Position: Procurement and logistics Assistant
Location: Aden/ Hudaidah Yemen
Note: The applicant is required to work for a period of time in Al Hudaydah Governorate / Aden-Ghadaq office
About Ghadaq for development:
Ghadaq for Development is a local Yemeni organization established in September 2015. It is a non-governmental and non-profit organization, as well as a voluntary and social organization. With its efficient and effective cadres, it seeks to play a role in the developmental and humanitarian aspects and contribute to bringing people out of poverty and unemployment to self-sufficiency and the production of development and economic projects, for the benefit of the whole society. Therefore, Ghadaq has developed long-term plans, studies, and programs in various areas that society needs, considering the neediest. Ghadaq is also working to establish effective partnerships with partners of development and humanitarian relief. Ghadaq has implemented several projects and is looking forward to preparing long-term programs to assist communities in various sectors including food security, agriculture, livelihoods, WASH, nutrition, education, capacity building, and protection.
Summary:
The Procurement and Logistics Assistant will be responsible for managing and overseeing the project procurement processes. This includes preparing and reviewing procurement documents, entering procurement data, and ensuring compliance with technical requirements necessary for implementation. The Assistant will adhere to financial and administrative policies, procedures, and regulations to maintain internal controls, safeguard project resources, and achieve set objectives while ensuring the highest levels of quality.
Additionally, the Procurement and Logistics Assistant will coordinate logistics activities, including the timely delivery of supplies and materials, and will follow up on all operational tasks assigned in the relevant operational plan.
Responsibilities:
The Procurement and Logistics Assistant’s responsibilities will include (but NOT limited to) the following:
- The Procurement and Logistics Assistant will undertake the following responsibilities, ensuring effective and efficient procurement and logistics management:
- Initiate calls for supply and gather quotations from suppliers as needed to ensure competitive pricing.
- Collaborate closely with business teams to address all aspects of logistics and procurement, fostering strong interdepartmental communication.
- Schedule the transportation and delivery of project supplies to and from the field according to the prepared plan, ensuring secure transportation and safe arrival of goods.
- Execute procurement activities by approved guidelines and procedures, ensuring that all forms and templates are clear, accurate, and properly completed.
- Ensure compliance with organizational and donor policies and procedures throughout all procurement processes.
- Check the availability and pricing of required items in the local market, obtaining quotations to inform purchasing decisions.
- Prepare a weekly summary of all pending purchase orders, detailing the current status of items and expected delivery dates to the project.
- Ensure timely payment to all suppliers, verifying that all supporting documents for purchases and vouchers are complete and accurate.
- Coordinate and liaise with all project stakeholders in the field to guarantee the timely delivery of goods and services.
- Provide recommendations regarding contract renewals, cancellations, or extensions to suppliers as necessary.
- Send weekly activity plans and updates to the line manager via email to maintain clear communication.
- Ensure that all procurement activities are thoroughly documented, including public relations materials, purchase orders, requests for quotations, comparative data, analysis of offers, invoices, and delivery reports.
- Document all purchases with receipts and ensure that appropriate internal paperwork is completed in a timely manner.
- Monitor and manage all goods and supplies used by the project field office, enabling effective, timely, and cost-efficient project implementation.
- Maintain an up-to-date Approved Supplier List (ATC) file and renew ATCs for suppliers as needed.
- Work closely with colleagues and line managers to mitigate the risk of loss and fraud through transparent relationships and meticulous record-keeping.
- Update and maintain the vendor database to ensure accurate and current supplier information.
- Conduct supplier performance evaluations as needed to ensure quality and reliability in procurement.
- Implement effective file management and archiving systems to maintain organized procurement records.
- Follow up with the finance department and vendors to ensure smooth processing of payments and procurement activities.
- Develop and nurture positive relationships with the GADGE team, external suppliers, local authorities, other NGOs, and stakeholders, and foster cooperation and partnerships.
- Obtain necessary approvals for purchasing documents from relevant authorities to ensure compliance with organizational protocols.
- Facilitate the procurement committee meetings to streamline decision-making processes.
- Manage the project's inventory system, if applicable, to ensure accurate tracking and utilization of supplies.
Required qualifications and skills:
- University degree in a related field (accounting, business administration, etc.…)
- Two years of post-qualification professional experience. Minimum 1.5 years of work experience in logistics, preferably in an NGO environment
- Previous work with an NGO. Experience working in a multicultural environment, preferably in the logistics sector
- Good English (spoken and written),
- Good administration, organization, planning, and time management skills
- Good communication and interpersonal skills
- Knowledge of supply chain management and other logistics functions
- The ability to encourage and motivate others
- Ability to operate in hostile environments and deal with conflict
- Ability to work under pressure and solve problems
- The ability to manage and perform more than one task at the same time
- A clear commitment to the principles of transparency, accountability and honesty
- Strong ethics, with the ability to manage confidential data.
- Strong time management skills.
المنصب: مساعد مشتريات و لوجستيات
الموقع: عدن, اليمن
ملاحظه: يشترط على المتقدم العمل لمدة من الوقت في محافظة الحديدة / عدن – مكتب منظمة غدق
عن منظمة غدق للتنمية:
غدق للتنمية هي منظمة يمنية محلية تأسست في سبتمبر 2015. وهي منظمة غير حكومية وغير ربحية، فضلا عن كونها منظمة طوعية واجتماعية وتسعى، بكوادرها الكفؤة والفعالة، إلى القيام بدور في الجوانب الإنمائية والإنسانية والإسهام في إخراج الناس من براثن الفقر والبطالة إلى الاكتفاء الذاتي وإنتاج مشاريع إنمائية واقتصادية لصالح المجتمع بأسره. لذلك، وضعت غدق دراسات وبرامج طويلة الأجل في مختلف المجالات التي يحتاجها المجتمع ككل، مع مراعاة الأكثر احتياجاً. كما تعمل غدق على إقامة شراكات فعالة مع شركاء التنمية والإغاثة الإنسانية.نفذت غدق عددًا من المشاريع وتتطلع إلى إعداد برامج طويلة الأجل لمساعدة المجتمعات في مختلف القطاعات بما في ذلك الأمن الغذائي والزراعة وسبل العيش والمياه والصرف الصحي والنظافة الصحية والتغذية والتعليم وبناء القدرات والحماية.
ملخص الوظيفة :
سيكون مساعد المشتريات واللوجستيات مسؤولا عن إدارة عمليات شراء المشاريع والإشراف عليها. ويشمل ذلك إعداد ومراجعة وثائق المشتريات، وإدخال بيانات المشتريات، وضمان الامتثال للمتطلبات التقنية اللازمة للتنفيذ. يلتزم المساعد بالسياسات والإجراءات واللوائح المالية والإدارية للحفاظ على الرقابة الداخلية وحماية موارد المشروع وتحقيق الأهداف المحددة مع ضمان أعلى مستويات الجودة. وبالإضافة إلى ذلك، سيقوم مساعد المشتريات واللوجستيات بتنسيق الأنشطة اللوجستية، بما في ذلك تسليم الإمدادات والمواد في الوقت المناسب، وسيتابع جميع المهام التشغيلية الموكلة إليها في الخطة التشغيلية ذات الصلة.
المسؤوليات: ستشمل مسؤوليات مساعد المشتريات و اللوجستيات (على سبيل المثال لا الحصر) ما يلي:
- سيتولى مساعد المشتريات والخدمات اللوجستية المسؤوليات التالية، لضمان إدارة المشتريات والخدمات اللوجستية الفعالة والناجعة:
- بدء طلبات التوريد وجمع عروض الأسعار من الموردين حسب الحاجة لضمان تسعير تنافسي.
- التعاون بشكل وثيق مع فرق العمل لمعالجة جميع جوانب الخدمات اللوجستية والمشتريات، وتعزيز التواصل القوي بين الإدارات.
- جدولة نقل وتسليم مستلزمات المشروع من وإلى الميدان وفقًا للخطة المعدة، وضمان النقل الآمن والوصول الآمن للبضائع.
- تنفيذ أنشطة المشتريات وفقًا للمبادئ التوجيهية والإجراءات المعتمدة، والتأكد من أن جميع النماذج والقوالب واضحة ودقيقة ومكتملة بشكل صحيح.
- ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات المنظمة والمانحين في جميع عمليات الشراء.
- التحقق من توافر وتسعير العناصر المطلوبة في السوق المحلية، والحصول على عروض الأسعار لإبلاغ قرارات الشراء.
- إعداد ملخص أسبوعي لجميع أوامر الشراء المعلقة، مع تفصيل الحالة الحالية للعناصر وتواريخ التسليم المتوقعة للمشروع.
- ضمان الدفع في الوقت المناسب لجميع الموردين، والتحقق من اكتمال ودقة جميع المستندات الداعمة للمشتريات والقسائم.
- التنسيق والاتصال بجميع أصحاب المصلحة في المشروع في الميدان لضمان التسليم في الوقت المناسب للسلع والخدمات.
- تقديم توصيات بشأن تجديد العقود أو إلغائها أو تمديدها للموردين حسب الضرورة.
- إرسال خطط الأنشطة الأسبوعية والتحديثات إلى مدير الخط عبر البريد الإلكتروني للحفاظ على التواصل الواضح.
- التأكد من توثيق جميع أنشطة المشتريات بدقة، بما في ذلك مواد العلاقات العامة وأوامر الشراء وطلبات الأسعار والبيانات المقارنة وتحليل العروض والفواتير وتقارير التسليم.
- توثيق جميع المشتريات بالإيصالات والتأكد من استكمال المستندات الداخلية المناسبة في الوقت المناسب.
- مراقبة وإدارة جميع السلع والإمدادات التي يستخدمها مكتب المشروع الميداني، مما يتيح تنفيذ المشروع بشكل فعال وفي الوقت المناسب وبتكلفة فعّالة.
- الاحتفاظ بملف قائمة الموردين المعتمدين (ATC) محدث وتجديد قوائم الموردين المعتمدين حسب الحاجة.
- العمل بشكل وثيق مع الزملاء ومديري الخطوط للتخفيف من خطر الخسارة والاحتيال من خلال العلاقات الشفافة والاحتفاظ بالسجلات الدقيقة.
- تحديث قاعدة بيانات الموردين وصيانتها لضمان دقة وحداثة معلومات الموردين.
- إجراء تقييمات أداء الموردين حسب الحاجة لضمان الجودة والموثوقية في المشتريات.
- تنفيذ أنظمة فعالة لإدارة الملفات والأرشفة للحفاظ على سجلات المشتريات المنظمة.
- متابعة قسم المالية والموردين لضمان المعالجة السلسة للمدفوعات وأنشطة المشتريات.
- تطوير ورعاية علاقات إيجابية مع فريق GADGE والموردين الخارجيين والسلطات المحلية والمنظمات غير الحكومية الأخرى وأصحاب المصلحة، وتعزيز التعاون والشراكات.
- الحصول على الموافقات اللازمة لوثائق الشراء من السلطات المعنية لضمان الامتثال للبروتوكولات التنظيمية.
- تسهيل اجتماعات لجنة المشتريات لتبسيط عمليات صنع القرار.
- إدارة نظام جرد المشروع، إذا لزم الأمر، لضمان التتبع الدقيق واستخدام الإمداداتأداء
- أي مهام أخرى تكلف به في إطار مسؤولياته
المؤهلات والمهارات المطلوبة:
- شهادة جامعية في مجال ذي صلة (محاسبة ، إدارة أعمال ، إلخ )
- سنتان من الخبرة المهنية بعد التأهيل. خبرة عملية لا تقل عن 1.5 سنة في مجال الخدمات اللوجستية ، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة المنظمات غير الحكومية العمل السابق مع منظمة غير حكومية.
- خبرة في العمل في بيئة متعددة الثقافات ، ويفضل أن يكون ذلك في قطاع الخدمات اللوجستية
- اللغة الإنجليزية الجيدة (تحدثا وكتابة) ، مهارات الإدارة والتنظيم والتخطيط وإدارة الوقت الجيدة
- مهارات التواصل والتعامل مع الآخرين معرفة إدارة سلسلة التوريد والوظائف اللوجستية الأخرى القدرة على تشجيع وتحفيز الآخرين القدرة على العمل في بيئات معادية والتعامل مع النزاع
- القدرة على العمل تحت الضغط وحل المشكلات القدرة على إدارة وتنفيذ أكثر من مهمة في نفس الوقت
- التزام واضح بمبادئ الشفافية والمساءلة والصدق أخلاقيات قوية ، مع القدرة على إدارة البيانات السرية.
- مهارات قوية في إدارة الوقت.