Job Description

Job Title: Procurement Responsible
Location:  Aden
Hours: Full-time
Reporting to: Financial Manager and Project Manager
Duration: 9 Months 
Start Date: ASAP
Applications Deadline: 5 Oct. 2024

Yamany Foundation for Development and Humanitarian Work (YDH ):

Is an independent and non-profit civil society foundation, founded on 1 - January - 2013, concerned with development work and humanitarian interventions and seeks to alleviate human suffering and provide humanitarian and development services in Yemen.

Job Purpose:

Carrying out project-related procurement operations. Purchased items are tracked from the initial stages to the final stages to ensure their compliance with quality and specifications, on-time arrival and delivery to the operations area.

Responsibilities:

Logistics and Coordination

• Coordinate closely with stakeholders and project staff in planning and managing the daily movement of vehicles and transportation.
• Organize and maintain computerized records containing vendor and tender information in a way that is easily retrievable when needed.
• Process requests in purchase orders and complete purchasing procedures.
• Receive and restrict the tender record, mail as required, and organize the tenders for review by the project management.
• Communicate with vendors regarding prices, product availability, and delivery, and follow up on their supply.
• Support the implementation of project activities including, but not limited to: procurement, transportation, distribution, storage, and vehicle and asset management.

Procurement and Tenders

• Ensure strict compliance of procurement and tender activities with YDH, donor, and regulatory policies, regulations, and procedures.
• Develop best practices to improve the quality and transparency of YDH procurement processes.
• Organize procurement and tender processes, including preparation of procurement documentation.
• In close coordination with the project team, ensure implementation of the project procurement plan.
• Negotiate contract terms.
• Prepare a weekly procurement tracking tool, ensuring timely delivery of purchased supplies and materials, payments, and warehouse operations (as applicable).
• Prepare and maintain asset and inventory records.

Transportation Movement

• In coordination with the Security and Safety Officer, verify that vehicles meet safety standards, are properly equipped, and are well-maintained.
• Verify actual movement against records provided. (On demand)

Documentation and Auditing Responsibilities

• Ensure that all procurement documentation is complete and compliant with YDH internal regulations, with special attention to procurement and tender documentation in addition to asset management documentation.
• Maintain storage of logistics documentation in both hard copy and electronic archiving.

Qualifications, experience, and skills:

• Bachelor’s degree in business administration or commerce, or an accredited certificate in supply chain management and procurement.
• At least two years of professional experience working with NGOs/INGOs in a similar position.
• Analytical skills for market trends.
• Strong communication and negotiation skills.
• Planning and organization skills, attention to detail, and the ability to be flexible and adapt to potential changes in purchasing operations.
• Ability to work effectively under pressure in a fast-paced environment
• The ability to prepare periodic reports on purchases and studies necessary for the procurement department.
• Proficiency in using computer programs and accounting skills.

Working conditions:

• Due to the nature of activities and areas where YDH operates, you might have to work below normal/difficult working/travel/accommodation conditions. The jobholder is required to be able to work out of office location, and for extended periods.

عنوان الوظيفة: مسؤول مشتريات    
الموقع: عدن     
عدد الساعات: دوام كامل    
تقديم التقارير الى: المدير المالي ومدير المشروع    
 الفترة الزمنية: 9 أشهر  
تاريخ البدء: بشكل عاجل    
الموعد النهائي للتقديم: 5 أكتوبر 2024م    

مؤسسة يماني للتنمية والاعمال الإنسانية: YDH

هي مؤسسة مجتمع مدني مستقلة وغير ربحية، تأسست في 1 – يناير – 2013 م، تهتم بالأعمال التنموية والتدخلات الإنسانية وتسعى لتخفيف معاناة الإنسان وتقديم الخدمات الإنسانية والتنموية في اليمن.

الغرض من الوظيفة:

القيام بعمليات الشراء المتعلقة بالمشروع، و تتبع العناصر المشتراة من المراحل الأولية إلى المراحل النهائية لضمان مطابقتها للجودة والمواصفات والوصول في الوقت المحدد والتسليم إلى منطقة العمليات.

المسؤوليات:

اللوجستية والتنسيق

• التنسيق بشكل وثيق مع الجهات المختصة وموظفي المشروع في تخطيط وإدارة الحركة اليومية للمركبات والنقل.
• تنظيم والحفاظ على السجلات المحوسبة التي تحتوي على معلومات البائع والعطاءات بطريقة يسهل الرجوع اليها عند الحاجة.
• معالجة الطلب في أوامر الشراء واتمام إجراءات الشراء.
• تلقي وتقييد سجل العطاء، والبريد كما هو مطلوب، وتنظيم العطاءات للمراجعة من قبل إدارة المشروع.
• التواصل مع البائعين فيما يتعلق بالأسعار، وتوافر المنتجات وجلبها، ومتابعة توريدها .
• دعم تنفيذ أنشطة المشروع بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: المشتريات والنقل والتوزيع والتخزين وإدارة المركبات والأصول

المشتريات والمناقصات

• ضمان الامتثال الصارم لأنشطة المشتريات والعطاءات مع سياسات YDH والجهات المانحة لها واللوائح والإجراءات
• تطوير أفضل الممارسات لتحسين جودة وشفافية عمليات الشراء لدى YDH
• تنظيم عمليات الشراء والعطاءات بما في ذلك إعداد وثائق الشراء
• بالتنسيق الوثيق مع فريق المشروع، تأكد من تنفيذ خطة مشتريات المشروع.
• التفاوض على شروط العقود.
• إعداد أداة تعقب المشتريات الأسبوعية، وضمان التسليم في الوقت المناسب للإمدادات والمواد المشتراة والمدفوعات وأعمال المستودعات (عند الاقتضاء)
• إعداد وصيانة سجل الأصول والمخزون.

حركة النقل

• بالتنسيق مع مسؤول الأمن والسلامة، التحقق مما إذا كانت المركبات تلبي معايير السلامة ومجهزة بشكل مناسب وتتم صيانتها بشكل جيد.
• التحقق من الحركة الفعلية مقابل السجلات المقدمة. (عند الطلب)

وظائف التوثيق والتدقيق

• التأكد من أن جميع وثائق المشتريات كاملة ومتوافقة مع اللوائح الداخلية لـ YDH، مع إيلاء اهتمام خاص لوثائق المشتريات والعطاءات بالإضافة إلى وثائق إدارة الأصول
• الحفاظ على تخزين الوثائق اللوجستية في كل من النسخ الورقية والأرشفة الإلكترونية

المؤهلات والخبرات والمهارات:

• درجة البكالوريوس في ادارة الاعمال او التجارة، أو شهادة معتمدة في إدارة سلاسل التوريد والمشتريات.
• سنتين على الأقل من الخبرة المهنية في العمل مع المنظمات غير الحكومية/المنظمات الدولية غير الحكومية في منصب مماثل.
• مهارات تحليلية لاتجاهات السوق.
• مهارات اتصال وتفاوض قوية.
• مهارات التخطيط والتنظيم والاهتمام بالتفاصيل والقدرة على المرونة والتكيف مع التغيرات المحتملة بعمليات الشراء.
• القدرة على العمل بفعالية تحت الضغط في بيئة سريعة الوتيرة
• القدرة على اعداد التقارير الدورية عن المشتريات والدراسات اللازمة لقسم المشتريات.
• إجادة التعامل مع برامج الحاسوب والمهارات المحاسبية.

ظروف العمل:

• نظرًا لطبيعة الأنشطة والمناطق التي تعمل فيها YDH، قد تضطر إلى العمل في ظل ظروف العمل / السفر / الإقامة العادية / الصعبة. يجب أن يكون صاحب المتقدم للوظيفة قادرًا على العمل خارج موقع المكتب ولفترات طويلة.