Job Description

 Position: Storekeeper – الوظيفة: أمين المخازن 

Médecins Sans Frontières (MSF) is an International, independently funded, non-profit, humanitarian medical organization that offers assistance to populations in distress, to victims of natural and manmade disasters and to victims of armed conflict without discrimination and irrespective of race, religion, creed or political affiliation. MSFH is pleased to announce the following position in Marib: 

منظمة أطباء بلا حدود (MSF) هي منظمة طبية إنسانية دولية تمويلها بشكل مستقل ولا تهدف للربح وتقدم المساعدة إلى السكان الذين يعيشون في محنة وضحايا الكوارث الطبيعية والتي من صنع الإنسان وضحايا النزاعات المسلحة دون تمييز وبغض النظر عن العرق أو الدين، العقيدة أو الانتماء السياسي. ويسر منظمة أطباء بلا حدود الهولندية ان تعلن الوظيفة التالية في مأرب: 

الوظيفة: أمين مخزن    
الوظيفة العامة: اللوجستيات    
الرمز: LT04100    
المستوى: 4    
مدة العقد: سنة    

الوظيفة في المنظمة:

• تسلم التقارير إلى (تسلسل هرمي):  مشرف نشاط التوريد    
• تسلم التقارير إلى (تسلسل وظيفي):    مشرف نشاط التوريد    
• المجموعة الوظيفية: اللوجستيات    
• يشرف على (الوظيفة): مساعد امين المخازن    

المهام الرئيسية:

تنفيذ أنشطة إدارة المخزون (الاستلام والتخزين والإصدار للمشاريع أو الأقسام الأخرى من الإمدادات الطبية والمواد الغذائية وقطع الغيار والأدوات والمعدات و / أو المواد اللوجستية الأخرى)، وفقًا لتعليمات المدير المباشر ومعايير وبروتوكولات منظمة أطباء بلا حدود، من أجل ضمان الأداء العام لأنشطة منظمة أطباء بلا حدود

المسؤوليات:

• الإشراف على طلبات المواد والبضائع وإرسالها لضمان الاستخدام الرشيد لها.تلقي الطلبات، وتصنيفها والإبلاغ عن التناقضات المحتملة ضد بيان البضائع أو غيرها. يخزن المواد وفقًا للنظام المعمول به لضمان التوافر المستمر.
• تحديث و / أو إنشاء بطاقات المخزون لجميع بنود المخزون مباشرة بعد استلام البضائع. فحص الصناديق الباردة المستلمة والتحكم في بطاقة مراقبة سلسلة التبريد.
• تخزين المواد وفقًا للنظام المعمول به من أجل ضمان التوافر المستمر لضمان تنظيم جميع المواد جيدًا وتخزينها بشكل صحيح، وحمايتها جيدًا، وتحديدها بالكامل وسهولة الوصول إليها (النظافة، والأمن، والوصول، وما إلى ذلك).
• مراقبة درجة حرارة المخزن والتأكد من تخزين عناصر سلسلة التبريد في درجة حرارة مناسبة. الاحتفاظ بمراقبة خاصة للبضائع "الحساسة": عدد القطع وتواريخ انتهاء الصلاحية والتعبئة وظروف التخزين الخاصة.
• إعداد الطلبات في الوقت المحدد قبل إرسال البضائع، والعبوات (وفقًا لوسائل النقل) أوزان وملصقات الشحن مع رقم الشحن المقابل والوجهة وعدد وحدات الشحن ورقم فاتورة الطريق والوزن وطريقة النقل وفقًا لتعليمات المدير المباشر
• •  بالاشتراك مع الرؤساء، إجراء عمليات جرد مادي للمخزون وفقًا للتردد المحدد مسبقًا. متابعة مستويات المخزون باتباع عتبات إنذار المخزون وتواريخ انتهاء المخزون وانتهاء الصلاحية.
• إدارة ومراقبة المستودعات للحد من الوصول إلى الموظفين المصرح لهم فقط وضمان أمان الأبواب والمخارج الأخرى. إبلاغ المدير المباشر على الفور بأي مشاكل تنشأ في سياق العمل، لا سيما فيما يتعلق بالتلف أو الضياع أو محاولة الاقتحام أو السرقة في المستودع.
• مساعدة المدير المباشر في اعداد تقارير المخزون.

المسؤوليات الخاصة باقسام أطباء بلا حدود/  بالسياق 

المعرفة العامة لمنظمة أطباء بلا حدود والسلامة في العمل:

• مساعدة الرؤساء في إعداد تقارير المخزون (تقارير المخزون الكلي، تقارير المخزون الشهري أو التقارير ذات الصلة المطلوبة عند الحاجة)
• إعطاء ملاحظات منتظمة للرؤساء والإبلاغ مباشرة عن أي مشكلة أو حادثة تحدث شفهيًا وخطيًا
• من أجل ضمان تغطية احتياجات الموارد البشرية والحفاظ على مستويات عالية من الجودة، قم بتنظيم وتنسيق أنشطة الفريق الذي يشرف عليه (جدول الأسبوع، الإجازة السنوية، الغياب، طلب عامل بالأجر اليومي، إلخ) من خلال التواصل مع المشرف والتنسيق مع مدير الموارد البشرية وجميع المعلومات ذات الصلة المتفق عليها في الوقت المناسب، وتقييم الأداء، وتحديد وضمان احتياجات بناء القدرات / التدريب لمساعد أمين المخزن أو الشركاء عند الحاجة
• القيام بالمهام اليدوية كجزء من الفريق كلما لزم الأمر أو عند الطلب من أجل تحسين الموارد والمساهمة بمعرفته وخبرته
• مساعدة طاقم منظمة أطباء بلا حدود على حمل الأشياء الثقيلة، أثناء تحميل وتفريغ البضائع المستلمة / تحميل البضائع لإرسالها عند الضرورة وعند الحاجة.
• قدرة استخدام نظام اليونيفيلد.

ملاحظة

• لا يسمح للموظفين بمضغ القات أثناء ساعات العمل أو أثناء العمل.
• لا يُسمح تحت أي ظرف من الظروف باستخدام الأسلحة النارية في مركبات منظمة أطباء بلا حدود أو في مباني أطباء بلا حدود.
• الأنشطة والمسؤوليات المذكورة أعلاه ليست شاملة، فقد يتم تكليف الموظفين بمسؤوليات أو مهام إضافية أو مخصصة وفقًا لما يطلبه المشرف أو المدير المباشر، على سبيل المثال: ليكون بمثابة سد فجوة لتغطية غياب مساعدة أمين المتجر أو زملاء آخرين في فريق وحدة التوريد على وجه التحديد الوضع والوقت المحدود.

المتطلبات:

التعليم: 

• شهادة طب عام ، التسجيل في المجلس الطبي في اليمن (الزامي)    

الخبرة: 

• الخبرة السابقة كأمين مخزن مرغوب فيه     

 اللغة:

•     اللغة العربية أساسي
•     والإنجليزية مرغوب.  

 المعرفة:

•     معرفة أساسية بالرياضيات وكيفية استعمال أدوات القياس.
•     يستحب القدرة على استخدام الكمبيوتر (وورد، اكسل).
•     القدرة المرغوبة للقيام بالإصلاحات الأساسية.      

Title: Storekeeper
Generic Function:  Logisitcs
Code: LT04100
Level: 4
Contract Duration: One year

Position in the Organization:

Reports to (Hierarchical): Supply Activity Supervisor
Reports to (Functional): Supply Activity Supervisor
Job Family: Logistics
Supervises (Function): Storekeeper assistant

Main Purpose:

Executing the stock management activities (receipt, storage, and issuance to projects or other departments of medical supplies, food items, spare parts, tools, equipment and/ or other logistics materials), according to the line manager’s instructions and MSF standards and protocols, in order to ensure the overall functioning of MSF activities.

Accountabilities:

• Supervising materials and goods orders and dispatch in order to ensure its rational use. 
• Receiving orders and deliveries, identifying and reporting potential discrepancies against cargo manifest or others. Stores materials in accordance with the system in force in order to ensure continuous availability.
• Updating and/or creating stock cards for all stock items immediately after reception of goods. Checking the received cold boxes and controlling the cold chain-monitoring card
• Storing materials in accordance with the system in force in order to ensure continuous availability ensuring that all items are well organized and correctly stored, well protected, fully identified and easily accessible (cleanliness, security, access, etc.).
• Monitoring the store temperature and ensuring Cold Chain items are stored in an adequate temperature. Keeping a special control of “sensitive” goods: numbers of lots, expiry dates, packaging and special storage conditions.
• Preparing orders on time before sending goods, and packs (according to transport means) weighs and labels freight with corresponding shipping number, destination, number of shipping units, way bill number, weight and mode of transport in accordance with the line manager’s instructions
• In conjunction with superiors, performing physical stock counts in accordance with the frequency previously defined. Following up stock levels by following stock alarms thresholds, stock out and expiry dates. 
• Governing and controlling warehouse to limit access to authorized personnel only and ensuring doors and other exits are secure. Immediately informing the line manager of any problems arising in the course of the work, particularly with regard to damage, loss, attempted break-ins or theft in the warehouse 
• Assisting the line manager with preparation of the stock reports.

MSF Section/Context Specific Accountabilities

• Assist the superiors on preparation of the stock reports (MSR, LSR or relevant reports required when needed)
• Give regular feedback to the superiors and report directly any issue or incident occur verbally and in written
• In order to ensure the coverage of the human resources needs and maintain high standards of quality, organize and coordinate the activities of team supervised (week’s schedule, annual leave, absences, DW request etc.) by communicating with the superior and coordinating with HR Admin department all relevant information in due time agreed, evaluate performance, define and ensure the needs of capacity building/training to storekeeper assistant or partners when required
• Perform hands on tasks as part of the team whenever required or needed in order to optimize the resources and to contribute with his/her knowledge and experience.
• Help MSF staff carry heavy items, during load and offload cargo received/load cargo to dispatch as necessary and when needed.
• UF software use ability. 

Notes:

• Staff are not allowed to chew QAT during working hours.
• Under no circumstances are firearms/weapons allowed in MSF vehicles or on MSF premises.
• The above-mentioned activities and responsibilities are not exhaustive, and staff may be assigned additional responsibilities or tasks as required by supervisor or line manager  i.e.: to be a gap filler to cover storekeeper assistance absence or other colleagues in supply unit team on specific situation and limited time.

Requirements

Education    

• Literacy essential
• Desirable secondary education and warehouse management related studies

Experience    

• Previous experience as storekeeper desirable

Language        

• Arabic language essential. English language desirable.

Knowledge    

• Essential basic mathematics and use of measuring equipment 
• Desirable computer literacy (word, excel)
• Desirable ability to do basic repairs