Job Description
مسؤول المشتريات (مكتب صنعاء)
نبذة عن العون المباشر
العون المباشر من المنظمات الدولية العاملة في المجالين الإنساني والتنموي، أسسها الدكتور/ عبد الرحمن السميط رحمة الله عليه عام (1981م) كمنظمة تطوعية غير حكومية مهتمة بالتنمية في الأماكن الأكثر احتياجاً في أفريقيا واليمن ولديها حاليا (31) فرعاً، وتهدف المنظمة إلى الاهتمام بالتعليم والتنمية للفرد والعناية بالخدمات الصحية وتطويرها ومحاربة الفقر والقيام بكافة أنشطة البر والخير وذلك باستهداف الفئات الاجتماعية الأكثر احتياجاً والمرضى والأيتام وضحايا الكوارث الإنسانية والطبيعية. خلال سنوات عديدة من العطاء منذ عام (1981م)، تمت الموافقة على اسم العون المباشر بدلاً عن لجنة مسلمي أفريقيا وذلك يوم الاثنين (17 مايو 1999م) بسبب توسيع نطاق مشاريعها الإنسانية. وتعتزم منظمة العون المباشر استمرار عملها في تطوير المجتمعات الأقل حظاً والأكثر احتياجاً.
تم تأسيس مكتب اليمن بموجب الاتفاقية الأساسية الموقعة مع حكومة الجمهورية اليمنية ممثلة بوزارة التخطيط والتعاون الدولي والعون المباشر بتاريخ 26 ديسمبر 2012 م. حيث ركز المكتب منذ بداية مزاولة نشاطه عام 2013 م على مشاريع المياه، حيث تم تنفيذ سلسلة من المشاريع الحيوية المستدامة التي وضعت حلولاً جذرية لمشكلة المياه في مختلف محافظات الجمهورية اليمنية.
في عام 2015 م توسعت مجالات عمل المكتب، وتضمنت أنشطته مشاريع الاستجابة الطارئة، الصحة، التعليم ومشاريع موسمية وإنشائية وخدمية، ومشاريع أخرى ذات أهمية لتنمية الفرد والمجتمع في ظل الظروف التي تمر بها البلاد من أوضاع غير مستقرة. تعد العون المباشر من المنظمات الرائدة والسباقة في التخفيف من وطأة الأوضاع الإنسانية المتدهورة من خلال تقديم تدخلات إنسانية في شتى القطاعات.
الهدف من الوظيفة
الهدف الرئيسي من هذا المنصب هو المساهمة في تحسين التشغيل العام الفعال لإدارة المشتريات والمساعدة في إدارة وتنظيم جميع متطلبات نجاح مشاريع العون المباشر في اليمن.
- المسمى الوظيفي: مسؤول المشتريات.
- الموقع: صنعاء.
- وقت البدء: في اسرع وقت ممكن.
- الحالة: دوام كامل.
- تقرير إلى: المدير المباشر .
المهام والمسؤوليات
- تطبيق وتنفيذ سياسات ونظم المشتريات بالجمعية على كافة مشتريات الدولة التي تنطبق عليها شروط لجنة المشتريات.
- تجميع طلبات الشراء التي تخص المكتب الميداني والمراكز والوحدات التابعة له وإدخالها في موديول الجمعية للمشتريات للحصول على الاعتمادات الضرورية، مع إضافة الأصناف الجديدة الغير متواجدة بالبرنامج المحاسبي لتحديثها.
- تنسيق وترتيب خطط المشتريات اليومية والشهرية والسنوية بما يتوافق مع خطة ومتطلبات المكتب الميداني، وتنفيذ خطة المشتريات طبقا للضوابط الإدارية والمالية المعتمدة .
- التواصل مع الشركات والهيئات لجمع عروض الأسعار المطلوبة والمناسبة مع مراعاة ضوابط الجودة المطلوبة، والتنسيق مع الشركات والموردين لتأمين شروط الجودة والأسعار المناسبة.
- مقارنة عروض الأسعار التي تم الحصول عليها من خلال لجنة المشتريات بالمكتب الميداني.
- إرسال أوامر التوريد إلى الشركات والموردين ومتابعتها حتى يتم الاستلام في الوقت المحدد وطبقا للمواصفات المطلوبة.
- إنشاء ملفات للموردين تشمل جميع التفاصيل اللازمة مثل موردين القرطاسية، وموردين الأدوات الكهربائية والأجهزة والاثاث ومواد البناء، وموردي المواد الغذائية، وغيرهم على النظام المحاسبي.
- تجهيز قاعدة بيانات عن الموردين وآلية التواصل معهم والتحقق من أنها شركات مسجلة بصورة قانونية.
- الاحتفاظ بملفات طلبات الشراء الداخلية والخارجية، وعروض الأسعار والعقود والنماذج المستخدمة وعمل أرشيف متكامل لكافة المشتريات.
- المتابعة الدائمة للمخزن للوقوف على الاحتياجات المطلوبة من المواد, والتأكد من إستلام مواد المشتريات طبقا لضوابط العقد التفصيلية وتسليمها للمخزن طبقا لمستندات الشراء، وتعجيل الطلبات المفتوحة.
- متابعة التغيرات التي تظهر على أسعار المواد الخام بشكل دوري.
- التوصية ومتابعة تسليم مستحقات الشركات والموردين طبقا لضوابط العقود المبرمة.
- تقديم تقرير شهري عن خطة المشتريات إلى المدير المباشر.
- تنفيذ الإجراءات المتعلقة بالمناقصات حسب توجيهات الإدارة.
- تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها من قبل الرئيس المباشر ففي إطار اختصاصاته الوظيفية.
الكفاءات
- العمل الجماعي
- حل المشكلات
- خدمة العملاء
- الاتصال الفعال
- التوجه نحو النتائج
- صنع القرار
- التحفيز الذاتي
- الإدارة الذاتية
- النزاهة
- الوعي
المؤهلات:
- درجة البكالوريوس في المحاسبة أو مجالات ذات صلة.
الخبرات:
- - خبرة لا تقل عن 3 سنوات في العمل في نفس المجال ، ويفضل أن يكون ذلك مع المنظمات الغير الحكومية الدولية.
المهارات:
- مهارات التفاوض والوصول إلى أفضل الاتفاقيات و الصفقات والعروض لصالح المؤسسة.
- التفكير النقدي والتحليل لاتجاهات السوق.
- مهارات التخطيط والتنظيم لإعداد التقارير والدراسات اللازمة لقسم المشتريات.
- إجادة المهارات المحاسبية اللازمة للتعامل مع الفواتير المتعلقة بالموارد والمنتجات التي يتم استيرادها .
- اجادة مهارات العمل الجماعي وتحمل ضغوط العمل.
- معرفة المبادئ القانونية والأخلاقية في مجال المشتريات.
معايير السلوك المهني
- النزاهة والخدمة والمساءلة، وفقا لهذه القيم: تعمل العون المباشر وتنفذ سياسات بشأن حماية المستفيدين من الاستغلال وسوء المعاملة، وحماية الأطفال، ومكافحة التحرش في مكان العمل، والنزاهة المالية، ومكافحة الانتقام.
- تلتزم المنظمة بتوفير بيئة عمل لا تحمل أي شكل من أشكال الاستغلال أو التحرش الجنسي، بما في ذلك الضحايا المعرضين لمخاطر الاستغلال وضمان احترام الحقوق الإنسانية لجميع الأفراد، ويتطلب من جميع الموظفين الالتزام بمعايير السلوك الأخلاقي العالي.
- يتعين على المقبولين تقديم شهادة حسن السيرة والسلوك، وسِجل خالٍ من حوادث العنف أو الاستغلال الجنسي من جهات الاعمال السابقة بموجب نموذج المرجعيات الخاصة بالعون المباشر.