Job Description
مكان العمل: المخا
الغرض العام للوظيفة
تخطيط وتنظيم أعمال السكرتاريا وإدارة المكاتب وإدارة الأنشطة المتعلقة بها، وتصنيف وتنظيم وثائقها وملفاتها، والتعامل مع المراجعين والتنسيق لإنجاز أعمالهم، وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية للرئيس المباشر، تنفيذ التعليمات والتوجيهات الصادرة من الرئيس المباشر والمتعلقة بإدارة المكتب أو الوحدة التنظيمية.
المهام والوجبات
- إعداد جدول المواعيد والأعمال الاسبوعية والشهرية الخاص بالمدير العام.
- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا.
- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام.
- تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
- حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها وسرعة استدعائها
- استلام وتوجيه و إرسال رسائل البريد الإليكتروني الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل
- كتابة محاضر جميع الاجتماعات والجلسات والتي يكون المدير العام طرفاً فيها
- التحضير للاجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الاجتماعات الدورية وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع
- تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على المدير العام
- كتابة تقرير يومية وأسبوعية وشهرية لبيان ما تم إنجازه من أعمال وما تم تأجيله.
المتطلبات الأساسية
- بكالوريوس إدارة اعمال او نخصص متعلق بالوظيفة.
- اجادة اللغة العربية والانجليزية كتابة ونطقا.
- خبرة في مجال السكرتارية والمكاتب لا تقل عن 3 سنوات.
- حفظ واستدعاء المستندات والوثائق (Filling Skills)
- تنظيم الاجتماعات وإعداد جدول أعمال وكتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)
- التعامل مع برنامج (MS OFFICE) باحتراف
- التعامل مع برنامج (Power Point) وإعداد الشرائح والعروض التقديمية (Presentations)
- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه وتوزيع الأعمال عليهم
- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون ارتباك
- إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية والإنجليزية