Job Description

Operational Manager

Location: Aden, Yemen

Job Type: Full-Time

Application Deadline: 15/06/2024 

نوع العمل: دوام كامل

الموقع: عدن, اليمن      

About Qima Coffee and the role:

Qima Coffee is a globally recognised coffee sourcing and trading business that specialises in discovering and offering some of the world’s finest coffees, with the aim of generating sustainable livelihoods for smallholder farmers. Qima Coffee was established in 2016 in Yemen with the aim of restoring Yemen’s coffee sector. We are looking for an Operational Manager to work directly alongside our general management unit on all parts of the business, with a strong emphasis on executing and managing projects. You will be responsible for overseeing the day-to-day operations, ensuring that our business runs smoothly and efficiently. You will play a key role in strategic planning, resource management, and process optimization to support the company’s growth and success.The ideal candidate is a high-performing, high-energy and adaptable team player who thrives in a fast paced environment.

Responsibilities:

• Ensure that all operations activities are carried out in a timely and efficient manner.
• Manage day-to-day operations tasks, such as scheduling, clients and stakeholder meetings, logistics, and staff management.
• Coordinate with team members to ensure that projects are completed on time and within budget.
• Develop and maintain operational processes and workflows to ensure that resources are used efficiently.
• Identify and address operational problems and inefficiencies, report these to the management team and suggest solutions.
• Coordinate with vendors and suppliers to get quotes, negotiate pricing and maintain good relationships with external stakeholders.
• Manage inventory levels and ensure that any shortages are addressed in a timely manner to avoid any disruption in workflows.
• Create and maintain records for all operational activities and ensure that all documents are filed properly.
• Assist in the preparation of budgets, forecasts, and reports related to operational activities.
• Participate in the development of company policies, procedures, goals, and objectives that support the company's mission and vision.

Requirements:

• Proven experience as an operations coordinator, or in a similar role
• Experience in project management, inventory management, and resource allocation
• Excellent communication skills, both verbal and written
• Strong organizational skills and the ability to multitask
• Strong problem-solving skills and attention to detail
• Familiarity with business software applications such as Microsoft Office and Google Suite
• Proactive and able to work independently while also being part of a team
• Bachelor's degree in Business Administration or a related field is preferred
• Ability to work under pressure, adapt well to change, and meet tight deadlines
• English Language ( Speaking and writing ) is preferred.

 
نبذة عن قهوة قمة:

قهوة القمة هي شركة عالمية في مجال توريد وتجارة القهوة وتتخصص في اكتشاف وتقديم بعض أفضل أنواع القهوة في العالم مع التركيز الكبير في مجال البحث والتطوير. تأسست قهوة القمة في عام ٢٠١٦ بهدف توفير سبل عيش مستدامة للمزارعين أصحاب الحيازات الصغيرة. تبحث قهوة القمة عن مدير عمليات للعمل مباشرة ضمن فريقها في عدن والعمل جنبًا إلى جنب مع وحدة الإدارة العامة في جميع أجزاء العمل، مع التركيز على تنفيذ وإدارة المشاريع. المرشح المثالي يجب ان يكون  لديه مهارات العمل ضمن فريق عالي الأداء وذو طاقة عالية وقابل للتكيف ويزدهر في بيئة سريعة الخطى. على المتقدم ان يتحلى بالمهارات القيادية والمبادرة في شغل  عدة وظائف. 

المهام والمسؤوليات:

• التأكد من أن جميع أنشطة العمليات تتم في الوقت المناسب وبطريقة فعالة.
• إدارة مهام العمليات اليومية، مثل الجدولة واجتماعات العملاء وأصحاب المصلحة، والخدمات اللوجستية، وإدارة الموظفين.
• التنسيق مع أعضاء الفريق لضمان إنجاز المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
• تطوير وصيانة العمليات التشغيلية وسير العمل لضمان استخدام الموارد بكفاءة.
• تحديد ومعالجة المشاكل التشغيلية وأوجه القصور، وإبلاغ فريق الإدارة بها واقتراح الحلول.
• التنسيق مع الموردين للحصول على عروض الأسعار والتفاوض بشأن الأسعار والحفاظ على علاقات جيدة مع أصحاب المصلحة الخارجيين.
• إدارة مستويات المخزون والتأكد من معالجة أي نقص في الوقت المناسب لتجنب أي انقطاع في سير العمل.
• إنشاء والاحتفاظ بسجلات لجميع الأنشطة التشغيلية والتأكد من تقديم جميع الوثائق بشكل صحيح.
• المساعدة في إعداد الميزانيات والتقارير المتعلقة بالأنشطة التنفيذية.
• المشاركة في تطوير سياسات الشركة وإجراءاتها وأهدافها وغاياتها التي تدعم مهمة الشركة ورؤيتها.

متطلبات:

• ثبات الخبرة كمنسق عمليات أو في وظيفة مماثلة
• خبرة في إدارة المشاريع، وإدارة المخزون، وتخصيص الموارد
• مهارات اتصال ممتازة، سواء شفهية وخطية في المراسلات الداخلية والخارجية
• مهارات تنظيمية قوية والقدرة على القيام بمهام متعددة في نفس الوقت
• مهارات قوية في حل المشكلات والاهتمام بالتفاصيل
• الإلمام بتطبيقات برامج الأعمال مثل Microsoft Office وGoogle Suite
• استباقي وقادر على العمل بشكل في ضمن فريق واحد او ضمن المهام الفردية
• يفضل ان يكون حاصل على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة
• القدرة على العمل تحت الضغط، والتكيف بشكل جيد مع التغيير، والوفاء بالمواعيد النهائية
• يفضل ان يجيد اللغة الإنجليزية (التحدث والكتابة).