اسم الوظيفة: مساعدة إدارية
المحافظة: أمانة العاصمة
تبحث منظمة غير حكومية وغير ربحية تعمل في جميع أنحاء اليمن عن مرشح مناسب لشغل منصب " مساعدة إدارية "
تلتزم المنظمة بصون الأفراد الذين تعمل معهم والمستفيدين الذين تتعامل معهم وتخدمهم، ولا تتسامح المنظمة مطلقاً صفر تسامح مع أي انتهاكات او تجاوزات لقواعد السلوك الخاصة بالمنظمة، سياسة الصون والحماية من الاستغلال والانتهاك الجنسيين، منع الاختلاس والفساد وتضارب المصالح.
وينعكس هذا الالتزام على إجراءات المنظمة المتعلقة بالاختيار والتوظيف، ويُتوقع من جميع الموظفين والمتطوعين مشاركة الالتزام بجميع السياسات. سيخضع المرشحون والمرشحات الذين سيتم اختيارهم لفحوصات مرجعية وخلفية دقيقة بخصوص سلوكهم السابق المتعلق بالاستغلال والانتهاك الجنسيين، وقد يُطلب منهم تقديم معلومات إضافية فيما بعد خلال عملية الاختيار.
الموعد النهائي للتقديم: 17/06/2024
ملخص المهام:
المساعدة الإدارية هي الموظفة المسؤولة عن المساعدة في تنسيق وجدولة الاجتماعات المختلفة، وتجهيز المراسلات، المحاضر، وتقارير الاجتماعات، والعمل على تنسيق التجهيزات اللوجستية للإدارة العليا.
المهام الرئيسية:
- القيام بمهام تنسيق وجدولة الاجتماعات المختلفة.
- القيام بتجهيز وجمع الوثائق الازمة للاجتماعات المختلفة.
- تجهيز واعداد اجندات، محاضر، تقارير الاجتماعات.
- تنسيق التجهيزات اللوجستية للإدارة العليا مع الإدارات المختصة.
- إعداد وتنسيق المرسلات الرسمية للإدارة العليا.
- المساعدة في الترجمة الفورية في الاجتماعات.
- القيام بمهام الارشفة الالكترونية والوقية للوثائق ذات العلاقة.
المؤهلات والخبرات والمهارات المطلوبة:
- بكالوريوس إدارة اعمال، لغة انجليزية، او تخصص ذو علاقة.
- خبرة عمل في مجال مشابهة لا تقل عن سنة.
- مهارات العمل على برامج الاكسل والورد والجوجل درايف.
- لغة انجليزية ممتازة.
- مهارات إدارة الوقت والمتابعة.
- مهارات إعداد محاضر الاجتماعات، التقارير.
- مهارات التخطيط والتنظيم.
- مهارات التواصل.
Job Title: Administrative Assistant
Governorate: Amanat al-Asimah
A non-governmental, non-profit organization operating across Yemen is looking for a suitable candidate to fill the position of " Administrative Assistant"
The organization is dedicated to safeguarding both the individuals it collaborates with and serves. The organization maintains a zero-tolerance policy towards any infractions or transgressions of its Code of Conduct, Safeguarding and Protection of Sexual Exploitation and Abuse (PSEA) Policy, Anti-Embezzlement, Corruption, and Conflict of Interest Policy. This dedication permeates the organization's recruitment and employment protocols, requiring all employees and volunteers to proactively champion and abide by all its policies. Selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks against their past behavior related to sexual exploitation and abuse and may be required to provide additional information further on in the selection process.
The deadline for submission: is 17-06-2024
Task summary:
The Administrative Assistant is the employee responsible for coordinating and scheduling various meetings, preparing correspondence, minutes, and meeting reports, as well as coordinating logistical arrangements for the Top management.
Main Tasks:
- Coordinating and scheduling various meetings.
- Preparing and gathering necessary documents for different meetings.
- Preparing agendas, minutes, and meeting reports.
- Arrange logistical details for the Top management with relevant departments.
- Preparing and coordinating official correspondence for the Top management
- Provide interpretation support during meetings as needed.
- Conducting digital and paper archiving for related documents.
Required Qualifications, Experience, and Skills:
- Bachelor's degree in Business Administration, English language, or a related major.
- Work experience in a similar field of at least one year.
- Working skills in Excel, Word, and Google Drive programs.
- Excellent English language.
- Time management and follow-up skills.
- Skills in preparing meeting minutes and reports.
- Planning and organizing skills
- Communications skills.