Job Description

EXTERNAL VACANCY ANNOUNCEMENT FOR: PHARMACY STOREKEEPER_POOL
"أمين مخازن الصيدلية"إحتياطي اعلان وظيفة خارجي

Médecins Sans Frontières (MSF) is an International, independently funded, non-profit, humanitarian medical organization that offers assistance to populations in distress, to victims of natural and man-made disasters and to victims of armed conflict without discrimination and irrespective of race, religion, creed or political affiliation. MSF is currently recruiting for the following position based in Taiz Houban:

منظمة أطباء بلا حدود (MSF) هي منظمة طبية إنسانية دولية، ممولة بشكل مستقل، وغير هادفة للربح، تقدم المساعدة للسكان المنكوبين، وضحايا الكوارث الطبيعية والتي من صنع الإنسان، وضحايا النزاعات المسلحة دون تمييز وبغض النظر عن العرق، الدين أو العقيدة أو الانتماء السياسي. تقوم منظمة أطباء بلا حدود حالياً بالتوظيف للمنصب التالي ومقرها في تعز الحوبان:

Job Title        :  PHARMACY STOREKEEPER  
Location        : MSF-H, Taiz Governorate
Level :  4

    الهدف الرئيسي:

تنفيذ أنشطة تخزين الصيدلية / المستودعات الطبية من أجل الحفاظ على المخزون الصيدلاني فوق مستوى الأمان واتباع الشروط الموصي بها (درجة الحرارة والرطوبة ... الخ) تحت إشراف المستودع الطبي (ومركز عمليات امستردام (أو مشرف الصيدلية وبالتعاون مع فريق الخدمات اللوجستية. 

    المسؤوليات:

• الإشراف على طلبيات المواد وارسالها السريع من أجل ضمان الاستخدام الرشيد.
• تلقي الطلبيات وتسليمها، وتحديد أوجه التفاوت المحتملة في البيان الخاص بالحمولة أو غيرها، والإبلاغ عنها، وتخزين المواد وفقاً للنظام المعمول به من أجل ضمان توافرها المستمر ويشمل التالي:
• ضمان شروط التخزين الجيد لجميع المواد الطبية في الصيدلية وفقا للمعايير الصيدلانية لضمان استمرار توافرها.
• ضمان الملء الصحيح للمدخلات على بطاقات المخزون والبرامج.
• القيام أو المشاركة في الجرد المنتظم بما في ذلك مخزون EPREP (الاستعداد للطوارئ)
• متابعة مستويات المخزون فيما يتعلق بعتبات الإنذارات والمخزون وتواريخ انتهاء الصلاحية والأدوية حتى تنتهي صلاحيتها خلال الستة الأشهر التالية.
• إعداد طلبيات من وحدات الاستهلاك المختلفة (الاقسام، وغيرها)، وضمان التعبئة والتغليف المناسب الاستهلاك إلى "مشرف الصيدلة". إبلاغ المشرف الصيدلاني بمجرد وصول المخزون إلى حد التنبيه.
• التحكم في مرافق المستودعات من أجل ضمان حفظ المواد في ظروف جيدة، وتشمل:
• على سبيل المثال مراقبة درجة الحرارة في المستودع والتأكد من أن المنتجات التي تتطلب التبريد يتم تخزينها بشكل مناسب وتسليمها وتخزينها وإعدادها ونقلها بشكل مناسب وفقًا لبروتوكولات التوريد وسلسلة التبريد الخاصة بمنظمة أطباء بلا حدود.
• ضمان نظافة المباني (مخزن الصيدلية) وبالتعاون الوثيق مع قسم الامداد (القسم اللوجيستي) وصيانة معدات التبريد.
• التحكم في الدخول المحدود للمستودع من قبل الموظفين المصرح لهم وضمان تأمين الأبواب والمخارج الأخرى. إبلاغ المدير المباشر فوراً بأي مشاكل تنشأ أثناء سير العمل، خاصة فيما يتعلق بالضرر أو الفقد أو الشروع في الاقتحام أو السرقة في المستودع.
• ضمان إزالة العناصر التي سيتم عزلها (تنبيهات الجودة المستمرة) أو وضعها في منطقة الحجر الصحي (عمليات سحب الدُفعات أو العناصر منتهية الصلاحية أو التالفة) من المخزون والاحتفاظ بها بأمان.
• متابعة مستويات المخزون فيما يتعلق بعتبات الإنذارات والمخزون وتواريخ انتهاء الصلاحية والأدوية حتى تنتهي صلاحيتها خلال الستة أشهر التالية، وإعداد التقارير ونقلها إلى المشرف والإرسال والإبلاغ عن أي شذوذ أو تغييرات في أنماط
• الأنشطة والمسؤوليات المذكورة أعلاه ليست شاملة، وقد يتم تكليف الموظفين بمسؤوليات أو مهام إضافية حسب الاقتضاء.

قسم أطباء بلا حدود / أنشطة محددة السياق:

• لقاحات من وزارة الصحة، والتحقق من كمية وتاريخ انتهاء كل لقاح.
• الملء الصحيح للمدخلات على بطاقات المخزون الخاصة والبرامج.
• تسجيل جميع المواد الواردة والصادرة في جهاز الكمبيوتر (Isystock)
• • إدارة المخزون: يكون أمين المستودع مسؤولاً عن إدارة مخزون الصيدلية بكفاءة، والتأكد من الحفاظ على مستويات المخزون بشكل مناسب لتلبية الاحتياجات التشغيلية مع منع نقص المخزون أيضًا.
• • سجلات حركات المخزون: يعد الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع معاملات المخزون، بما في ذلك الإيصالات والسحوبات ومستويات المخزون، أمرًا ضروريًا.

لا يسمح للموظفين بمضغ القات خلال ساعات العمل، ولا يُسمح تحت أي ظرف من الظروف باستخدام الاعيرة النارية / الأسلحة في مركبات منظمة أطباء بلا حدود أو في مباني منظمة أطباء بلا حدود، والأنشطة والمسؤوليات المذكورة أعلاه ليست شاملة، وقد يُعين للموظفين مسؤوليات أو مهام إضافية حسب ما يطلبه مديرهم المباشر

المتطلبات والمؤهلات :

المؤهل التعليمي:

• فني صيدله مؤهل (دبلوم صيدله)    

 الخبرة: 

• خبرة في التعاون مع أنظمة الصيدلية المحلية (وزارة الصحة والقطاع الخاص) يعد ضرورياً.
• خبرة في الادارة من خلال الإشراف على الآخرين وتدريبهم كفريق .  

 اللغات : 

• اللغتين العربية و الإنجليزية اساسي.  

 المعرفة:

• مهارات التواصل ممتازة خطياً وشفوياً. 
• مهارة استخدام الكمبيوتر: برنامج الورد والاكسل – نظام إدارة المخزون.   

 الكفاءات: 

• جودة الخدمة المقدمة.
• التعاون والعمل بروح الفريق.
• المرونة في السلوك.
• الالتزام بمبادئ منظمة أطباء بلا حدود.
• إدارة ضغط العمل.  

Main purpose:

Execute the pharmacy/medical warehouse storing activities in order to keep pharmacy stock above security level and following recommended conditions (temperature, humidity, etc.) under the supervision of the Medical Warehouse (for OCA) or Pharmacy Supervisor, and in collaboration with the logistics team

Accountabilities:

• Supervising material orders and dispatching in order to ensure rational use. 
• Receiving orders and deliveries, identifying potential disparities against cargo manifest or others and reporting them, and stores materials in accordance with the system in force, in order to ensure continuous availability. It includes: 
• Ensuring good storage conditions of all medical items in the pharmacy in accordance with pharmaceutical standards in order to ensure continuous availability. 
• Ensuring correct fill in entries on the stock cards and software.
• Carrying out or participating in regular inventories including EPREP stock.
• Following up stock levels with regards to alarms thresholds, stock out, expiry dates and drugs to expire in the following 6 months.
• Preparing orders of the different consumption units (departments, wards, others), ensuring proper packaging and dispatching and reporting any anomalies or changes in consumption patterns to the Pharmacy Supervisor. Informing Pharmacy Supervisor as soon as stock reaches alert limit. 
• Controlling warehouse facilities in order to ensure materials are kept in good keeping conditions, it includes:
• e.g. Monitoring temperature in the warehouse and ensuring that products requiring cold chain are suitably stored and transports received, stored, and prepared and transported appropriately according to MSF Supply and Cold Chain protocols. 
• Ensuring cleanliness of premises (stock pharmacy) and in close collaboration with the logistics department, maintaining refrigerating equipment.
• Controlling warehouse limited access to authorized personnel and ensuring doors and other exits are secured. Immediately informing the line manager of any problems arising in the course of the work, particularly with regards to damage, loss, attempted break-ins or theft in the warehouse.
• Ensuring that items to be quarantined (on-going quality alerts) or to be placed in quarantine zone (batch recalls, expired or damaged items) are removed from the stock and safely locked.
• Following up stock levels with regards to alarms thresholds, stock out, expiry dates and drugs to expire in the following 6 months. Preparing reports and passing it to the supervisor
• The above-mentioned activities and responsibilities are not exhaustive, and staff may be assigned additional responsibilities or tasks as required

MSF Section/Context Specific Activities:    

• Receiving vaccines from MOH, checking the quantity and expiry date of each item.
• Ensuring correct fill in entries on the stock cards and software. 
• Recording all items received and issued in computer  (Isystock).
• Inventory Management: The storekeeper is responsible for efficiently managing pharmacy inventory, ensuring that stock levels are maintained appropriately to meet operational needs while also preventing stock shortages.
• Record Stock Movements: Keeping accurate records of all inventory transactions, including receipts, withdrawals, and stock levels, is essential. 

Staff are not allowed to chew QAT during working hours. Under no circumstances are firearms/weapons allowed in MSF vehicles or on MSF premises. The above-mentioned activities and responsibilities are not exhaustive, and staff may be assigned additional responsibilities or tasks as required by their line manager.

Requirements:

Education:    

• Qualified Pharmacy Technician with minimum standard (Diploma in Pharmacy).

Experience:    

• Experience collaborating with local pharmacy systems (MoH and private) is an asset.
• Demonstrable experience in supervising and training others in a team setting.

Language(s):    

• Arabic and English essential.

Knowledge:    

• Excellent written and verbal communication skills.
• Good computer skills: MS Word, MS Excel, Stock Management Stock.

Competencies:    

• Results and quality oriented.
• Teamwork and cooperation.
• Behavioural flexibility.
• Commitment to MSF Principles.
• Stress management.