Job Description
Position HR Assistant – الوظيفة مساعد الموارد البشرية
Médecins Sans Frontières (MSF) is an International, independently funded, non-profit, humanitarian medical organization that offers assistance to populations in distress, to victims of natural and manmade disasters and to victims of armed conflict without discrimination and irrespective of race, religion, creed or political affilia-tion. MSFH is pleased to announce the following position in Sanaa:
منظمة أطباء بلا حدود (MSF) هي منظمة طبية إنسانية دولية تمويلها بشكل مستقل ولا تهدف للربح وتقدم المساعدة إلى السكان الذين يعيشون في محنة وضحايا الكوارث الطبيعية والتي من صنع الإنسان وضحايا النزاعات المسلحة دون تمييز وبغض النظر عن العرق أو الدين، العقيدة أو الانتماء السياسي. ويسر منظمة أطباء بلا حدود الهولندية ان تعلن الوظيفة التالية صنعاء:
محددات الوظيفة
- إسم الوظيفة: مساعد الموارد البشرية
- المسئول المباشر: مدير الموارد البشرية
- المسئول وظيفياً: مدير الموارد البشرية
- التخصص: الموارد البشرية والإدارية
- الموقع: صنعاء
- المستوى: 6
Identification
- Name: HR ASSISTANT
- Report to: Personnel Administration Manager
- Report to functional: Personnel Administration Manager
- Job Family: HR, FIN
- Location: Sana’a
- Level: 6
المهام الرئيسية
تنفيذ مهام الموارد البشرية والإدارية ومتابعة حسابات المشروع وفقا لتعليمات المسؤول المباشر وإجراءات اطباء بلا حدود من اجل ضمان الامتثال للقانون والحفاظ غلى رقابة صارمه على الموارد المالية.
Main purpose
Execute administrative, HR and legal related tasks to support the Project HR Manager following MSF standards and procedures, in order to ensure legal compliance and to realize the HR capacity required to achieve project objectives
Accountabilities
- Under supervision of the Project HR Manager managing personal files in order to ensure accuracy, compliance and on time payments.
- Updating the HR database and personal files to facilitate HR processes management.
- Updating Social security Tax office files in order to meet legal requirements including specific amendments when necessary in order to ensure local labour and fiscal law compliance
- Preparing employment contracts in conformity with legal requirements including specific amendments when necessary in order to ensure local labour and fiscal law compliance.
- Preparing monthly pay slips for all staff, editing and updating the necessary data, in order to ensure the punctuality and accuracy of staff payroll.
- Following up of all expiring rental contract dates and inform the Administration Manager in order to leave enough time to arrange a renewal or look for some other alternative
- Making all administrative information available to the staff (posting, meetings, etc.), supporting the Project HR Manager in translating documents into local language and assisting in meetings upon request.
- Additional HR/ Admin tasks delegated by the Project HR Manager
MSF Section/Context Specific Accountability
HR
- Execute HR, administrative, and legal related tasks for MSF staff, daily workers, and incentive staff, under supervision of the Line Manager.
- Prepare and archive formal certificates and other HR documents when needed in order to facilitate hiring processes.
- Prepare employment contracts in conformity with legal requirements including specific amendments when necessary in order to ensure local labour and fiscal law compliance.
- Ensure updated Job Descriptions, and that all MSF staff in Sana’a Coordination Office have signed and understood it.
- Support line managers in recruitment and hiring process, ensuring administrative and legal accuracy, in order to meet HR needs.
- Communicate to and brief new employees on HR policies and regulations in order to facilitate on boarding processes.
- Responsible for the HOMERE for the Sana’a Coordination Office, creating staff files, updating staff info/data on a regular basis, generate payrolls, and make salary payments on time.
Admin
- Supervise accommodation facilities, maintenance and related services for international and relocated staff in order to ensure MSF standards of living;
- Line manager the House Staff Cook & Cleaners;
- Upon Supervisor’s request, prepare all correspond-ence with local authorities (i.e. tax offices, ministry of labour) in order to maintain flow and soft relationships;
- Ensure all HR and administrative information is available to staff (posting, meetings, an-swering all related questions etc.) in order to facilitate staff integration;
- Follow up cost of living on a regular basis in order to update rewarding practices.
- Ensure MSF premises are in order to ensure working conditions are in conformity with legal requirements;
- Do the payment for service contracts related to Hu-man resource.
- Assist in the preparation of Social Security forms.
- Support the Line Manager in translating documents. Assists in meetings upon request;
- Update Social Security Tax office employee files in order to meet legal requirements and duties.
Other:
- Staff are not allowed to chew QAT during working hours.
- Under no circumstances are firearms/weapons al-lowed in MSF vehicles or on MSF premises.
- The above-mentioned activities and responsibilities are not exhaustive, and staff may be assigned addi-tional responsibilities or tasks as required.
المسؤوليات:
- تنفيذ المهام المتعلقة بالموارد البشرية والإدارية والقانونية، الموظفين والموظفين بالأجر اليومي وبقية فئات الموظفين تحت إشراف المدير الإداري.
- إعداد وارشفة الشهاد الرسمية ومستندات اخرى خاصة بالموارد البشرية عند اللزوم من اجل تسهيل عملية التوظيف.
- تحديث ملفات مكتب ضرائب والضمان الاجتماعي من أجل تلبية المتطلبات القانونية بما في ذلك التعديلات المحددة عند الضرورة لضمان الامتثال لقانون العمل والضرائب المحلية.
- تجهيز عقود الموظفين وفقا للمتطلبات القانونية بما في ذلك تعديلات معينه عند الضرورة من اجل ضمان الامتثال لقانون العمل والقانون المالي.
- إعداد جدول الرواتب، والحرص على ان يتم دفع الرواتب في الوقت المحدد.
- متابعة جميع تواريخ عقود الإيجار المنتهية وإبلاغ مدير الإدارة من أجل ترك وقت كافٍ لترتيب التجديد أو البحث عن بديل آخر.
- إتاحة جميع المعلومات الإدارية للموظفين (النشر، والاجتماعات، وما إلى ذلك)، ودعم مدير الموارد البشرية للمشروع في ترجمة الوثائق إلى اللغة المحلية والمساعدة في الاجتماعات عند الطلب.
- المهام الإضافية المفوضة من قبل الموارد البشرية / المهام الادارية المفوضة من قبل مدير الموارد البشرية للمشروع.
أطباء بلا حدود / المسؤوليات المحددة السياق
الموارد البشرية:
- تنفيذ المهام المتعلقة بالموارد البشرية والإدارية والقانونية، الموظفين بالأجر اليومي والمهتمين تحت إشراف المدير الإداري.
- إعداد وارشفة الشهادات الرسمية ومستندات اخرى خاصة بالموارد البشرية عند اللزوم من اجل تسهيل عملية التوظيف.
- تجهيز عقود الموظفين وفقا للمتطلبات القانونية بما في ذلك تعديلات معينه عند الضرورة من اجل ضمان الامتثال بقانون العمل والقانون المالي.
- ضمان تحديث التوصيف الوظيفي والتأكد من ان جميع طاقم عمل اطباء بلا حدود فهموه ووقعوا عليه.
- مساعدة المسؤول المباشر في التوظيف لضمان الدقة الإدارية والقانونية من اجل التوافق مع احتياجات الموارد البشرية.
- التواصل مع الموظفين الجدد لشرح سياسيات وقوانين الموارد البشرية باختصار من اجل تسهيل عملية التأهيل.
- ان يكون مسؤول عن نظام هومير في صنعاء، إنشاء ملفات الموظفين، تحديث معلومات وبيانات الموظفين بشكل دائم، إعداد جدول الرواتب، والحرص على ان يتم دفع الرواتب في الوقت المحدد.
الإشراف
- الإشراف على صيانة مرافق الإقامة وخدمات الموظفين الدوليين لضمان تطبيق معايير منظمة أطباء بلا حدود الخاصة بالإعاشة.
- المشرف المباشر لموظفي منزل الخبراء الأجانب وموظفي المكتب (طباخ، مساعد طباخ، عمال نظافة).
- بناءً على طلب المشرف، إعداد جميع المراسلات مع السلطات المحلية (مثل مكاتب الضرائب ووزارة العمل) من أجل الحفاظ على العلاقات المتدفقة واللينة.
- الحرص على توفر المعلومات الإدارية لطاقم عمل الإدارة والموارد البشرية (منشورات، اجتماعات، الإجابة على الأسئلة المتعلقة الخ...) من اجل تيسير اندماج الموظفين.
- متابعة تكلفة المعيشة بشكل دائم من اجل تحديث المكافآت.
- التأكد من أن مباني منظمة أطباء بلا حدود مرتبة ومجهزة لضمان توافق ظروف العمل مع المتطلبات القانونية.
- عمل الدفعيات المالية لخدمات العقود الخاصة بالموارد البشرية.
- المساعدة في إعداد استمارات التأمينات الاجتماعية.
- مساعدة المسؤول المباشر في ترجمة المستندات والمساعدة في الاجتماعات عند الطلب.
- تحديث ملفات مكتب الضرائب والضمان الاجتماعي من أجل تلبية المتطلبات القانونية لضمان الامتثال لقانون العمل والضرائب المحلية.
أخرى
- يمنع على طاقم العمل مضغ القات خلال ساعات العمل.
- يمنع تحت اي ظرف من الظروف حمل الاسلحة النارية في مركبات او مباني منظمة اطباء بلا حدود.
- المسؤوليات والمهام المذكورة غير حصرية وقد تعين مهام ومسؤوليات إضافية إذا لزم الأمر