Job Description

Position: Financial assistant 
Location:  Aden, Yemen

About Ghadaq for development:

Ghadaq for Development is a local Yemeni organization established in September 2015. It is a non-governmental and non-profit organization, as well as a voluntary and social organization. With its efficient and effective cadres, it seeks to play a role in the developmental and humanitarian aspects and contribute to bringing people out of poverty and unemployment to self-sufficiency and the production of development and economic projects, for the benefit of the whole society. Therefore, Ghadaq has developed long-term plans, studies, and programs in various areas that society needs, considering the neediest. Ghadaq is also working to establish effective partnerships with partners of development and humanitarian relief. Ghadaq has implemented several projects and is looking forward to preparing long-term programs to assist communities in various sectors including food security, agriculture, livelihoods, WASH, nutrition, education, capacity building, and protection.

Summary:

The Financial Assistant will be responsible for preparing and reviewing the project’s financial transactions. This includes entering financial data, monitoring the technical requirements necessary for implementation, and ensuring adherence to financial and administrative policies, procedures, and regulations. The role requires maintaining internal controls, safeguarding project resources, and achieving established objectives to ensure the highest quality standards. Additionally, the Financial Assistant will follow up on all operational tasks assigned in the relevant operational plan.

Responsibilities: 

The Financial assistant’s responsibilities will include (but NOT limited to) the following:

• Preparing the exchange movement with supporting documents for the expenses of the project.
• Ensure the disbursement in accordance with the budget numbers and codes approved in the organization.
• Assist in the examination and verification of the correctness and completion of the necessary documents and approvals in accordance with the policies and procedures of the organization.
• Archiving documents related to financial operations and expenditures in special files on a regular and proper basis.
• Follow up the implementation of spending policies and plans, contracts and their financial requirements to ensure the provision of materials and services in coordination with the concerned departments in accordance with the established rules.
• Follow up and ensure that there are no irregularities in the exchange, report them to the concerned authorities, and implement the accounting treatment for errors.
• Reviewing warehouse supply and exchange orders, attaching supporting documents, making reconciliations between accounts and stores, monitoring items, and submitting inventory and items reports.
• Preparing customer invoices, verifying the attachment of documentary evidence, and ensuring that they are in accordance with the terms of the contracts concluded and additional approved services, and proofing the invoices in the accounting system, and matching the accounts of customers.
• Reviewing the statements of the covenant for the employees and the field, reviewing and auditing the financial procedures.
• Analyzing and following up the daily settlements of accounts, balances, and the daily movement of the account, including transfers, discounts, and preparing the necessary financial and accounting reports.
• Receiving the invoices of the suppliers, verifying the fulfillment of the necessary documentary evidence, proving the supplier's invoices in the accounting system, matching the suppliers' accounts statements monthly, saving them in the matching files and archiving them.
• Checking the percentages of completion of services and activities and matching them with contracts and agreements concluded before disbursing payments, and implementing any discounts or fines.
• Commitment to the application of policies, systems and regulations governing work, documentation of all accounting operations, and application of quality and safety standards to maintain quality standards
• Preparing a draft of the project’s financial report (monthly/quarterly/semi-annual) and submitting it to the direct supervisor.
• Preparing periodic, daily, weekly, and monthly work reports, according to procedures.
• Field visits and the disbursement of monetary allowances, if necessary.
• Prepare bank reconciliations monthly or twice a month as needed.
• Checking petty cash movements and preparing the related payment. And inventory the fund monthly according to the financial evidence.
• Follow up on procurement operations, coordinate with the procurement official, and ensure that all procurement procedures are completed before raising the disbursement.
• Follow up the financial covenant of the employees and field coordinators of the projects until they are liquidated, and to ensure the validity and integrity of the supporting documents and documents, archiving them, and then submitting them to the financial manager.
• Perform any other tasks assigned to him/ her within his responsibilities

Required qualifications and skills:

• Bachelor's degree in accounting 
• Excellent English language speaking and writing
• Good knowledge of accounting procedures and principles, financial management, tax compliance, and operations.
• Understanding of Yemeni employment and financial legislation.
• Understanding of INGO operations procedures and requirements.
• Work experience in finance, accounting or management.
• Excellent ability to prepare and draft reports
• Good software skills, including Excel, Word, and others
• Ability to work under pressure and solve problems
• The ability to manage and perform more than one task at the same time
• A clear commitment to the principles of transparency, accountability and honesty
• Strong ethics, with the ability to manage confidential data.
• Strong time management skills.

المنصب: مساعد مالي 
الموقع: عدن, اليمن 

عن منظمة غدق للتنمية:

غدق للتنمية هي منظمة يمنية محلية تأسست في سبتمبر 2015. وهي منظمة غير حكومية وغير ربحية، فضلا عن كونها منظمة طوعية واجتماعية  وتسعى، بكوادرها الكفؤة والفعالة، إلى القيام بدور في الجوانب الإنمائية والإنسانية والإسهام في إخراج الناس من براثن الفقر والبطالة إلى الاكتفاء الذاتي وإنتاج مشاريع إنمائية واقتصادية لصالح المجتمع بأسره. لذلك، وضعت غدق دراسات وبرامج طويلة الأجل في مختلف المجالات التي يحتاجها المجتمع ككل، مع مراعاة الأكثر احتياجاً. كما تعمل غدق على إقامة شراكات فعالة مع شركاء التنمية والإغاثة الإنسانية.نفذت غدق عددًا من المشاريع وتتطلع إلى إعداد برامج طويلة الأجل لمساعدة المجتمعات في مختلف القطاعات بما في ذلك الأمن الغذائي والزراعة وسبل العيش والمياه والصرف الصحي والنظافة الصحية والتغذية والتعليم وبناء القدرات والحماية.

ملخص الوظيفة :
سيكون المساعد المالي مسؤولا عن إعداد ومراجعة المعاملات المالية للمشروع. ويشمل ذلك إدخال البيانات المالية، ومراقبة المتطلبات الفنية اللازمة للتنفيذ، وضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات واللوائح المالية والإدارية. يتطلب الدور الحفاظ على الرقابة الداخلية وحماية موارد المشروع وتحقيق الأهداف المحددة لضمان أعلى معايير الجودة. وبالإضافة إلى ذلك، سيتابع المساعد المالي جميع المهام التشغيلية المسندة إليها في الخطة التشغيلية ذات الصلة.

المسؤوليات: ستشمل مسؤوليات المساعد المالي (على سبيل المثال لا الحصر) ما يلي:

• إعداد حركة الصرف مع المستندات الداعمة لمصاريف المشروع.
• التأكد من صرف الصرف وفقا لأرقام ورموز الميزانية المعتمدة في المنظمة.
• المساعدة في فحص والتحقق من صحة واستكمال المستندات والموافقات اللازمة وفقا لسياسات وإجراءات المنظمة.
• أرشفة الوثائق المتعلقة بالعمليات والنفقات المالية في ملفات خاصة بشكل منتظم وسليم.
• متابعة تنفيذ سياسات وخطط الإنفاق والعقود ومتطلباتها المالية لضمان توفير المواد والخدمات بالتنسيق مع الإدارات المعنية وفقا للقواعد المقررة.
• متابعة والتأكد من عدم وجود مخالفات في البورصة وإبلاغ الجهات المعنية بها وتنفيذ المعالجة المحاسبية للأخطاء.
• مراجعة أوامر توريد واستبدال المستودعات وإرفاق المستندات المؤيدة وإجراء التسويات بين الحسابات والمخازن ومراقبة الأصناف وتقديم تقارير المخزون والأصناف.
• إعداد فواتير العملاء والتحقق من إرفاق الأدلة المستندية والتأكد من مطابقتها لشروط العقود المبرمة والخدمات الإضافية المعتمدة، وإثبات الفواتير في النظام المحاسبي، ومطابقة حسابات العملاء.
• مراجعة بيانات العهد للموظفين والميدان ومراجعة وتدقيق الإجراءات المالية.
• تحليل ومتابعة التسويات اليومية للحسابات والأرصدة والحركة اليومية للحساب بما في ذلك التحويلات والخصومات وإعداد التقارير المالية والمحاسبية اللازمة.
• استلام فواتير الموردين والتحقق من استيفاء الأدلة المستندية اللازمة وإثبات فواتير المورد في النظام المحاسبي ومطابقة كشوف حسابات الموردين شهريا وحفظها في الملفات المطابقة وأرشفتها.
• التحقق من نسب إنجاز الخدمات والأنشطة ومطابقتها مع العقود والاتفاقيات المبرمة قبل صرف المدفوعات، وتنفيذ أي خصومات أو غرامات.
• الالتزام بتطبيق السياسات والأنظمة واللوائح المنظمة للعمل، وتوثيق جميع العمليات المحاسبية، وتطبيق معايير الجودة والسلامة للحفاظ على معايير الجودة.
• إعداد مسودة التقرير المالي للمشروع (شهري / ربع سنوي / نصف سنوي) ورفعه إلى المشرف المباشر.
• إعداد تقارير العمل الدورية واليومية والأسبوعية والشهرية حسب الإجراءات.
• الزيارات الميدانية وصرف البدلات النقدية عند الاقتضاء.
• إعداد التسويات المصرفية شهريا أو مرتين في الشهر حسب الحاجة.
• التحقق من حركات المصروفات النثرية وإعداد الدفعات المتعلقة بها. وجرد الصندوق شهريا حسب الأدلة المالية.
• متابعة عمليات المشتريات والتنسيق مع مسؤول المشتريات والتأكد من استكمال جميع إجراءات الشراء قبل رفع المصروف.
• متابعة العهد المالي للموظفين والمنسقين الميدانيين للمشاريع حتى يتم تصفيتها ، والتأكد من صحة وسلامة المستندات والمستندات المؤيدة لها ، وأرشفتها ، ومن ثم تقديمها إلى المدير المالي.
• أداء أي مهام أخرى تكلف به في إطار مسؤولياته

-     المؤهلات والمهارات المطلوبة:

• درجة البكالوريوس في المحاسبة 
• تفوق التحدث والكتابة باللغة الإنجليزية
• معرفة جيدة بالإجراءات والمبادئ المحاسبية والإدارة المالية والامتثال الضريبي والعمليات.
• فهم التوظيف اليمني والتشريعات المالية.
• فهم إجراءات ومتطلبات عمليات المنظمات غير الحكومية الدولية.
• خبرة عملية في مجال التمويل أو المحاسبة أو الإدارة.
• قدرة ممتازة على إعداد وصياغة التقارير
• مهارات برمجية جيدة ، بما في ذلك Excel و Word وغيرها
• القدرة على العمل تحت الضغط وحل المشكلات
• القدرة على إدارة وتنفيذ أكثر من مهمة في نفس الوقت
• التزام واضح بمبادئ الشفافية والمساءلة والصدق
• أخلاقيات قوية ، مع القدرة على إدارة البيانات السرية.
• مهارات قوية في إدارة الوقت.