Job Description

Position: Logistic Assistant
Organization: Coalition of Relief and Building .
Duration : 4Months
Duty Station: Marib Governorate – City
Deadline: 26/12/2024

Background:

Coalition of Relief and Building (CRB) is a non-governmental, non-profit organization established in 2016, with license number (220). Its headquarters is in the city of Marib and it has an office in the temporary capital, Aden.
CRB aims to contribute to the development of Yemeni society and alleviate the suffering of vulnerable and displaced families in accordance with sustainable development standards.
CRB works in relief and sustainable projects in the sectors of food security, water and environmental sanitation, shelter, education, health and protection.
CRB covers many segments of society in a number of governorates of the Republic with its services and activities

Project overview:

With funding from the Yemen Humanitarian Fund (YHF), the Coalition of Relief and Building (CRB) will implement an Emergency Food Assistance (EFA) project aimed at enhancing food security for the most vulnerable families affected by recent floods in Marib Governorate, Yemen.
Code of Project: 

Job Summary

The Procurement and Logistics Assistant will be reported to project manager and CRB Procurement and Logistics manager and he will be responsible for managing and overseeing the project procurement processes. This includes preparing and reviewing procurement documents, entering procurement data, and ensuring compliance with technical requirements necessary for implementation. The Assistant will adhere to CRB’s financial and administrative policies, procedures, and regulations to maintain internal controls, safeguard project resources, and achieve set objectives while ensuring the highest levels of quality.
Additionally, the Procurement and Logistics Assistant will coordinate logistics activities, including the timely delivery of supplies and materials, and will follow up on all operational tasks assigned in the relevant operational plan.

Roles and Responsibilities:

The Procurement and Logistics Assistant’s responsibilities will include (but NOT limited to) the following:

• The Procurement and Logistics Assistant will undertake the following responsibilities, ensuring effective and efficient procurement and logistics management:
• Initiate calls for supply and gather quotations from suppliers as needed to ensure competitive pricing.
• Collaborate closely with business teams to address all aspects of logistics and procurement, fostering strong interdepartmental communication.
• Schedule the transportation and delivery of project supplies to and from the field according to the prepared plan, ensuring secure transportation and safe arrival of goods.
• Execute procurement activities by approved guidelines and procedures, ensuring that all forms and templates are clear, accurate, and properly completed.
• Ensure compliance with organizational and donor policies and procedures throughout all procurement processes.
• Check the availability and pricing of required items in the local market, obtaining quotations to inform purchasing decisions.
• Prepare a weekly summary of all pending purchase orders, detailing the current status of items and expected delivery dates to the project.
• Ensure timely payment to all suppliers, verifying that all supporting documents for purchases and vouchers are complete and accurate.
• Coordinate and liaise with all project stakeholders in the field to guarantee the timely delivery of goods and services.
• Provide recommendations regarding contract renewals, cancellations, or extensions to suppliers as necessary.
• Send weekly activity plans and updates to the line manager via email to maintain clear communication.
• Ensure that all procurement activities are thoroughly documented, including public relations materials, purchase orders, requests for quotations, comparative data, analysis of offers, invoices, and delivery reports.
• Document all purchases with receipts and ensure that appropriate internal paperwork is completed in a timely manner.
• Monitor and manage all goods and supplies used by the project field office, enabling effective, timely, and cost-efficient project implementation.
• Maintain an up-to-date Approved Supplier List (ATC) file and renew ATCs for suppliers as needed.
• Work closely with colleagues and line managers to mitigate the risk of loss and fraud through transparent relationships and meticulous record-keeping.
• Update and maintain the vendor database to ensure accurate and current supplier information.
• Conduct supplier performance evaluations as needed to ensure quality and reliability in procurement.
• Implement effective file management and archiving systems to maintain organized procurement records.
• Follow up with the finance department and vendors to ensure smooth processing of payments and procurement activities.
• Develop and nurture positive relationships with the GADGE team, external suppliers, local authorities, other NGOs, and stakeholders, and foster cooperation and partnerships.
• Obtain necessary approvals for purchasing documents from relevant authorities to ensure compliance with organizational protocols.
• Facilitate the procurement committee meetings to streamline decision-making processes.
• Manage the project's inventory system, if applicable, to ensure accurate tracking and utilization of supplies.

Required qualifications and skills:

• University degree in a related field (accounting, business administration, etc.…) 
• Two years of post-qualification professional experience. Minimum 1.5 years of work experience in logistics, preferably in an NGO environment
• Previous work with an NGO. Experience working in a multicultural environment, preferably in the logistics sector
• Good English (spoken and written),
• Good administration, organization, planning, and time management skills
• Good communication and interpersonal skills
•  Knowledge of supply chain management and other logistics functions
• The ability to encourage and motivate others
• Ability to operate in hostile environments and deal with conflict
• Ability to work under pressure and solve problems
• The ability to manage and perform more than one task at the same time
• A clear commitment to the principles of transparency, accountability and honesty
• Strong ethics, with the ability to manage confidential data.
• Strong time management skills

الوظيفة: مساعد لوجستي
منظمة:منتدى الإغاثة والبناء .
مدة :4 أشهر
محطة العمل: مأرب المحافظة – المدينة
موعد التسليم:26/12/2024

خلفية:

منتدى الإغاثة والبناء (CRB) هي منظمة غير حكومية غير ربحية تأسست عام 2016م برقم ترخيص (220) ومقرها الرئيسي مدينة مأرب ولها مكتب في العاصمة المؤقتة عدن.
تهدف المنظمة إلى المساهمة في تنمية المجتمع اليمني وتخفيف معاناة الأسر الضعيفة والنازحة وفق معايير التنمية المستدامة.
تعمل مؤسسة CRB في مجال مشاريع الإغاثة والتنمية المستدامة في قطاعات الأمن الغذائي والمياه والصرف الصحي البيئي والمأوى والتعليم والصحة والحماية.
يغطي المركز العديد من شرائح المجتمع في عدد من محافظات الجمهورية بخدماته وأنشطته.

نظرة عامة على المشروع:

بتمويل من صندوق اليمن الإنساني (YHF)، سينفذ منتدى الإغاثة والبناء (CRB) مشروع المساعدات الغذائية الطارئة (EFA) الذي يهدف إلى تعزيز الأمن الغذائي للأسر الأكثر ضعفاً المتضررة من الفيضانات الأخيرة في محافظة مأرب، اليمن.

ملخص الوظيفة

سيقدم مساعد المشتريات والخدمات اللوجستية تقاريره إلى مدير المشروع ومدير المشتريات والخدمات اللوجستية في CRB وسيكون مسؤولاً عن إدارة عمليات المشتريات الخاصة بالمشروع والإشراف عليها. ويشمل ذلك إعداد ومراجعة مستندات المشتريات وإدخال بيانات المشتريات وضمان الامتثال للمتطلبات الفنية اللازمة للتنفيذ. وسيلتزم المساعد بالسياسات والإجراءات واللوائح المالية والإدارية لـ CRB للحفاظ على الضوابط الداخلية وحماية موارد المشروع وتحقيق الأهداف المحددة مع ضمان أعلى مستويات الجودة. بالإضافة إلى ذلك، سينسق مساعد المشتريات والخدمات اللوجستية الأنشطة اللوجستية، بما في ذلك التسليم في الوقت المناسب للإمدادات والمواد، وسيتابع جميع المهام التشغيلية الموكلة في الخطة التشغيلية ذات الصلة.

الأدوار والمسؤوليات:
تشمل مسؤوليات مساعد المشتريات والخدمات اللوجستية ما يلي (ولكن لا تقتصر على:

• - يتولى مساعد المشتريات والخدمات اللوجستية المسؤوليات التالية، لضمان إدارة المشتريات والخدمات اللوجستية بشكل فعال وكفء.
• - بدء طلبات التوريد وجمع عروض الأسعار من الموردين حسب الحاجة لضمان تسعير تنافسي.
•  - التعاون بشكل وثيق مع فرق العمل لمعالجة جميع جوانب الخدمات اللوجستية والمشتريات، وتعزيز التواصل القوي بين الإدارات.
•  - جدولة نقل وتسليم مستلزمات المشروع من وإلى الميدان وفقًا للخطة المعدة، وضمان النقل الآمن والوصول الآمن للسلع. 
•  - تنفيذ أنشطة الشراء وفقًا للمبادئ التوجيهية والإجراءات المعتمدة، والتأكد من أن جميع النماذج والقوالب واضحة ودقيقة ومكتملة بشكل صحيح.
•  - ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات المنظمة والمانحين في جميع عمليات الشراء.
•  - التحقق من توافر وتسعير العناصر المطلوبة في السوق المحلية، والحصول على عروض الأسعار لإبلاغ قرارات الشراء. - إعداد ملخص أسبوعي لجميع أوامر الشراء المعلقة، وتفصيل الحالة الحالية للعناصر وتواريخ التسليم المتوقعة للمشروع. 
• - ضمان الدفع في الوقت المناسب لجميع الموردين، والتحقق من اكتمال ودقة جميع المستندات الداعمة للمشتريات والقسائم. - التنسيق والاتصال بجميع أصحاب المصلحة في المشروع في الميدان لضمان تسليم السلع والخدمات في الوقت المناسب. 
• - تقديم توصيات بشأن تجديد العقود أو إلغائها أو تمديدها للموردين حسب الضرورة. إرسال خطط الأنشطة الأسبوعية والتحديثات إلى مدير الخط عبر البريد الإلكتروني للحفاظ على التواصل الواضح.
• - التأكد من توثيق جميع أنشطة المشتريات بدقة، بما في ذلك مواد العلاقات العامة وأوامر الشراء وطلبات الأسعار والبيانات المقارنة وتحليل العروض والفواتير وتقارير التسليم.
• - توثيق جميع المشتريات بالإيصالات والتأكد من استكمال المستندات الداخلية المناسبة في الوقت المناسب.
• - مراقبة وإدارة جميع السلع والإمدادات التي يستخدمها مكتب المشروع الميداني، مما يتيح تنفيذ المشروع بشكل فعال وفي الوقت المناسب وبتكلفة فعّالة.
• - الحفاظ على ملف قائمة الموردين المعتمدين (ATC) المحدث وتجديد قوائم الموردين المعتمدين (ATC) للموردين حسب الحاجة.- العمل بشكل وثيق مع الزملاء ومديري الخطوط للتخفيف من مخاطر الخسارة والاحتيال من خلال العلاقات الشفافة والاحتفاظ بالسجلات الدقيقة.
• - تحديث قاعدة بيانات الموردين والحفاظ عليها لضمان دقة وتحديث معلومات الموردين.- إجراء تقييمات أداء الموردين حسب الحاجة لضمان الجودة والموثوقية في المشتريات.
• - تنفيذ أنظمة إدارة الملفات والأرشفة الفعالة للحفاظ على سجلات المشتريات المنظمة.
• - المتابعة مع قسم المالية والبائعين لضمان المعالجة السلسة للمدفوعات وأنشطة المشتريات.- تطوير ورعاية العلاقات الإيجابية مع 
• - العمل مع فريق GADGE والموردين الخارجيين والسلطات المحلية والمنظمات غير الحكومية الأخرى وأصحاب المصلحة وتعزيز التعاون والشراكات. 
• - الحصول على الموافقات اللازمة لشراء الوثائق من السلطات المعنية لضمان الامتثال للبروتوكولات التنظيمية.
• - تسهيل اجتماعات لجنة المشتريات لتبسيط عمليات صنع القرار.
• - إدارة نظام مخزون المشروع، إذا لزم الأمر، لضمان التتبع الدقيق والاستفادة من الإمدادات.

المؤهلات والمهارات المطلوبة:

• - درجة جامعية في مجال ذي صلة (محاسبة، إدارة أعمال، إلخ...)
•  - سنتان من الخبرة المهنية بعد التأهيل. خبرة عمل لا تقل عن 1.5 سنة في مجال الخدمات اللوجستية، ويفضل أن تكون في بيئة منظمة غير حكومية.
•  - عمل سابق مع منظمة غير حكومية.
•  - خبرة العمل في بيئة متعددة الثقافات، ويفضل أن تكون في قطاع الخدمات اللوجستية.
•  - اللغة الإنجليزية الجيدة (تحدثًا وكتابة)،
•  - مهارات جيدة في الإدارة والتنظيم والتخطيط وإدارة الوقت. 
• - مهارات تواصل وتواصل جيدة. 
• - معرفة بإدارة سلسلة التوريد والوظائف اللوجستية الأخرى.
•  - القدرة على تشجيع وتحفيز الآخرين. 
• - القدرة على العمل في بيئات معادية والتعامل مع الصراع.
•  - القدرة على العمل تحت الضغط وحل المشكلات.
•  - القدرة على إدارة وتنفيذ أكثر من مهمة في نفس الوقت.
•  - التزام واضح بمبادئ الشفافية والمساءلة والصدق.
•  - أخلاق قوية، مع القدرة على إدارة البيانات السرية.
•  - مهارات قوية في إدارة الوقت.