Job Description
المسمى الوظيفي: مساعد إداري
الموقع: صنعاء – الاصبحي.
النشاط: الخدمات القانونية والاستشارية والإدارية.
ملخص العمل
يعلن مكتب ترو ادفايس (الاستشارة الحقيقية) للخدمات القانونية والاستشارية، مقره الرئيسي صنعاء، عن حاجته لمساعد/ة إداري/ة، لديه خبرة لتقديم الدعم الإداري لإدارة المبيعات والمستشارين والمدير العام.
ستعمل بشكل وثيق مع مدير المبيعات والمدير العام والمستشارين. لضمان إدارة جداولهم بكفاءة، والتعامل مع المراسلات، وتنظيم الاجتماعات.
يتطلب هذا المنصب مهارات تنظيمية، واهتمامًا بالتفاصيل، وقدرات اتصال ممتازة، والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى قدر من التكتم.
كذلك ستقوم بالتعامل مع عملاء مكتب.
المسؤوليات
- إدارة الجدول اليومي والمواعيد للمستشارين والمدير العام، وتنسيق المواعيد والاجتماعات.
- فحص وإدارة المكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات للمكتب من العملاء، وتحديد الأولويات والرد عليها حسب الضرورة.
- مساعدة إدارة المبيعات في فتح ملفات العملاء والتنسيق مع الفرق الميدانية.
- التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بأقصى درجات التقدير والحفاظ على مستوى عالٍ من السرية.
- حفظ الملفات وحفظ السجلات وإدارة المستندات.
- الحفاظ على اللوازم المكتبية والمعدات والمخزون للمكتب.
على المتقدم ان تتوفر فيه المهارات الآتية:
- الخبرة: خبرة كمساعد إداري او سكرتارية أو في دور مماثل.
- المهارات الإدارية: الاهتمام بالتفاصيل والدقة في أداء الواجبات الوظيفية. مهارات تنظيمية وإدارة الوقت، مع القدرة على تحديد أولويات المهام بشكل فعال.
- مهارات الاتصال: مهارات تواصل كتابية وشفوية استثنائية باللغتين العربية والإنجليزية، مع القدرة على التفاعل بشكل احترافي على جميع المستويات.
- المهارات التقنية: الكفاءة في استخدام أدوات الإنتاجية، مثل Microsoft Office Suite وGoogle Workspace والبرامج المحاسبية والمبيعات.
- القدرة على التكيف مع التغيير في الأولويات والمواعيد النهائية وساعات العمل.
- السلوك المهني والإيجابي.
- القدرة على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف.
- القدرة على حل المشكلات.
المتطلبات:
- المؤهلات الاكاديمية: مؤهل جامعي او ما يعادله من دبلوم.
- اللغة: اجادة اللغة العربية ومستوى جيد في اللغة الإنجليزية.
- العمر: الا يزيد عمر المتقدم عن 35 سنة.
- السيرة الذاتية.
- البطاقة الشخصية (سارية).
- تعريف من عاقل الحارة التي يسكن بها مقدم الطلب.