Job Description

الوظيفة: لوجستي مشروع المياه والإصحاح البيئي
نوع الوظيفة: دوام كامل.
مركز العمل: مأرب - الجوف
مدة العقد: 6 أشهر 
الإشراف: مدير مشروع المياه والإصحاح البيئي بالمشروع 
عدد الموظفين المطلوبين: 1
الموعد النهائي: 24 ديسمبر 2024

نبذة عن صلة

مؤسسة يمنية إنسانية تنموية غير حكومية تسعى إلى تحقيق الاكتفاء المجتمعي المستدام والاستجابة العاج للاحتياجات في قطاعات الأمن الغذائي والزراعي والتمكين والصحة والتعليم والمياه والصرف الصحي والمأوى والحماية بالشراكة مع الجهات التنموية المحلية والدولية.
رسالتنا: الاستجابة للاحتياجات الإنسانية وتعزيز فرص الاكتفاء المجتمعي في اليمن، من خلال تدخلات نوعية ذات أثر مستدام وشراكات فعالة
تلتزم مؤسسة صلة بتكافؤ الفرص ولن تميز ضد أي مرشح على أساس العمر، أو الجنس، أو العرق، أو الدين، أو أي سمة أخرى. تتم جميع عمليات التوظيف بطريقة شفافة، مع اختيار الموظفين على أساس القدرة يتم تشجيع النساء والأشخاص ذوي الإعاقة على التقدم للوظائف.
تعلن مؤسسة صلة للتنمية عن حاجتها الى لوجستي مشروع المياه والإصحاح البيئي (مشروع الدعم الطارئ للمياه والصرف الصحي والنظافة للمجتمعات الضعيفة والنازحين في مديرية الخب والشعف بمحافظة الجوف) الممول من صندوق التمويل الإنساني YHF والذي يشمل تدخلات طارئة في المياه والصرف الصحي والنظافة للمجتمعات الضعيفة والنازحين

اختصاص الوظيفة

يجب أن يكون مسؤول اللوجستيات في المشروع مسؤولاً بشكل مباشر عن منسق الميدان مع خط تقارير فني إلى مدير اللوجستيات. تشمل الواجبات، على سبيل المثال لا الحصر، تتبع الأصول والمخزون والتخزين والمشتريات وإدارة الأسطول وغيرها من الاحتياجات اللوجستية العامة.

المسؤوليات الرئيسية 

• إجراء دراسات استقصائية دورية للسوق المحلية لضمان المعرفة الكاملة بتوافر العناصر المحلية وأسعارها.
• المساعدة في إعداد وإعلان وثائق المناقصة في المواقع المعتمدة.
• مراجعة أوامر الشراء والتأكد من اعتمادها من قبل المرسل إليهم قبل البدء بإجراءات الشراء.
• افتح سجلاً لجميع ملفات PRF الواردة إلى قسم الخدمات اللوجستية وقم بإنشاء ملف تتبع لسهولة البحث عن نتائجها.
• التعامل مع جميع طلبات المشروع والتشغيل PRF وPO والعقد وقسيمة الدفع مع التتبع المناسب.
• دعم مشروع المشتريات والأنشطة التشغيلية (على سبيل المثال، إصدار العطاءات وتقييم العروض والتفاوض / منح العقود)، واتباع الدليل اللوجستي والمساهمة في السلع أو الخدمات الناجحة.
• التواصل مع أصحاب الميزانية وطالبي الموافقات والتوضيحات بشأن أوامر طلباتهم.
• تأكد من تتبع جميع الطلبات من نقطة التخطيط والطلب حتى الاستلام النهائي.
• استقبال عروض الأسعار المادية في المكتب؛ قم بفرزها حسب مرجع طلبات عرض الأسعار للإجراءات.
• المشاركة كميسر في تقييم العطاءات والعروض والتأكد من أن تقرير تقييم العطاءات والتقييم الفني ومحاضر المفاوضات والعقد المتفاوض عليه في اختيار الاستشاريين يحتوي على جميع الحقائق والمعلومات المطلوبة لتبرير التوصيات الواردة في التقرير.
• متابعة حركة سيارات المشروع.
• المشاركة في التحقق المشترك من السلع والمعدات المشتراة والتأكد من مطابقة الأصناف للمواصفات الفنية والكميات.
• بالتنسيق مع مسؤول الموارد البشرية والإدارة، قم بإعداد وتقديم جميع طلبات الدفع المتعلقة بفواتير الخدمات وفواتير الإنترنت وفواتير الخطوط الأرضية وغيرها إلى الإدارة المالية، قبل نهاية إغلاق الشهر.
• مراقبة وتوريد اللوازم المكتبية ومواد التنظيف عند الحاجة.
• تحديث أدوات التتبع وإعداد تقارير المشتريات الشهرية.
• أرشفة جميع المعاملات الخاصة بالمشتريات وحفظها في مكان آمن عن طريق عمل نسخة ورقية وأخرى إلكترونية.
• القيام بأية مهام أخرى يكلف بها من قبل الرئيس المباشر.
• المسؤول عن استلام البضائع. التحقق من كمية ونوعية البضائع المستلمة من الموردين والمنظمات الأخرى والإبلاغ عن أي اختلافات أو أضرار على الفور.
• التأكد من تنظيم العناصر بشكل صحيح وتخزينها بشكل صحيح وحمايتها بشكل جيد وتحديدها بالكامل وسهولة الوصول إليها (النظافة والأمان والوصول).
• تخطيط التحركات والمركبات لسفر المشروع.
• الإشراف على التواصل مع السائقين وتنسيق الحركات.

الكفاءات الوظيفية:

• القدرة على السفر والعمل بشكل متكرر في المواقع الصعبة وغير المصحوبة.
• التفكير التحليلي.
• فهم قوي لعمليات سلسلة التوريد وإدارة المخزون.
• مهارات تنظيمية وقيادية ممتازة، مع القدرة على إدارة الفرق بشكل فعال وتنسيق المهام المتعددة.
• المرونة والقدرة على العمل في بيئة مزدحمة.
• الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على متابعة المهام حتى اكتمالها.

المؤهلات المطلوبة

• شهادة بكالوريوس
• خبرة لا تقل عن سنتين في مجال الخدمات اللوجستية والمشتريات في منظمة غير حكومية في منصب ذي صلة
• مهارات تنظيمية قوية والاهتمام بالتفاصيل
• إتقان اللغة الإنجليزية 
• فهم جيد لبرامج مايكروسوفت أوفيس (Outlook، Excel، Word)

تلتزم مؤسسة صلة بثقافة متنوعة وشاملة، ونحن نسعى إلى توظيف وتطوير والاحتفاظ بالأشخاص الأكثر موهبة من مجموعة متنوعة من المرشحين.
تلتزم مؤسسة صلة بضمان توفير بيئة آمنة وموثوقة تحمي وتعزز رفاهية ورفاهية أي شخص يتعامل مع المؤسسة الخيرية أو يكون جزءًا منها، مع اتباع نهج عدم التسامح مطلقًا مع السلوكيات التي تتحدى ذلك.

Job Title: Logistics Officer for the Water and Environmental Sanitation Project
Job Type: Full-Time
Work Location: Marib - Al Jawf
Contract Duration: 6 months
Supervision: Water and Environmental Sanitation Project Manager
Number of Positions: 1
Application Deadline: December 24, 2024
________________________________________
About Selah
A Yemeni humanitarian and developmental non-governmental organization that strives to achieve sustainable community self-sufficiency and respond promptly to needs in the sectors of food and agricultural security, empowerment, health, education, water and sanitation, shelter, and protection, in partnership with local and international development entities.
Our Mission: Responding to humanitarian needs and enhancing community self-sufficiency opportunities in Yemen through impactful and sustainable interventions and effective partnerships.
The Foundation is committed to equal opportunities and will not discriminate against any candidate based on age, gender, race, religion, or any other characteristic. All recruitment processes are conducted transparently, with staff selected based on merit. Women and persons with disabilities are encouraged to apply.
Selah Foundation for Development announces the need for a Water and Environmental Sanitation Project Manager for the "Emergency Water, Sanitation, and Hygiene Support Project for Vulnerable Communities and Displaced Persons in Al-Khub and Al-Sha’af District, Al-Jawf Governorate," funded by the Yemen Humanitarian Fund (YHF). The project includes emergency interventions in water, sanitation, and hygiene for vulnerable communities and displaced individuals.
________________________________________
Job Overview
The Logistics Officer will be directly responsible for managing logistics coordination with the field coordinator and will report technically to the Logistics Manager. This role includes overseeing asset tracking, inventory management, procurement, fleet management, and other logistical needs for the project.
________________________________________
Key Responsibilities

Logistical Support and Procurement

• Conduct regular local market surveys to monitor the availability and prices of local items.
• Assist in preparing and announcing tender documents at approved sites.
• Review purchase orders (PRF) and ensure proper approvals before starting procurement processes.
• Maintain a record of all incoming PRF files and create a tracking system for easy reference.
• Support the project in procurement activities, such as issuing tenders, evaluating bids, negotiating contracts, and following logistics guidelines.
• Communicate with budget owners and request clarifications regarding orders.
• Ensure proper tracking of all orders from planning to final receipt.
• Receive material price offers, sort them according to the reference of requested quotes.
• Participate in the bid and offer evaluation process, ensuring all necessary facts are included in the report and contracts.
• Monitor the movement of project vehicles.
• Participate in verifying the purchased goods and ensure their compliance with specifications and quantities.
• Coordinate with HR and administration to prepare and submit payment requests for services and utility bills to the finance department before month-end closure.
• Monitor office supply and cleaning material inventory.
• Update procurement tracking tools and prepare monthly reports.
• Archive all procurement transactions securely, keeping both physical and electronic copies.
• Perform any other tasks assigned by the direct supervisor.

Warehouse and Fleet Management

• Oversee the receipt of goods, ensuring their quantity and quality match what was ordered.
• Ensure goods are properly organized, stored, and protected, ensuring cleanliness, safety, and easy access.
• Plan project vehicle movements and coordinate with drivers for trips.

________________________________________
Required Qualifications

• Bachelor's degree
• Minimum of two years of experience in logistics and procurement within an NGO environment in a relevant role.
• Strong organizational skills and attention to detail.
• Proficiency in English.
• Good knowledge of Microsoft Office (Outlook, Excel, Word).