Job Description

Finance and Administrative Officer

Job Description:

The Finance and Administrative Officer is a key role responsible for overseeing the financial health and administrative efficiency of the company. This individual will ensure proper budgeting, accounting, and financial compliance while managing day-to-day administrative functions to support smooth business operations. The position requires strong financial acumen, attention to detail, and organizational skills to ensure the company remains financially sound and operationally efficient.

Contract Type: Full-time
Contract Period: One Year subject to renewal based on performance.
________________________________________
Detailed Responsibilities

Financial Management

• Collaborate with the Executive Officer to create annual and monthly budgets.
• Monitor budget performance, flag variances, and propose adjustments to keep expenditures in line with revenue.
• Maintain accurate and up-to-date records of all financial transactions.
• Prepare journal entries, general ledger updates, and account reconciliations.
• Ensure timely and accurate entry of financial data into the accounting software.
• Prepare monthly, quarterly, and annual financial statements (income statement, balance sheet, cash flow).
• Generate financial performance reports to guide decision-making by the Executive Officer.
• Process monthly payroll, ensuring timely and accurate payments to employees.
• Calculate and handle tax deductions, social security contributions, and other statutory obligations.
• Monitor cash flow to ensure the company has sufficient liquidity to meet operational needs.
• Coordinate with suppliers and customers to manage receivables and payables effectively.

Administrative Management

• Oversee daily administrative activities, including correspondence, scheduling, and maintaining office supplies.
• Establish and maintain an organized filing system for financial and administrative documents.
• Ensure all company records are accurate, updated, and securely stored (e.g., contracts, invoices, employee records).
• Work with the Warehouse Coordinator and Procurement Lead to manage inventory purchasing budgets.
• Verify and approve purchase orders to ensure alignment with budget constraints.
• Maintain employee records, including contracts, leave balances, and benefits administration.
• Assist in recruitment efforts by preparing job postings and handling initial applicant reviews.
• Provide detailed financial analysis and operational metrics to support decision-making.
• Ensure compliance with company policies and standards across all administrative areas.

Operational Tasks

• Issue invoices to customers and follow up on outstanding payments.
• Match invoices with purchase orders and receipts for accuracy.
• Monitor and control company expenses, ensuring cost-effectiveness.
• Approve expense reimbursements in line with company policies.
• Identify potential financial risks and recommend mitigation strategies.
• Maintain an internal control system to safeguard company assets.
• Work closely with the Sales and Customer Service Representative to reconcile sales and payments.
• Coordinate with the Warehouse officer for accurate inventory valuation and reporting.
• Provide monthly updates on financial performance and key administrative milestones to the Executive Officer.
• Highlight trends, risks, and opportunities for improvement.

Essential Requirements

• Accounting Bachelor Degree
• Intermediate English skills 
• Diverse experience in managing financial and administrative tasks in retail shops for no less than 5 Years.
• Excellent computer literacy especially in MS office 
• Experience in using financial platform of ERP systems, preferably Yemensoft Onyx Pro

________________________________________
 

مسؤول الشؤون المالية والإدارية

الوصف الوظيفي:

يعتبر موظف المالية والإدارة مسؤولاً عن الإشراف على الصحة المالية والكفاءة الإدارية للشركة. سيضمن هذا الفرد إعداد الميزانية والمحاسبة والامتثال المالي بشكل صحيح أثناء إدارة الوظائف الإدارية اليومية لدعم العمليات التجارية السلسة. يتطلب المنصب فطنة مالية قوية، والاهتمام بالتفاصيل، والمهارات التنظيمية لضمان بقاء الشركة سليمة مالياً وفعالة من الناحية التشغيلية.
نوع العقد: دوام  كامل
مدة العقد: سنة قابلة للتمديد بناءً على الأداء.
_______________________________________

المسؤوليات التفصيلية

الإدارة المالية

• التعاون مع المسؤول التنفيذي لإنشاء الميزانيات السنوية والشهرية.
• مراقبة أداء الميزانية، وتحديد الفروق، واقتراح التعديلات للحفاظ على النفقات متماشية مع الإيرادات.
• الحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة لجميع المعاملات المالية.
• إعداد القيود اليومية وتحديثات دفتر الأستاذ العام ومقارنات الحسابات.
• ضمان إدخال البيانات المالية في الوقت المناسب وبدقة في برنامج المحاسبة.
• إعداد البيانات المالية الشهرية والربع سنوية والسنوية (بيان الدخل، الميزانية العمومية، التدفق النقدي).
• إنشاء تقارير الأداء المالي لتوجيه عملية اتخاذ القرار من قبل المسؤول التنفيذي.
• معالجة الرواتب الشهرية، وضمان المدفوعات في الوقت المناسب والدقيقة للموظفين.
• حساب ومعالجة الخصومات الضريبية، ومساهمات الضمان الاجتماعي، والالتزامات القانونية الأخرى.
• مراقبة التدفق النقدي لضمان حصول الشركة على سيولة كافية لتلبية الاحتياجات التشغيلية.
• التنسيق مع الموردين والعملاء لإدارة المستحقات والمدفوعات بشكل فعال.

المهام الإدارية

• الإشراف على الأنشطة الإدارية اليومية، بما في ذلك المراسلات والجدولة والحفاظ على اللوازم المكتبية.
• إنشاء وصيانة نظام حفظ منظم للوثائق المالية والإدارية.
• التأكد من دقة جميع سجلات الشركة وتحديثها وتخزينها بشكل آمن (على سبيل المثال، العقود والفواتير وسجلات الموظفين).
• العمل مع منسق المستودعات ورئيس المشتريات لإدارة ميزانيات شراء المخزون.
• التحقق من أوامر الشراء والموافقة عليها لضمان التوافق مع قيود الميزانية.
• الاحتفاظ بسجلات الموظفين، بما في ذلك العقود وأرصدة الإجازات وإدارة المزايا.
• المساعدة في جهود التوظيف من خلال إعداد إعلانات الوظائف والتعامل مع مراجعات المتقدمين الأولية.
• تقديم تحليل مالي مفصل ومقاييس تشغيلية لدعم اتخاذ القرار.
• ضمان الامتثال لسياسات الشركة ومعاييرها في جميع المجالات الإدارية.

المهام التشغيلية

• إصدار الفواتير للعملاء ومتابعة المدفوعات المستحقة.
• مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء والإيصالات للتأكد من دقتها.
• مراقبة ومراقبة نفقات الشركة، وضمان فعالية التكلفة.
• الموافقة على استرداد النفقات بما يتماشى مع سياسات الشركة.
• تحديد المخاطر المالية المحتملة والتوصية باستراتيجيات التخفيف.
• الحفاظ على نظام الرقابة الداخلية لحماية أصول الشركة.
• العمل بشكل وثيق مع ممثل المبيعات وخدمة العملاء للتوفيق بين المبيعات والمدفوعات.
• التنسيق مع منسق المستودعات لتقييم المخزون بدقة وإعداد التقارير.
• تقديم تحديثات شهرية حول الأداء المالي والمعالم الإدارية الرئيسية إلى المدير التنفيذي.
• تسليط الضوء على الاتجاهات والمخاطر وفرص التحسين.

المتطلبات الأساسية: 

• درجة البكالوريوس في المحاسبة
• مهارات متوسطة في اللغة الإنجليزية
• خبرة متنوعة في إدارة المهام المالية والإدارية في محلات البيع بالتجزئة لمدة لا تقل عن 5 سنوات.
• معرفة ممتازة بالكمبيوتر وخاصة في MS Office
• خبرة في استخدام المنصة المالية لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات، ويفضل أن تكون يمن سوفت أونيكس برو

________________________________________