities, on an ongoing basis and according to “time; cost; project scope.”
• Preparing and reviewing the follow-up of the implementation and progress of the project plans (executive and time plan; risk plan; procurement plan; stakeholder management plan; monitoring and evaluation plan; reporting mechanisms; training plan; and implementation plans for each activity) and supervising the implementation of project plans by the team and following up on it. Rates of achievement and levels of progress in implementing activities.
• Supervise the project team and ensure they understand all activities and requirements, in addition to establishing an effective communication link between the field and project management.
• Coordinate with the project team to ensure effective implementation of various project components, such as capacity building, strategy development and deployment of GIS and DSS tools.
• Work to ensure that the project is implemented in an organized and effective manner in accordance with the specified standards and outputs, while working to confront the challenges, risks and changes that may occur to the project.
• Work on monitoring and managing project risks, updating the risk management strategy, and implementing appropriate mitigation measures.
• Work to disseminate project details and invite relevant stakeholders (government, civil society organizations and the private sector) through meetings, notices and workshops.
• Participate and supervise raising awareness about the localization of the Sustainable Development Goals through developing awareness materials (presentations, infographics, etc.) about the localization of the Sustainable Development Goals in urban planning.
• Supervising the establishment, direction and training of the urban planning and management team in the four governorates, based on the standards specified for that.
• Work to develop and review the project strategy in coordination with local authorities at the governorate, district and target community levels
• Supervising the implementation of a comprehensive study on the current state of management, resources, planning and service delivery in urban centers and SWOT analyses of the urban center, focusing on the main dimensions of the sustainable development goal.
• Managing and supporting urban planning and management teams during the preparation of the flexible urbanization strategy and selecting and proposing priority projects for financing in the targeted governorates.
• Preparing all necessary documents, implementing follow-up procedures, drafting correspondence related to project implementation and communicating with government counterparts.
• Providing support to the project officer and field coordinators and dealing with responsible parties, service providers and other parties.

Monitoring and evaluation:

• Supervising project monitoring and evaluation activities and ensuring that project indicators and results are achieved at all implementation stages.
• Ensure that the project is implemented on time, target and budget, using effective monitoring and evaluation systems to reach the desired impacts.
• Monitoring all changes and deviations in the implementation of activities beyond what is planned and developing solutions and treatments for them.
• Supervising the monitoring, documenting and publishing success stories.
• Supervising the implementation of follow-up activities and preparing periodic reports for the follow-up and evaluation process of project activities.
• Preparing a lesson-learned report and monitoring the results and outputs of the project.

Required qualifications and skills

• Bachelor's degree in economics, business administration, public administration, or any other related field.
• At least 3 years of relevant work experience in business administration, project management/project implementation, administrative work or any other subject area.
• Strong knowledge of practical procedures, practical procurement and experience in maintaining good implementation.
• Experience in development and sustainable development projects.
• Experience in project management and preparing periodic project reports in English
• Strong understanding of the challenges and opportunities related to urban governance, resilient urbanization, and implementation of the Sustainable Development Goals (SDGs) in the context of Yemen.
• Experience in conflict-sensitive approaches to project implementation, risk management, and mitigation strategies.

Skills:

• Knowledge of office systems, and excellent experience in using computer applications using Microsoft Office
• The ability to draft emails and correspondence with donors and stakeholders
• Excellent communication and interpersonal skills to facilitate inclusive and participatory processes with communities and local authorities.
• Demonstrate the ability to provide support, guidance and build the capacity of Urban Planning and Management Teams (UPMTs).
• Experience in managing multi-disciplinary teams of consultants, specialists and technical staff to ensure the smooth implementation of various project components.
• Strong financial management and reporting skills to ensure effective use of project resources and compliance with donor requirements.
• It is preferred that the project manager have previous experience working on a project to support institutional resilience in Yemen
• The Project Manager must be able to navigate the complex political and security landscape in Yemen while demonstrating a collaborative and inclusive approach to working with a wide range of stakeholders.
• The ability to represent the organization and its program effectively at the field level and before various stakeholders.
• The ability to set and adhere to timetables, manage appointments, and build and manage schedules
• The ability to empower and inspire the work team.

المنصب: مدير المشروع
الموقع: صنعاء، اليمن
المدة: 7 أشهر، قابلة للتجديد بناءً على توافر التمويل والأداء

عن منظمة غدق للتنمية:

غدق للتنمية هي منظمة يمنية محلية تأسست في سبتمبر 2015. وهي منظمة غير حكومية وغير ربحية، فضلا عن كونها منظمة طوعية واجتماعية
وتسعى، بكوادرها الكفؤة والفعالة، إلى القيام بدور في الجوانب الإنمائية والإنسانية والإسهام في إخراج الناس من براثن الفقر والبطالة إلى الاكتفاء الذاتي وإنتاج مشاريع إنمائية واقتصادية لصالح المجتمع بأسره. لذلك، وضعت غدق دراسات وبرامج طويلة الأجل في مختلف المجالات التي يحتاجها المجتمع ككل، مع مراعاة الأكثر احتياجاً. كما تعمل غدق على إقامة شراكات فعالة مع شركاء التنمية والإغاثة الإنسانية.نفذت غدق عددًا من المشاريع وتتطلع إلى إعداد برامج طويلة الأجل لمساعدة المجتمعات في مختلف القطاعات بما في ذلك الأمن الغذائي والزراعة وسبل العيش والمياه والصرف الصحي والنظافة الصحية والتغذية والتعليم وبناء القدرات والحماية.

مخلص:

نحن نبحث عن مدير مشروع متمرس للإشراف على مشروع شامل يركز على التخطيط والإدارة الحضرية. سيكون المرشح الناجح مسؤولا عن. وتشمل الواجبات الرئيسية وضع خطة مفصلة لتنفيذ المشروع، وتسهيل تعاون أصحاب المصلحة، وتوفير الدعم لبناء القدرات، وضمان جمع البيانات بشكل موثوق، والحفاظ على التواصل الفعال مع الجهات المانحة وأصحاب المصلحة. يتضمن الدور أيضا الإشراف على فريق المشروع ، وإعداد تقارير منتظمة ، وتنفيذ استراتيجيات لضمان استدامة المشروع ونجاحه.

المهام و المسؤوليات 

• ستشمل مسؤوليات مدير المشروع (على سبيل المثال لا الحصر) ما يلي:

التخطيط:

• مسؤول عن  اعداد خطط المشروع "خطط أنشطة المشروع"وعمل تسلسل لها ، بما يتناسب مع الخطة الزمنية الرئيسية في المقترح والإطار المنطقي للمشروع.
• مسؤول عن تطوير استراتيجية و منهجيات و اليات التنفيذ والاشراف على تجهيز و تصميم و اعداد أدوات و نماذج العمل بحسب كل نشاط.
• مسؤول عن تخطيط وتنظيم الاجتماعات الدورية اجتماعات " فريق العمل ؛ الجهات المانحة ؛ السلطات و أصحاب المصلحة" وتوفير تحديثات المستمرة عن سير التنفيذ. 
• التخطيط لتنفيذ مشروع تعزيز المرونة المؤسسية والاقتصادية في اليمن وتحديد الاتجاه من خلال تحديد أولويات وتنظيم الأنشطة والموارد لتحقيق أهداف المشروع.
• التخطيط لإدارة و تحديد وتحليل و مواجهة و التحكم بالمخاطر التي قد ترافق تنفيذ أنشطة المشروع.
• التخطيط لإدارة نظام أصحاب المصلحة و المعنيين في المشروع من خلال" تحديد ؛ تحليل ؛ الاتصال و التواصل ؛ اشراك" أصحاب المصلحة.
• التخطيط لإدارة سلاسل الامداد ؛ إدارة الموارد البشرية للمشروع 
• التخطيط لإدارة المتابعة و التقييم و المسائلة و التعلم خلال مختلف أنشطة المشروع.
• التخطيط لإغلاق  و الخروج من المشروع 

التنسيق: 

• التنسيق والتواصل مع السلطات المحلية ذات الصلة على مستوى المركزي، والمجتمعات ضمن إطار المشروع، والجهات المانحة وأي أطراف مطلوبة لضمان امتثال المشروع لسياسات ولوائح المانحين والتكامل مع جهود الاطراف الأخرى وبما يضمن مشاركتهم الهادفة.
• دعم وتسهيل أنشطة الاتصال للتشاور بالأنشطة وإشراك المستفيدين الرئيسيين والجهات الفاعلة وأصحاب المصلحة في جميع مراحل مشروع تعزيز المرونة المؤسسية والاقتصادية في اليمن.

التنفيذ: 

• ضمان تنفيذ وإدارة كافة أنشطة المشروع وفق خطة المشروع  و في الوقت والميزانية المحددة وضمن النطاق؛ وبما ضمان مراعاة المبادئ التوجيهية للمشروع واحترامها أثناء تنفيذ المشروع
• يعمل على قيادة فريق المشروع لتحقيق اهداف المشروع و توقعات المعنيين بالمشروع وذلك من خلال تخطيط وتنظيم المهام والادوار والمسؤوليات لموظفي المشروع بما يتناسب مع طبيعة الأنشطة والتخصصات والتوصيفات الوظيفية لكل موظف،
• الاشراف المباشر على تنفيذ وإنجاز المهام المناطة بكل موظف، وتقديم الدعم الفني والتقني والمشورة والإرشاد إذا تطلب الامر ذلك، 
• المتابعة المستمرة لسير عمل المشروع (إداريا ؛ ماليا ؛ فنيا)، ورصد و متابعة التقدم المحرز في المشروع. بما يحافظ على أداء فريق العمل والوصول الى تحقيق اهداف و نتائج و مخرجات المشروع.
• مسؤول عن التنفيذ وضمان اتباع سياسات وإجراءات المانح المالية واللوجستية والفنية، والتحقق من جودة وسلامة الإجراءات الإدارية والمالية لسلسلة العمليات المرتبطة بتنفيذ أنشطة المشروع، بشكل مستمر و بحسب  "الزمن ؛ التكلفة ؛ نطاق المشروع".
• إعداد ومراجعة  متابعة  تنفيذ وسير خطط المشروع (الخطة التنفيذية والزمنية ؛ خطة المخاطر؛ خطة المشتريات ؛ خطة إدارة أصحاب المصلحة؛ خطة المتابعة و التقييم؛ وآليات إعداد التقارير ؛خطة التدريب ؛ وخطط تنفيذ كل نشاط) والاشراف على تنفيذ خطط المشروع من قبل الفريق ومتابعه معدلات الإنجازات ومستويات التقدم في تنفيذ الأنشطة. 
• الإشراف على فريق المشروع والتأكد من فهمهم لجميع الأنشطة والمتطلبات ، بالإضافة إلى إنشاء حلقة اتصال فعالة بين الميدان وإدارة المشروع.
• التنسيق مع فريق المشروع لضمان التنفيذ الفعال لمكونات المشروع المختلفة ، مثل بناء القدرات وتطوير الاستراتيجيات ونشر أدوات نظم المعلومات الجغرافية و DSS.
• العمل على ضمان تنفيذ المشروع بطريقة منظمة وفعالة وفقًا للمعايير والمخرجات المحددة، مع العمل على مواجه التحديات و المخاطر والتغييرات التي قد تطرأ على المشروع
• العمل على مراقبة وإدارة مخاطر المشروع ، وتحديث استراتيجية إدارة المخاطر ، وتنفيذ تدابير التخفيف المناسبة.
• العمل على نشر تفاصيل المشروع ودعوة أصحاب المصلحة المعنيين (الحكومة ومنظمات المجتمع المدني والقطاع الخاص) من خلال الاجتماعات والإشعارات و ورش العمل 
• المشاركة و الاشراف على رفع مستوى الوعي حول توطين أهداف التنمية المستدامة من خلال تطوير مواد التوعية (العروض التقديمية ، الرسوم البيانية ، إلخ) حول توطين أهداف التنمية المستدامة في التخطيط الحضري.
• الاشراف على انشاء و توجيه و تدريب فريق التخطيط و الإدارة الحضرية في الأربع المحافظات و بناء على المعايير المحددة لذلك.
• العمل على تطوير ومراجعة استراتيجية المشروع بالتنسيق مع السلطات المحلية على مستوى المحافظات والمديريات والمجتمعات المستهدفة
• الاشراف على تنفيذ دراسة شاملة عن الوضع الحالي للإدارة والموارد والتخطيط وتقديم الخدمات في المراكز الحضرية و تحليلات SWOT للمركز الحضري، مع التركيز على الأبعاد الرئيسية لهدف التنمية المستدامة
• إدارة و دعم فرق التخطيط و الإدارة الحضرية خلال إعداد استراتيجية التحضر المرن واختيار واقتراح المشاريع ذات الأولوية للتمويل في المحافظات المستهدفة.
• إعداد جميع الوثائق اللازمة، وتنفيذ إجراءات المتابعة، وصياغة المراسلات المتعلقة بتنفيذ المشروع والاتصال مع النظراء الحكوميين.
• تقديم الدعم لمسؤول المشروع والمنسقين الميدانيين والتعامل مع الأطراف المسؤولة ومقدمي الخدمات والأطراف الأخرى.

المتابعة والتقييم: 

• الإشراف على أنشطة رصد وتقييم المشروع، والتأكد من تحقيق مؤشرات المشروع ونتائجه في جميع مراحل التنفيذ.
• التأكد من أن المشروع يتم تنفيذه في الوقت المحدد والهدف والميزانية، وذلك باستخدام أنظمة مراقبة وتقييم فعالة للوصول إلى الآثار المرجوة.
• رصد كافة التغيرات و الانحرافات في تنفيذ أنشطة عن ما هو مخطط له و وضع الحلول و المعالجات لها.
• الاشراف على رصد قصص النجاح و وتوثيقها ونشرها.
• الاشراف على تنفيذ أنشطة المتابعة و اعداد التقارير الدورية لعملية متابعة و تقييم أنشطة المشروع.
• اعداد تقرير الدروس المستفادة ورصد نتائج ومخرجات المشروع.

التقارير: 

• توفير تحديثات منتظمة وفي الوقت المناسب بشأن التقدم والتحديات للمشرفين وأعضاء الفريق الآخرين.
• إعداد تقارير مرحلية منتظمة وتقارير مالية ووثائق المشروع الأخرى ذات الصلة للمانحين وأصحاب المصلحة.بالغتين "العربية ؛ الإنجليزية" و الرفع بها للمدير المباشر.
• إعداد وصياغة جميع أنواع التقارير الخاصة بمشروع SIRY من (تقارير ربعية، سنوية، ونهائية) بالغتين "العربية ؛ الإنجليزية"  وتقديم هذه التقارير إلى مديره المباشر.
• ضمان ارشفة كل وثائق المشروع (ورقيا، الكترونيا) بشكل دوري. 
• إدارة إجراءات مراقبة المستندات (كل من النسخ الورقية والالكترونية) لجميع التقارير وسرد المشروع والوثائق المالية ومنتجات المعرفة.

جمع البيانات وتحليلها ومراقبتها:

• الإشراف على عمليات جمع البيانات والتحقق منها لضمان توفر بيانات موثوقة لتحليل SWOT للمشروع واتخاذ القرار.
• التعاون مع السلطات المحلية والمؤسسات البحثية وأصحاب المصلحة المعنيين لجمع المعلومات اللازمة.
• إجراء فحوصات منتظمة لجودة البيانات للحفاظ على دقة النتائج.

الامن والسلامة: 

• التأكد من أن كل عضو في فريق المشروع على دراية بقضايا الأمان والسياسات وإجراءات التشغيل الموحدة، وأنهم يتبعونها وفقًا لذلك.
• المساهمة في تحديث المبادئ التوجيهية الأمنية في منطقة تدخل المشروع.

الشفافية: 

• التأكد من إعداد سجلات ووثائق المشروع (الملفات الثابتة، أوراق الحضور، إلخ) بشكل مناسب، وتجميعها، والاحتفاظ بها وفقًا لإجراءات منظمة غدق للتنمية.
• التأكد من أن الموظفين على دراية بمدونة قواعد السلوك الخاصة بالمنظمة ويحترمونها.
• التأكد من ان فريق العمل ملتزم بالعمل وفق لوائح المنظمة وسياسات المانح 

الاستدامة وإدارة المعرفة:

• تطوير وتنفيذ استراتيجيات لضمان الاستدامة طويلة الأجل لنتائج المشروع وتأثيره.
• التقاط ونشر الدروس المستفادة وأفضل الممارسات والمعرفة الناتجة خلال عملية تنفيذ المشروع.
• تسهيل نقل المعرفة والمهارات إلى أصحاب المصلحة المحليين ، وتمكينهم من مواصلة مبادرات المشروع بعد عمر المشروع.

المؤهلات والمهارات المطلوبة

• درجة البكالوريوس في الاقتصاد أو إدارة الأعمال أو إلادارة العامة أو أي مجال آخر ذي صلة.
• خبرة عمل ذات صلة لا تقل عن 3 سنوات في إدارة الأعمال أو إدارة المشروع / تنفيذ المشروع أو العمل الإداري أو أي مجال موضوعي آخر.
• معرفة قوية بالإجراءات العملية والمشتريات العملية والخبرة في الحفاظ على التنفيذ الجيد.
• خبرة في مشاريع التنمية والتنمية المستدامة.
• الخبرة في ادارة المشاريع واعداد التقارير الدورية للمشروع باللغة الإنجليزية
• فهم قوي للتحديات والفرص المتعلقة بالحوكمة الحضرية ، والتوسع الحضري المرن ، وتنفيذ أهداف التنمية المستدامة (SDGs) في سياق اليمن.
• خبرة في النهج الحساسة للنزاع لتنفيذ المشروع وإدارة المخاطر واستراتيجيات التخفيف.

المهارات:

• المعرفة بأنظمة المكاتب، و خبرة ممتازة في استخدام تطبيقات الحاسوب استخدام مايكروسوفت أوفيس
• القدرة على صياغة الايميلات و المراسلات مع الجهات المانحة و أصحاب المصلحة
• مهارات اتصال ومهارات شخصية ممتازة لتسهيل العمليات الشاملة والتشاركية مع المجتمعات والسلطات المحلية.
• إظهار القدرة على تقديم الدعم والإرشاد وبناء قدرات فرق التخطيط والإدارة الحضرية (UPMTs).
• خبرة في إدارة فرق متعددة التخصصات من الاستشاريين والمتخصصين والموظفين الفنيين لضمان التنفيذ السلس لمكونات المشروع المختلفة.
• مهارات قوية في الإدارة المالية وإعداد التقارير لضمان الاستخدام الفعال لموارد المشروع والامتثال لمتطلبات المانحين.
• يفضل أن يكون لدى مدير المشروع خبرة سابقة في العمل على مشروع لدعم الصمود المؤسسي في اليمن
• يجب أن يكون مدير المشروع قادرا على التنقل في المشهد السياسي والأمني المعقد في اليمن، مع إظهار نهج تعاوني وشامل للعمل مع مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة.
• القدرة على تمثيل المنظمة وبرنامجها بشكل فعال على المستوى الميداني وامام اصحاب المصلحة المختلفين.
• القدرة على وضع المواعيد الزمنية و الالتزام بها و إدارة المواعيد و بناء الجداول الزمنية و ادارتها 
• القدرة على تمكين و الهام فريق العمل