Job Description
الغرض العام للوظيفه
تخطيط و تنظيم اعمال السكرتاريا و ادارة مكتب المدير العام و ادارة الانشطة المتعلقة به, و تصنيف و تنظيم وثائقها و ملفاتها, و التعامل مع المراجعين و التنسيق لإنجاز أعمالهم, و تنسيق الاجتماعات الداخلية و الخارجية للمدير المباشر, و تنفيذ التعليمات و التوجيهات الصادرة من المدير المباشر و المتعلقة بإدارة المكتب او الوحده التنظيمية.
المهام و الواجبات
- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام.
- ترتيب و تنظيم جدول المواعيد و الأعمال الأسبوعية و الشهرية الخاص بالمدير العام .
- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصه بالإدارة العليا .
- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها .
- إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصه بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل .
- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التي يكون المدير العام طرفا فيها.
- التحضير للإجتماعات بالإدارة العليا او الإجتماعات الدورية و تجهيز كل الوثائق و المستندات التي تخص موضوع الإجتماع .
- تنظيم و فهرسة التقارير الوارده من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام.
- كتابة تقارير يومية و أسبوعية و شهرية لبيان ما تم من أعمال و ما تم تأجيله.
- المحافظه على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا.
المتطلبات الاساسية
- بكالريوس إدارة الأعمال او تخصص متعلق بالوظيفة.
- إجادة اللغة العربية و الإنجليزية كتابة و نطقا.
- خبرة في مجال السكرتارية و المكاتب لا تقل عن 3 سنوات .
- حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)
- تنظيم الإجتماعات وإعداد أعمال و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)
- التعامل مع برنامج (MS Office)
- وإعداد الشرائح و العروض التقديمية (power point) التعامل مع برنامج (Presentations)
- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم.
- المقدرة على إنجاز واداء أكثر من عمل في توقيت واحد و بدون إرتباك.
- إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية.